Indicadores del SGSST

Son dos capas que se suman, y confundirlas es la causa de la mitad de los hallazgos que vemos en este punto.

La primera la fija el artículo 30 de la Resolución 0312 de 2019, y no admite variación: «A partir del año 2019, las empresas anualmente llevarán un registro de los indicadores de SST, entre los cuales se determinará: frecuencia de accidentalidad, severidad de accidentalidad, proporción de accidentes de trabajo mortales, prevalencia de la enfermedad laboral, incidencia de la enfermedad laboral y ausentismo por causa médica». La misma tabla de la norma trae la fórmula, la interpretación y la periodicidad de cada uno.

La segunda la fija el artículo 2.2.4.6.19 del Decreto 1072 de 2015: la empresa debe definir indicadores que evalúen la estructura, el proceso y los resultados de su sistema. Esos sí los construye cada empresa, según lo que hace y a qué está expuesta.

No hay que elegir entre las dos capas. El numeral 6 del mismo artículo 30 las une expresamente: cada empresa define sus indicadores adicionales a los mínimos «atendiendo los criterios señalados en los artículos 2.2.4.6.20, 2.2.4.6.21 y 2.2.4.6.22 del Decreto 1072 de 2015».

Estas son las fórmulas transcritas de la tabla oficial, sin retocar:

Tres precisiones que cambian el resultado:

El ausentismo incluye la incapacidad común. La norma dice «incapacidad laboral o común». La gripa con incapacidad de tres días entra en el cálculo igual que el accidente de trabajo. Excluirla deja el indicador por debajo de la realidad, y es el error más repetido de los seis.

Prevalencia e incidencia no son sinónimos. La prevalencia cuenta los casos nuevos y los antiguos que siguen presentes; la incidencia, solo los nuevos del período. Una empresa con un caso antiguo de hipoacusia y ninguno nuevo tiene prevalencia positiva e incidencia cero, y eso significa algo distinto que cero en ambos.

La fórmula de severidad está escrita con los paréntesis mal cerrados en el texto oficial. Leída al pie de la letra, la división solo alcanzaría a los días cargados. La lectura correcta es la que confirma su propia interpretación en la norma —«por cada cien trabajadores que laboraron en el mes, se perdieron X días por accidente de trabajo»—: se suman los días de incapacidad y los días cargados, y esa suma se divide entre el número de trabajadores.

Los días cargados son los que se asignan a una lesión que produjo muerte, invalidez o incapacidad permanente parcial, y la norma es explícita en que solo se usan para el cálculo de la severidad. Una empresa sin lesiones de esa gravedad tiene siempre cero en ese campo.

La fórmula abstracta no resuelve la duda real, que es si el número que salió está bien. Este es el cálculo completo de una empresa de doce trabajadores, con 24 días programados en el mes:

• Frecuencia: (1 ÷ 12) × 100 = 8,3. Por cada 100 trabajadores del mes se presentaron 8,3 accidentes.
• Severidad: ((5 + 0) ÷ 12) × 100 = 41,7. Por cada 100 trabajadores se perdieron 41,7 días.
• Ausentismo: ((5 + 3) ÷ 288) × 100 = 2,8 %. Se suman los cinco días del accidente y los tres de la gripa, porque la fórmula cuenta la incapacidad laboral y la común. En el mes se perdió el 2,8 % de los días programados.

Con los datos del año —cuatro accidentes, ninguno mortal, un caso antiguo de enfermedad laboral y uno nuevo— salen los tres anuales: proporción de AT mortales 0 %, prevalencia 16.667 e incidencia 8.333 por cada 100.000 trabajadores.

Esas dos últimas cifras asustan la primera vez. La constante 100.000 es la que usa la Organización Mundial de la Salud para comparar poblaciones grandes; aplicada a doce personas produce números enormes que no significan una catástrofe. El indicador se calcula igual, pero se interpreta contra la propia historia de la empresa, no contra una tabla de referencia ajena. Por eso la norma obliga a que cada indicador tenga un límite propio, que es lo que viene ahora.

