Formato de entrega de dotación para empresas

Formato de entrega de dotación en blanco

Este es el formato. Cópielo en Word o Excel, descárguelo en Word o imprímalo, y ponga el logo y la codificación de su sistema de gestión en el encabezado.

El formato es por trabajador y tiene una fila por entrega. Al final del año, la misma hoja muestra las tres entregas con sus firmas, y eso es lo que se archiva en la carpeta del trabajador.

Lo que el formato tiene que probar

La regla de la dotación está desarrollada en entrega de dotación. Aquí basta con lo que el formato debe permitir demostrar, que sale de cuatro artículos del Código.

El artículo 230 dice a quién se le entrega: al trabajador cuya remuneración mensual sea de hasta dos salarios mínimos y que en la fecha de entrega lleve más de tres meses al servicio del empleador, un par de zapatos y un vestido de labor, gratis. Por eso el formato lleva la fecha de ingreso: es lo que prueba los tres meses.

El artículo 232 fija las fechas, y el 234 prohíbe pagar la dotación en dinero: por eso la hoja dice qué prendas se entregaron y en qué talla, y no un valor. El 233 obliga al trabajador a usar la dotación en sus labores, y la declaración del formato lo deja escrito.

Las tres entregas del año

El Código no deja la fecha a criterio de la empresa: la dotación se entrega el 30 de abril, el 31 de agosto y el 20 de diciembre (artículo 232). Cada fecha es una fila del formato, con su propia firma.

Entregar tarde, o entregar las tres juntas a fin de año, deja la hoja con fechas que no coinciden con la norma. Y si un trabajador cumple los tres meses de servicio entre dos fechas, su primera fila es la de la fecha siguiente, no la de su ingreso.

La firma es la constancia

El artículo 235 deja en manos del Ministerio del Trabajo reglamentar cómo el empleador acredita el cumplimiento. Mientras tanto, la prueba que se presenta en una reclamación es la misma de siempre: la constancia de entrega firmada por el trabajador.

Una hoja llena por el almacenista, sin la firma de quien recibió, solo dice lo que la empresa afirma. Por eso el formato termina con la firma del trabajador y la de quien entrega, y la declaración de que recibió la dotación en especie para sus labores.

Dotación o EPP

La dotación no reemplaza a los elementos de protección personal, ni al revés. La dotación es una prestación laboral para quien gana hasta dos salarios mínimos; los EPP protegen frente a un peligro y se entregan a todo trabajador expuesto, sin importar lo que gane y sin costo para él (Ley 9 de 1979, artículo 122). Su registro es un documento del SG-SST que se guarda veinte años (Decreto 1072 de 2015, artículos 2.2.4.6.12 y 2.2.4.6.13).

Hay prendas que son las dos cosas a la vez —unos zapatos de seguridad entregados como calzado de labor a un operario expuesto a golpes—, y aun así conviene registrarlas en los dos formatos. El de los EPP está en formato de entrega de elementos de protección personal.

Para qué sirve la columna de observaciones

Es la que se queda en blanco y la que más evita discusiones. Ahí se anota el cambio de talla, la prenda que se repuso porque llegó defectuosa, o que el trabajador no la recibió porque estaba de vacaciones y se le entregó al regresar. Una entrega fuera de fecha con su explicación escrita se defiende; una fecha que no coincide sin explicación, no.

Los errores que más se encuentran

• Una lista general con todos los trabajadores en lugar de un formato por persona.
• Sin firma del trabajador, o firmada por otro.
• Fechas que no coinciden con el 30 de abril, el 31 de agosto o el 20 de diciembre, sin explicación.
• Sin fecha de ingreso, y no se puede probar quién tenía derecho.
• Anotar un valor en dinero en lugar de las prendas entregadas.
• Mezclar dotación y EPP en la misma hoja.