Plan de continuidad del negocio
Plan de continuidad del negocio es el documento que dice cómo va a seguir funcionando la empresa después de una emergencia: qué procesos no pueden detenerse, con qué recursos mínimos se sostienen, quién decide y en cuánto tiempo hay que volver a operar. El plan de emergencias protege a las personas en los primeros minutos; el de continuidad protege a la empresa en los días siguientes.
El Decreto 1072 de 2015 pide que el plan de emergencias pueda integrarse con los planes de continuidad de negocio. Medina SST Empresarial elabora el plan de continuidad del negocio junto con el plan de emergencias de la empresa.
Por Pablo Medina · Especialista SST 9 min de lectura
Qué es un plan de continuidad del negocio
Es la respuesta a una pregunta sencilla: si mañana perdemos la sede, la planta, el sistema o un proveedor clave, ¿cómo seguimos? El plan identifica las actividades de las que depende la empresa, define cuánto tiempo puede estar detenida cada una sin un daño grave y deja preparados los recursos y las decisiones para retomarlas en ese tiempo.
No es un documento de sistemas, aunque la información sea parte de él, ni un trámite de las grandes compañías. Una distribuidora con una sola bodega, un restaurante con una cocina o una planta con una sola línea también dependen de muy pocas cosas, y por eso son más frágiles ante una interrupción.
Emergencia, contingencia y continuidad: tres planes que se suceden
La confusión más frecuente es creer que el plan de emergencias ya cubre la continuidad. Son piezas distintas de una misma cadena, y cada una empieza donde termina la anterior.
| Plan | Qué protege | Cuándo actúa | Qué deja resuelto |
|---|---|---|---|
| Plan de emergencias | A las personas | En los primeros minutos | Alarma, evacuación, brigada, primeros auxilios |
| Plan de contingencia | La respuesta a un escenario concreto | Durante el evento | Qué hacer ante un derrame, un incendio, una inundación |
| Plan de continuidad del negocio | La operación de la empresa | Después del evento, hasta volver a la normalidad | Procesos críticos, recursos mínimos, sitio alterno, tiempos de recuperación |
El plan de emergencias y el plan de contingencia tienen páginas propias en este sitio. Lo que aquí importa es el último tramo: el que casi nadie escribe.
Lo que dice la norma colombiana
La norma de riesgos laborales no obliga a toda empresa a tener un documento con ese nombre, pero lo menciona de forma expresa. El parágrafo 2 del artículo 2.2.4.6.25 del Decreto 1072 de 2015, que regula el plan de prevención, preparación y respuesta ante emergencias, dice que su diseño «debe permitir su integración con otras iniciativas, como los planes de continuidad de negocio, cuando así proceda».
Para las empresas que entran en el ámbito del Decreto 2157 de 2017 —servicios públicos, obras civiles mayores, ciertas actividades industriales, transporte o almacenamiento de sustancias peligrosas, entre otras—, la exigencia es más concreta: su plan de gestión del riesgo de desastres incluye un plan de emergencia y contingencia que debe activar las medidas del plan de continuidad de negocio. Ese decreto reglamenta el artículo 42 de la Ley 1523 de 2012, que obliga a las entidades públicas y privadas que desarrollan actividades con riesgo a hacer análisis específicos de riesgo y planes de contingencia.
| Lo que dice | Dónde | Qué significa para la empresa |
|---|---|---|
| El plan de emergencias debe poder integrarse con los planes de continuidad de negocio | Decreto 1072 de 2015, art. 2.2.4.6.25, par. 2 | La continuidad se diseña junto con las emergencias, no por separado |
| Las empresas de ciertas actividades deben tener un plan de gestión del riesgo de desastres | Decreto 2157 de 2017 | Su plan de emergencia y contingencia activa la continuidad |
| Análisis específicos de riesgo y planes de contingencia para actividades con riesgo | Ley 1523 de 2012, art. 42 | El riesgo propio de la actividad se analiza y se planifica |
| Estándares mínimos con el plan de emergencias | Resolución 0312 de 2019 | La base que la continuidad necesita ya existe en el SG-SST |
Las normas internacionales de continuidad, como la ISO 22301, sirven de referencia a las empresas que quieren certificarse, pero no son una obligación legal en Colombia.
