Acciones correctivas

Correctiva, preventiva y de mejora

La diferencia está en el momento. La acción correctiva responde a algo que ya pasó: un accidente, un incidente, una no conformidad de auditoría, un requerimiento de una autoridad. La acción preventiva responde a algo que todavía no pasa pero puede pasar: una condición insegura que encontró una inspección, una tendencia en los indicadores, una recomendación del comité. La acción de mejora busca que algo que ya funciona funcione mejor.

Las tres se gestionan igual: se identifica la causa, se define qué hacer, quién lo hace y para cuándo, y después se comprueba si funcionó.

Qué exige el Decreto 1072 de 2015

El artículo 2.2.4.6.33 obliga al empleador a garantizar que las acciones preventivas y correctivas se definan e implementen con base en los resultados de la supervisión y la medición de la eficacia del SG-SST, de las auditorías y de la revisión por la alta dirección. Pide que esas acciones estén orientadas a dos cosas: identificar y analizar las causas fundamentales de las no conformidades, y la adopción, planificación, aplicación, comprobación de la eficacia y documentación de las medidas.

Su parágrafo 2 es el que más se revisa en una auditoría: todas las acciones preventivas y correctivas deben estar documentadas, ser difundidas a los niveles pertinentes, tener responsables y fechas de cumplimiento. Y su parágrafo 1 añade una urgencia: cuando las medidas de prevención y protección resultan inadecuadas o pueden dejar de ser eficaces, se evalúan y se priorizan sin demora.

De dónde salen las acciones

La Resolución 0312 de 2019 dedica cuatro estándares mínimos a esto, y cada uno nombra una fuente distinta:

Todas terminan en el mismo lugar: una lista única de acciones, con su estado, que la empresa gestiona y la gerencia revisa.

Corregir el síntoma no es corregir la causa

El error más caro es tratar el síntoma. Si un trabajador se cortó porque la guarda estaba retirada, «capacitar al trabajador» no corrige nada: la pregunta es por qué la guarda estaba retirada, quién la retiró, por qué nadie lo notó y qué impide que vuelva a pasar. Eso es lo que el decreto llama la causa fundamental.

Una acción que no ataca la causa se cierra en el papel y el problema vuelve. Por eso las acciones que salen de una investigación de accidente deben responder a sus causas básicas, no solo a las inmediatas, como pide el estándar 7.1.3.

Lo que revisa un auditor

En una auditoría o en una visita, las acciones se revisan contra el parágrafo 2 del artículo 2.2.4.6.33: si están documentadas, si tienen responsable y fecha, si se difundieron y si se comprobó su eficacia. El auditor suele tomar un hallazgo viejo y seguirlo hasta el final: qué causa se identificó, qué se hizo, cuándo se cerró y cómo se verificó que el problema no volvió.

Cerrar es comprobar que funcionó

Una acción no está cerrada cuando se ejecuta, sino cuando se comprueba que eliminó la causa. Si se instaló una baranda, se verifica que se usa y que el riesgo de caída bajó; si se cambió un procedimiento, se verifica que se aplica. El decreto lo llama comprobación de la eficacia, y es el paso que más se salta.

Los resultados de esas comprobaciones alimentan la mejora continua del artículo 2.2.4.6.34 y los indicadores del SG-SST, y cuando vienen de la autoevaluación de estándares mínimos, entran en el plan de mejoramiento que se reporta con el reporte de autoevaluación.

Errores frecuentes con las acciones correctivas

• «Capacitar al trabajador» para todo. La acción no toca la causa del problema.
• Sin responsable ni fecha. La acción existe, pero nadie la tiene a cargo.
• Cerrar sin verificar. Se marca como cerrada el día que se ejecuta.
• Listas separadas. Las acciones de la auditoría, del COPASST y de los accidentes viven en archivos distintos.
• La gerencia no las revisa. Las acciones vencidas no llegan a quien puede destrabarlas.
• El mismo hallazgo cada año. La auditoría encuentra lo que ya había encontrado.

Qué arriesga la empresa

Un accidente que se repite por una causa que ya estaba identificada es el peor escenario en una investigación: demuestra que la empresa conocía el riesgo y no lo corrigió. Los estándares 7.1.1 a 7.1.4 se califican en la autoevaluación de la Resolución 0312 de 2019, y el artículo 2.2.4.6.33 del Decreto 1072 de 2015 hace parte de lo que verifica una inspección. Los incumplimientos se sancionan con lo que prevén el Decreto Ley 1295 de 1994 y la Ley 1562 de 2012.

Qué exigirle a quien gestione las acciones

Pida una sola lista de acciones con todas las fuentes —auditoría, inspecciones, COPASST, accidentes, revisión por la dirección y requerimientos—, con la causa, el responsable, la fecha y el estado de cada una. Exija que cada acción ataque la causa fundamental y que su cierre incluya la comprobación de eficacia. Y pida que las acciones vencidas lleguen a la gerencia con regularidad: una lista que nadie revisa no corrige nada.