Un número suelto en una hoja de cálculo no cumple el Decreto 1072. El artículo 2.2.4.6.19 exige que cada indicador tenga una ficha técnica con siete variables: definición, interpretación, límite a partir del cual se considera que cumple, método de cálculo, fuente de la información, periodicidad del reporte y personas que deben conocer el resultado.

Así se ve diligenciada sobre el indicador de frecuencia de la empresa del ejemplo:

Las dos que faltan casi siempre son el límite y las personas que deben conocer el resultado, y son las que le dan sentido a todo lo demás. Un indicador sin límite no puede decir si 8,3 es bueno o malo. Un indicador que nadie tiene que conocer no cambia ninguna decisión: se calcula, se archiva y no sirve para nada.

El límite lo fija cada empresa, y por eso las tablas de «valores de referencia» que circulan por internet hay que mirarlas con cuidado: ninguna norma colombiana fija un umbral oficial de frecuencia o severidad. Lo razonable es tomar el promedio de los dos últimos años de la propia empresa —el mismo dato que exige la evaluación inicial— y fijar la meta contra esa línea base. Escribir las siete fichas y sostener el cálculo mes a mes es parte de lo que hacemos cuando administramos el SG-SST de una empresa: no entregamos un formato en blanco, lo llevamos nosotros.

Los seis mínimos miden accidentalidad y enfermedad. No dicen nada sobre si la empresa tiene política, si ejecutó el plan o si las capacitaciones sirvieron. Para eso están las tres familias del Decreto 1072, cada una con su artículo:

• Estructura (2.2.4.6.20) — mide si el sistema existe. El artículo enumera once aspectos a considerar: la política comunicada, los objetivos y metas, el plan de trabajo anual y su cronograma, la asignación de responsabilidades por niveles, los recursos, el método para identificar peligros, el funcionamiento del COPASST o vigía, los documentos del sistema, el diagnóstico de condiciones de salud, el plan de emergencias y el plan de capacitación.
• Proceso (2.2.4.6.21) — mide si lo planeado se ejecutó: la evaluación inicial, la ejecución del plan anual y del plan de capacitación, la intervención de los riesgos priorizados, las mediciones ambientales, la vigilancia epidemiológica, el reporte e investigación de accidentes.
• Resultado (2.2.4.6.22) — mide si eso sirvió de algo: el cumplimiento de los objetivos y del plan anual, las no conformidades detectadas, la evaluación de las acciones correctivas, el análisis de los registros de accidentes y ausentismo.

Las tres listas dicen «entre otros»: son criterios para construir los indicadores, no un catálogo cerrado ni un número obligatorio de indicadores por familia.

En las empresas que revisamos, casi todas reportan solo indicadores de proceso —cuántas capacitaciones se hicieron, cuántas inspecciones se ejecutaron— porque son los fáciles de contar. Es la familia que menos dice: se pueden dictar doce capacitaciones al año y no mover un solo riesgo. El artículo 2.2.4.6.19 pide además algo que casi nunca se aplica: que los indicadores se alineen con el plan estratégico de la empresa y hagan parte del mismo.

Después de la tabla de fórmulas, el artículo 30 fija seis reglas de conducta. Sus numerales 2 y 3 contradicen prácticas que muchas gerencias consideran buenas:

«No deberán crear mecanismos que fomenten el no reporte de accidentes de trabajo o enfermedades laborales. No se deben reconocer bonos, premios, sobresueldos o cualquier tipo de estímulo por no reportar accidentes, enfermedades o incapacidades temporales, bajo políticas como cero accidentes.»

La norma nombra esa política con todas sus letras. El bono trimestral al área que no reporte accidentes, el asado de fin de año condicionado a la racha limpia, el reconocimiento al turno «sin novedades»: todo eso está prohibido, porque premia el silencio y no la seguridad. Un indicador de frecuencia que baja porque la gente dejó de reportar es peor que uno alto, y ante una investigación se convierte en un problema mayor.

