Plan de emergencias

Qué obliga exactamente el Decreto 1072, numeral por numeral

El artículo 2.2.4.6.25 no dice «tenga un plan». Dice trece cosas concretas, y una auditoría las revisa por separado. Esta es la lista literal, con lo que en la práctica se pide como evidencia de cada una:

Tres de esos numerales son los que más se dejan a medias. El 8 exige planos, no un croquis a mano. El 12 obliga a inspeccionar los equipos con periodicidad definida, y es el que convierte el plan en algo vivo. Y el 13, la ayuda mutua con los vecinos, se ignora casi siempre, aunque en un parque industrial o un centro comercial es lo que de verdad cambia el desenlace.

A quién le aplica, y qué le califican según el tamaño

Aquí hay un matiz que conviene entender bien, porque se presta para el error contrario en las dos direcciones.

La obligación del Decreto 1072 es para toda empresa, sin umbral. No hay una frase que exima a las pequeñas.

Lo que sí cambia con el tamaño es qué le califican en la autoevaluación de estándares mínimos, que es distinto:

• Hasta 10 trabajadores, riesgo I, II o III: el artículo 3 de la Resolución 0312 de 2019 define siete estándares para este grupo, y ninguno es de emergencias. La palabra no aparece en ese artículo.
• De 11 a 50 trabajadores: el artículo 9 sí exige elaborar el plan y conformar, capacitar y dotar la brigada, verificando además que el plan se haya divulgado.
• Más de 50, o cualquier empresa de riesgo IV o V: el artículo 16 es el más detallado. Exige que el plan identifique amenazas, evalúe y analice la vulnerabilidad, e incluya planos con áreas y salidas de emergencia, señalización, y simulacros mínimo una vez al año, en todas las jornadas y todos los centros de trabajo.

Que a una empresa de ocho trabajadores no le califiquen el estándar no significa que no tenga que tener el plan. Significa que no se lo puntúan en ese formulario. El deber del Decreto 1072 sigue intacto, y la responsabilidad ante un accidente también. Es una diferencia que vale la pena tener clara antes de decidir no hacerlo, y suele aparecer justo cuando se diligencia la autoevaluación de estándares mínimos.

Para las empresas a las que sí se lo califican, el peso es alto: en el artículo 27 de la Resolución 0312, el estándar del plan vale 5 % y el de la brigada otro 5 %. El bloque de gestión de amenazas se lleva el 10 % de toda la calificación del SG-SST. Son diez puntos que dependen de un documento y de una brigada, y es de lo más fácil de recuperar cuando la autoevaluación sale baja.

El análisis de vulnerabilidad: la pieza que más se hace mal

El numeral 3 pide analizar la vulnerabilidad, y es donde se cae la mayoría de los planes que llegan a revisión. El error no es no hacerlo: es hacerlo sin decir cómo.

Un análisis de vulnerabilidad necesita tres cosas para sostenerse:

1. Una metodología declarada. Cualquiera de las reconocidas sirve, pero tiene que estar escrita cuál se usó. Un cuadro de colores sin explicar de dónde salen los colores no es un análisis: es una opinión pintada.
2. Una escala explícita. Qué significa «alta», qué significa «media», y por qué esta amenaza quedó en una y no en otra.
3. Los tres elementos que se evalúan, por separado: las personas, los recursos y los sistemas o procesos. Un incendio puede dejar a las personas intactas y la operación detenida tres meses; son vulnerabilidades distintas y se miden aparte.

El insumo natural del análisis es la matriz de peligros que la empresa ya tiene: los peligros identificados ahí alimentan la valoración. Hacer el análisis de vulnerabilidad desde cero, ignorando la matriz, es repetir trabajo y arriesgarse a que los dos documentos se contradigan —que es exactamente lo que un inspector nota.

