Formato de entrega de elementos de protección personal
Formato entrega de elementos de protección personal es el registro firmado donde la empresa deja constancia de qué EPP recibió cada trabajador, cuándo, para qué peligro y en qué cantidad. El Decreto 1072 de 2015 lo exige entre los documentos del SG-SST y obliga a conservarlo veinte años.
Aquí está en blanco, listo para copiar.
Por Pablo Medina · Especialista SST 7 min de lectura
Formato de entrega de EPP en blanco
Este es el formato. Cópielo y péguelo en Word o Excel, descárguelo en Word o imprímalo, y ponga el logo y la codificación de su sistema de gestión en el encabezado.
Formato de entrega de elementos de protección personal
| LOGO DE LA EMPRESA | SISTEMA DE GESTIÓN DE LA SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO FORMATO DE ENTREGA DE ELEMENTOS DE PROTECCIÓN PERSONAL | Código: |
| Versión: | ||
| Fecha: | ||
| Página 1 de 1 |
| 1. Datos del trabajador | |||
|---|---|---|---|
| Empresa | NIT | ||
| Nombre del trabajador | C.C. | ||
| Cargo | Área | ||
| Sede | Fecha de ingreso | ||
| 2. Elementos de protección personal entregados | ||||||
|---|---|---|---|---|---|---|
| Fecha | Elemento | Referencia o talla | Peligro o tarea | Cant. | Motivo | Firma del trabajador |
| 3. Declaración del trabajador |
|---|
| Recibo sin costo los elementos de protección personal relacionados en este formato. Fui informado sobre su uso correcto, su cuidado y cuándo debo solicitar su reposición, y me comprometo a usarlos en las labores para las que fueron entregados. |
| 4. Firmas | |
|---|---|
| Firma del trabajador · Nombre · C.C. | Firma de quien entrega · Nombre · C.C. |
En este formato entrega de elementos de protección personal, cada fila es una entrega. El mismo trabajador acumula filas a lo largo de su contrato: la del ingreso, las reposiciones por desgaste, la del día que perdió las gafas. Por eso el formato es por trabajador y no por fecha.
Por qué cada columna está ahí
El formato no pide datos por costumbre. Cada columna responde una pregunta que alguien va a hacer después.
| Columna | La pregunta que responde |
|---|---|
| Nombre, documento y cargo | ¿A quién se le entregó y qué hace? |
| Fecha | ¿Lo tenía el día del accidente o de la visita? |
| Elemento y referencia o talla | ¿Era el elemento adecuado y de su medida? |
| Peligro o tarea | ¿Por qué ese trabajador necesitaba ese elemento? |
| Cantidad | ¿Cuántos se le entregaron? |
| Motivo | ¿Fue el primero, una reposición o una pérdida? |
| Firma del trabajador | ¿Lo recibió de verdad? |
La columna del peligro es la que más se omite y la que más ayuda. Une el formato con la matriz de peligros: si la matriz dice que el soldador está expuesto a radiación, el formato debe mostrar que recibió su careta.
¿No sabe qué EPP le corresponde a cada cargo?
Medina define los elementos de protección por peligro y cargo, y le vende los EPP certificados que va a registrar en este formato.
Qué exige la norma
El Decreto 1072 de 2015 trata el registro en tres artículos distintos, y conviene leerlos juntos.
El artículo 2.2.4.6.12 enumera los documentos que el empleador debe mantener disponibles y actualizados en el SG-SST. Su numeral 8 dice literal: «Registros de entrega de equipos y elementos de protección personal». No es una buena práctica: es un documento obligatorio del sistema.
El artículo 2.2.4.6.13 fija cuánto tiempo se guarda. El «registro del suministro de elementos y equipos de protección personal» está entre los que se conservan por un mínimo de veinte años, contados desde que termina la relación laboral del trabajador. Una enfermedad laboral puede aparecer años después del retiro, y este registro es parte de la prueba.
El artículo 2.2.4.6.24, en su parágrafo 1, dice que el empleador debe suministrar los EPP sin ningún costo para el trabajador, lograr que los use, que conozca el deber y la forma correcta de utilizarlos, y asegurar su mantenimiento y su reemplazo según la vida útil. Por eso el formato tiene la columna de motivo y una declaración de que el trabajador fue instruido.
La Ley 9 de 1979, en su artículo 122, ya establecía la entrega sin costo, y la Resolución 2400 de 1979 (artículos 176 a 178) define los elementos según la naturaleza del riesgo.