¿Su empresa sabe cómo seguiría funcionando después de una emergencia?
Elaboramos el plan de continuidad del negocio junto con el plan de emergencias, el análisis de vulnerabilidad y los planes de contingencia, para que todo responda a los mismos escenarios. Cuéntenos a qué se dedica la empresa, cuántas sedes tiene y en qué ciudad está.
Escribir por WhatsApp · 322 818 79 63Lo que debe tener un plan de continuidad
Cada plan es distinto porque cada empresa depende de cosas distintas, pero un plan que sirve deja resueltas las mismas preguntas.
Los procesos críticos. No todo lo que hace la empresa es igual de urgente. El despacho a clientes puede no aguantar un día; la contabilidad del mes, una semana.
El tiempo que la empresa resiste. Para cada proceso crítico, cuánto tiempo puede estar detenido antes de que el daño sea grave: clientes perdidos, contratos incumplidos, productos vencidos.
Los recursos mínimos. Personas, espacio, equipos, información y suministros que hacen falta para retomar cada proceso, aunque sea de forma reducida.
Las decisiones y quién las toma. Quién declara que se activa el plan, quién habla con clientes y proveedores, quién reemplaza a quien no esté.
Los proveedores y servicios de los que se depende. Energía, agua, comunicaciones, transporte, un proveedor único de materia prima. Si uno falla, cuál es la alternativa.
Las pruebas. Un plan que nunca se ensayó es una suposición. Se prueba, se corrige y se actualiza cuando la empresa cambia.
Los escenarios que más interrumpen una empresa
El plan se construye sobre los escenarios que de verdad pueden afectar a la empresa, y esos salen del análisis de vulnerabilidad: incendio o explosión, sismo, inundación, falla eléctrica prolongada, daño de equipos críticos, ausencia masiva de personal, bloqueo de vías, ataque informático o pérdida de un proveedor. Una empresa en zona inundable y otra junto a una estación de combustible no tienen los mismos escenarios, y su plan tampoco puede ser el mismo.
Lo que tienen en común es que la emergencia termina en horas y la interrupción puede durar semanas. El plan de continuidad se ocupa de ese tiempo largo, cuando la brigada ya se retiró y las decisiones son de la gerencia.
Por qué se integra con el SG-SST
El Decreto 1072 pide integrar el plan de emergencias con la continuidad por una razón práctica: los dos parten del mismo análisis de amenazas y vulnerabilidad, usan las mismas personas y se activan en el mismo evento. Si se hacen por separado, el plan de emergencias ordena evacuar por una puerta que el plan de continuidad necesita para sacar los equipos críticos, o la brigada y el comité de crisis terminan siendo las mismas tres personas sin que nadie lo haya previsto.
Integrados, la brigada de emergencia atiende a las personas, el comité de continuidad atiende la operación, y los dos saben dónde termina el trabajo de cada uno.
Los errores que más se encuentran
- Confundirlo con el plan de emergencias. La empresa tiene rutas de evacuación y brigada, pero nadie ha pensado qué pasa el día siguiente.
- Un plan de sistemas y nada más. Hay copias de seguridad de la información, pero no hay dónde producir ni con quién.
- Responsables sin suplentes. Todo depende de la gerente, que puede ser una de las personas afectadas.
- Proveedores únicos sin alternativa. Un solo proveedor de un insumo del que depende toda la producción.
- Un documento que nunca se probó. Se escribió para una auditoría y nadie sabe que existe.
- Un plan que no creció con la empresa. Se hizo con una sede y hoy hay tres.
Qué arriesga la empresa
Para la mayoría de las empresas, el riesgo de no tener un plan de continuidad no es una multa: es no volver a abrir. Una interrupción larga sin plan se traduce en clientes que se van a la competencia, contratos incumplidos, inventario perdido y nómina que hay que pagar sin ingresos.