Qué debe contener el documento

No hay un formato oficial obligatorio, y eso desconcierta a mucha gente. Lo que sí hay es un contenido que se deduce de los trece numerales y de lo que exige el artículo 16 de la Resolución 0312:

• Identificación de la empresa y de cada centro de trabajo al que aplica.
• Inventario de amenazas, con las de origen natural, tecnológico y social.
• Análisis de vulnerabilidad con su metodología.
• Estructura de respuesta: quién coordina, quién decide la evacuación, quién llama a quién.
• Procedimientos operativos por tipo de emergencia. No sirve uno genérico: un sismo y un derrame químico se atienden al revés.
• Planos de rutas de evacuación, salidas y punto de encuentro, publicados donde la gente los vea; la señalización de seguridad es la que los hace visibles en el recorrido.
• Inventario de recursos: equipos de extinción, botiquines, camillas, alarma, comunicaciones.
• Directorio de emergencia y cadena de llamado.
• Programa de formación y de simulacros.
• Registro de revisiones, con fecha y responsable.

El equipo que el plan vuelve obligatorio

Esta es la parte que casi ningún artículo sobre el tema menciona, y es la que decide si el plan sirve o es papel. El numeral 12 obliga a inspeccionar todos los equipos relacionados, incluidos los sistemas de alerta, señalización y alarma. Para poder inspeccionarlos, primero tienen que existir.

Dos detalles que se pasan por alto: las salidas tienen que poder abrirse. El artículo 16 de la Resolución 2400 de 1979 es explícito y sigue vigente: las puertas de salida y las de emergencia deben estar libres de todo obstáculo, abrirse hacia el exterior, y no pueden ser giratorias, de corredera ni de enrollamiento vertical. Una salida de emergencia con candado es la causa de la que nadie quiere aparecer en un informe.

Y el extintor tiene que corresponder al riesgo: el agente equivocado sobre un fuego eléctrico o sobre aceite de cocina empeora las cosas. En qué extintor corresponde a cada riesgo está la equivalencia por clase de fuego. Si la edificación supera los umbrales del Título J de la NSR-10, además del extintor portátil hay que responder por la red contra incendios fija.

El simulacro anual: quién participa y qué queda

El numeral 10 es de los pocos que trae una cifra y no admite interpretación: simulacros como mínimo una vez al año, con la participación de todos los trabajadores. No es «del personal disponible» ni «de la brigada». De todos.

Para las empresas de más de 50 trabajadores o de riesgo IV y V, el artículo 16 de la Resolución 0312 agrega dos condiciones que suelen olvidarse: el simulacro cubre todas las jornadas —incluido el turno de la noche, que casi nunca lo hace— y todos los centros de trabajo.

Lo que queda como evidencia no es la foto. Es el acta con las observaciones: qué salió mal, cuánto tardó la evacuación, quién no se enteró de la alarma. Y un paso más, que la propia norma exige verificar: que esas recomendaciones se hayan incorporado al plan. Un simulacro que no cambió nada del plan es un simulacro que no se aprovechó, y eso es justamente lo que revisa un auditor cuando compara el acta del año pasado con la versión vigente del documento. Qué tipos de ejercicio hay, a quién debe cubrir y qué revisa una visita está en simulacro de evacuación.

La brigada de emergencia es la que ejecuta la respuesta, y su conformación y dotación es un estándar aparte que se califica por separado; la formación de los brigadistas es lo que la sostiene. Si la sede es un espacio de alta afluencia de público, la Ley 1831 de 2017 le suma al plan un equipo con reglas propias: el desfibrilador externo automático.

La cobertura real: turnos, contratistas, proveedores y visitantes

Aquí está el incumplimiento más común, y es literal en la norma. El artículo 2.2.4.6.25 exige cobertura a todos los centros y turnos de trabajo y todos los trabajadores, independiente de su forma de contratación o vinculación, incluidos contratistas y subcontratistas, así como proveedores y visitantes.