Las otras cuatro reglas afectan directamente el cálculo:

• Se cuentan todos. Dependientes e independientes, trabajadores en misión, cooperados, estudiantes y cualquiera que preste servicios en las sedes de la empresa bajo cualquier modalidad de contratación. Eso cambia el denominador de las seis fórmulas.
• Todo accidente o enfermedad con incapacidad de un día o más se reporta y entra en el cálculo.
• No se puede levantar ni suspender el goce de las incapacidades temporales, ni hacer reincorporación temprana sin el consentimiento del trabajador, sin el médico tratante y sin programa de rehabilitación.
• Los indicadores adicionales los define cada empresa de manera autónoma, y debe tener los soportes a disposición del Ministerio del Trabajo.

Aquí hay que decir las dos cosas juntas, porque contadas por separado engañan.

Los siete estándares mínimos que la Resolución 0312 exige a una empresa de diez o menos trabajadores en riesgo I, II o III —artículo 3— no incluyen los indicadores: son la asignación de quien diseña el sistema, la afiliación a seguridad social, la capacitación, el plan anual de trabajo, las evaluaciones médicas ocupacionales, la identificación de peligros y las medidas de prevención y control. En la autoevaluación de diciembre, a esa empresa no le califican este punto.

Pero el artículo 30 dice «las empresas», sin umbral de tamaño, y está en las disposiciones que aplican a toda la Resolución. El registro anual de los seis indicadores mínimos se lo pueden pedir igual en una visita, aunque no aparezca en su tabla de estándares. Para doce trabajadores eso es una hoja con seis filas al año, no un tablero de control: el volumen es pequeño, el rigor es el mismo.

Ninguno de los seis exige un sistema nuevo. Los datos ya existen en la empresa, repartidos:

El campo que más se equivoca es el de enfermedad laboral: la norma cuenta las enfermedades calificadas como laborales, no las personas enfermas ni los casos en estudio. Dos calificaciones sobre el mismo trabajador son dos casos.

Cuando llega una visita, lo que revisan no es la gráfica bonita. Es que exista el registro anual, que los números coincidan con los soportes —FURAT, incapacidades, PILA—, que cada indicador tenga su ficha técnica, y que alguien haya hecho algo cuando el resultado se salió del límite. La empresa del ejemplo está en ese caso: su frecuencia de 8,3 duplica la meta de 4,0 que ella misma fijó, y eso obliga a una acción escrita, no a una nota al pie. Ese último punto es el que separa un sistema real de una carpeta: el artículo 2.2.4.6.33 del Decreto 1072 exige acciones preventivas y correctivas a partir de los resultados de la supervisión, y un indicador fuera de meta sin ninguna acción detrás es un hallazgo servido.

Los indicadores no son un documento aparte. Se alimentan de la evaluación inicial, de donde sale la línea base; sus metas se escriben en el plan de trabajo anual, que es donde el objetivo se vuelve medible; sus resultados son la materia prima de la rendición de cuentas y de la revisión por la alta dirección; y quién debe conocerlos sale de la matriz de responsabilidades. Es un ciclo, y por eso vale más llevarlos mes a mes que armarlos en diciembre.

Si su empresa tiene los números pero no las fichas técnicas, o los calcula una vez al año a las carreras, en Medina SST Empresarial montamos la batería completa —los seis mínimos y los propios de su operación—, la calculamos con la periodicidad que exige la norma y la llevamos hasta la revisión por la alta dirección, dentro de la administración del SG-SST que hacemos a nivel nacional. También la diseñamos y la implementamos desde cero si todavía no existe: vea el alcance en asesoría e implementación del SG-SST o escríbanos y revisamos su caso.

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• Decreto 1072 de 2015 — Decreto Único Reglamentario del Sector Trabajo. Su artículo 2.2.4.6.19 obliga a definir indicadores de estructura, proceso y resultado y a documentar cada uno con una ficha técnica de siete variables; los artículos 2.2.4.6.20, 2.2.4.6.21 y 2.2.4.6.22 fijan los aspectos a considerar en cada familia, y el 2.2.4.6.33 exige acciones preventivas y correctivas a partir de los resultados.
• Resolución 0312 de 2019 — Estándares Mínimos del SG-SST, Ministerio del Trabajo. Su artículo 30 fija los seis indicadores mínimos con fórmula, interpretación y periodicidad, y las seis reglas de conducta para su medición; su artículo 3 enumera los siete estándares de las empresas de diez o menos trabajadores en riesgo I, II o III.