Para las empresas obligadas por el Decreto 2157 de 2017, la falta del plan de gestión del riesgo de desastres, con su componente de emergencia y contingencia, es además un incumplimiento que pueden revisar las autoridades. Y en el SG-SST, un plan de emergencias que no prevé su integración con la continuidad queda corto frente a lo que describe el Decreto 1072.
Qué exigirle a quien elabora el plan
Pida que el plan parta de su empresa y no de una plantilla: de sus procesos reales, de sus escenarios de riesgo y de las personas que va a tener disponibles. Exija que quede integrado con el plan de emergencias y con los planes de contingencia, con los mismos escenarios y sin contradicciones. Y pregunte cómo se va a probar y cada cuánto se va a revisar, porque un plan de continuidad que no se ensaya pierde valor desde el día en que se entrega.
Preguntas frecuentes
¿Qué es un plan de continuidad del negocio?
Es el plan que define cómo sigue operando la empresa después de una emergencia o una interrupción: qué procesos son críticos, cuánto tiempo pueden estar detenidos, con qué recursos mínimos se retoman y quién toma las decisiones.
¿Qué diferencia hay entre el plan de continuidad y el plan de emergencias?
El plan de emergencias protege a las personas en los primeros minutos; el de continuidad protege la operación en los días o semanas siguientes. El Decreto 1072 de 2015 pide que el primero pueda integrarse con el segundo.
¿Es obligatorio tener un plan de continuidad del negocio?
No para todas las empresas como documento independiente. El Decreto 1072 de 2015 lo menciona al pedir que el plan de emergencias pueda integrarse con él, y para las empresas en el ámbito del Decreto 2157 de 2017 su plan de emergencia y contingencia debe activar la continuidad.
¿Cada cuánto se actualiza?
Cada vez que la empresa cambia —una sede nueva, un proceso nuevo, un proveedor distinto— y después de cada prueba o de cada evento real. Un plan que no se actualiza deja de describir a la empresa.
¿Sirve el plan de continuidad para empresas pequeñas?
Sí, y a menudo más que para las grandes, porque dependen de una sola sede, de pocos clientes o de un solo proveedor. El plan se ajusta a su tamaño: lo importante es que responda a sus procesos y escenarios reales.
¿Medina elabora planes de continuidad del negocio?
Sí. Lo elaboramos integrado con el plan de emergencias y los planes de contingencia de la empresa. Cotícelo por WhatsApp 322 818 79 63 indicando la actividad de su empresa.
Fuentes normativas oficiales
- Decreto 1072 de 2015
Parágrafo 2 del artículo 2.2.4.6.25: el plan de emergencias debe poder integrarse con los planes de continuidad de negocio.
- Decreto 2157 de 2017
El plan de emergencia y contingencia de las empresas de su ámbito debe activar las medidas del plan de continuidad de negocio.
- Ley 1523 de 2012
Artículo 42: las entidades públicas y privadas con actividades de riesgo hacen análisis específicos de riesgo y planes de contingencia.
- Resolución 0312 de 2019
Los estándares mínimos con el plan de emergencias, sobre el que se apoya la continuidad.
- Decreto 1076 de 2015
Un ejemplo sectorial: exige un plan de contingencia actualizado y personal preparado en ciertas actividades ambientales.
- Ley 1562 de 2012
Artículo 13: multas por incumplir las obligaciones del Sistema General de Riesgos Laborales, plan de emergencias incluido.
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Cómo lo trabaja Medina
Elaboramos el plan de continuidad del negocio integrado con el plan de emergencias, el análisis de vulnerabilidad y los planes de contingencia de la empresa. Partimos de los escenarios que de verdad la amenazan y de los procesos de los que depende, y dejamos definidos los recursos mínimos, los responsables y suplentes, las alternativas para proveedores críticos y el ejercicio para probarlo, junto con el simulacro del plan de emergencias.
Escríbanos por WhatsApp 322 818 79 63 contándonos la actividad de la empresa y cuántas sedes tiene, o llame si lo prefiere al teléfono 601 9038072.
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