Casi todos los planes que se revisan están escritos pensando en los empleados de planta del turno diurno de la sede principal. Eso deja fuera:

• El turno de la noche, que suele tener menos gente y ninguna brigada.
• Los contratistas que entran a hacer un mantenimiento y no conocen la ruta.
• Los proveedores en zona de cargue.
• Las visitas, que no saben ni dónde está la salida.
• Las sedes pequeñas, la bodega alquilada, el punto de venta.

Cubrirlos no exige un plan por persona: exige que el plan diga qué pasa con ellos —quién los recibe, quién los cuenta en el punto de encuentro, cómo se enteran de la alarma— y que la inducción de ingreso lo incluya.

El otro plan que se confunde con este: el Decreto 2157 de 2017

Hay una segunda obligación que se mezcla con el plan de emergencias y que conviene separar, porque no le aplica a todas las empresas.

El Decreto 2157 de 2017 —que reglamenta el artículo 42 de la Ley 1523 de 2012— crea el plan de gestión del riesgo de desastres de las entidades públicas y privadas. La diferencia de fondo es hacia dónde mira cada uno: el plan del Decreto 1072 mira hacia adentro, protege a los trabajadores; el del Decreto 2157 mira hacia afuera, analiza los daños que la actividad de la empresa puede causar en su área de influencia.

El criterio ya está en la ley, no solo en el decreto. El artículo 42 de la Ley 1523 obliga a «todas las entidades públicas o privadas encargadas de la prestación de servicios públicos, que ejecuten obras civiles mayores o que desarrollen actividades industriales o de otro tipo que puedan significar riesgo de desastre para la sociedad» a hacer un análisis específico de riesgo, y sobre ese análisis se formula el plan.

El umbral no es el tamaño, es la actividad. Según el artículo 2.3.1.5.1.2.2, responden por ese plan quienes prestan servicios públicos, ejecutan obras civiles mayores, desarrollan actividades industriales —transformación mecánica o química de sustancias en productos nuevos—, hacen transporte y almacenamiento de carga, levantan construcciones de categoría IV de alta complejidad, y quienes operen espacios que generen aglomeraciones de público.

Una oficina, un comercio o una consultora quedan fuera. Una planta de producción, un operador logístico o un recinto de eventos, dentro.

Y un detalle que importa a quien sí está obligado: en ese esquema, el plan de emergencia y contingencia vive dentro del plan de gestión del riesgo, no al lado. El propio decreto ordena que los planes de emergencia existentes se actualicen para integrarse a él. De ahí salen, además, tres piezas que a menudo se citan sin fuente: el directorio de contactos para emergencia, las cadenas de llamado y el sistema de alerta temprana.

Qué pide una visita y cada cuánto se actualiza

Cuando llega una inspección, el plan rara vez se lee entero. Se verifican cruces, que es donde aparecen las inconsistencias:

• Que el plan esté firmado y fechado, y que la versión publicada sea la vigente.
• Que los planos publicados coincidan con la distribución real del sitio. Una remodelación que no se reflejó en el plano es un hallazgo inmediato.
• Que el acta del último simulacro exista, tenga observaciones y que esas observaciones estén incorporadas.
• Que el inventario de equipos corresponda con lo que hay: si el plan dice tres extintores por piso, se cuentan.
• Que los registros de inspección de alarma, señalización y extintores estén al día, con la fecha de la última recarga de extintores.
• Que las actas de la brigada —conformación, formación, dotación— existan.

Sobre la frecuencia de actualización, el documento se revisa al menos una vez al año, y además cada vez que cambie algo que lo afecte: una sede nueva, una remodelación, un proceso nuevo, un cambio de turnos, o las recomendaciones que dejó el último simulacro. El plan de trabajo anual es donde se programan esa revisión, el simulacro y la formación de la brigada, de modo que no dependan de que alguien se acuerde.

Si la emergencia llegó a ocurrir y dejó lesionados, lo que sigue es la investigación de accidentes, y sus conclusiones vuelven al plan. El ciclo se cierra ahí.