Cuándo se llena una fila
Una fila nueva cada vez que el trabajador recibe un elemento. En la práctica, eso pasa en cuatro momentos:
- Al ingreso, antes de empezar a trabajar, con todos los elementos de su cargo.
- Por vida útil, cuando el elemento se cambia porque cumplió su tiempo o se desgastó, como pide el parágrafo 1 del artículo 2.2.4.6.24.
- Por daño o pérdida, con el motivo anotado. Si las pérdidas se repiten, el formato lo muestra.
- Por cambio de cargo o de tarea, porque un peligro nuevo exige elementos nuevos.
EPP o dotación
Se confunden a menudo porque los dos se entregan en el almacén y los dos llevan firma, pero son obligaciones distintas. Los EPP protegen frente a un peligro, se entregan a todo trabajador expuesto sin importar su salario, cuando el peligro lo exige, y su registro se guarda veinte años. La dotación es la prestación de calzado y vestido de labor del Código Sustantivo del Trabajo, que se entrega en tres fechas del año a quien gana hasta dos salarios mínimos.
Por eso conviene llevarlos en formatos separados. El de la dotación está en formato de entrega de dotación, y la obligación completa en entrega de dotación.
La firma y la declaración
La firma del trabajador es lo que convierte la hoja en prueba. Un formato lleno por el almacenista, sin firma, dice lo que la empresa afirma, no lo que el trabajador recibió.
La declaración al pie del formato también tiene su razón. El artículo 2.2.4.6.24 no se conforma con la entrega: pide que el trabajador conozca el deber y la forma correcta de usar el elemento. Una línea firmada que lo diga, junto con la capacitación registrada, cierra esa parte. Para los equipos de alturas, que llevan hoja de vida propia por cada elemento, está EPP para trabajo en alturas.
Papel o digital
El decreto no exige papel. Pide que los registros se conserven de manera controlada, legibles, fácilmente identificables, accesibles y protegidos contra daño, deterioro o pérdida (artículo 2.2.4.6.13). Una hoja de cálculo sin firma no cumple lo segundo; un formato impreso y firmado, escaneado y archivado por trabajador, sí. Si la empresa usa firma digital, debe poder demostrar quién firmó.
Los errores que más se encuentran
- Un solo formato para todos los trabajadores, por fecha. Para saber qué tenía una persona hay que revisar meses de hojas.
- Sin la columna del peligro. No se puede relacionar la entrega con la matriz.
- Sin firma o con la firma del almacenista en lugar de la del trabajador.
- Mezclar EPP y dotación en la misma hoja.
- Descontar el EPP del salario o cobrarlo cuando se pierde. El decreto dice sin costo.
- Botar los formatos al retiro del trabajador. Se guardan veinte años.
- No registrar las reposiciones. Solo existe la entrega del primer día.
Preguntas frecuentes
¿Es obligatorio el formato de entrega de EPP?
Sí. El Decreto 1072 de 2015, artículo 2.2.4.6.12, numeral 8, incluye los registros de entrega de equipos y elementos de protección personal entre los documentos obligatorios del SG-SST.
¿Cuánto tiempo se guarda el registro de entrega de EPP?
Mínimo veinte años desde que termina la relación laboral del trabajador, según el artículo 2.2.4.6.13 del Decreto 1072.
¿Se le puede cobrar el EPP al trabajador?
No. El parágrafo 1 del artículo 2.2.4.6.24 del Decreto 1072 dice que se suministra sin ningún costo para el trabajador.
¿El formato de EPP sirve para la dotación?
No conviene. Son obligaciones distintas, con fechas y reglas diferentes; es mejor llevarlas en formatos separados.
¿Puede ser digital el formato de entrega de EPP?
Sí, siempre que se conserve controlado, legible, accesible y protegido, y que se pueda demostrar quién firmó.
¿Medina vende elementos de protección personal?
Sí. Vendemos EPP y definimos con la empresa qué elementos corresponden a cada cargo. WhatsApp 322 818 79 63.
Fuentes normativas oficiales
- Decreto 1072 de 2015
Art. 2.2.4.6.12 num. 8: registros de entrega de EPP; art. 2.2.4.6.13 num. 5: conservación por veinte años; art. 2.2.4.6.24 par. 1: EPP sin costo, uso correcto y reemplazo según vida útil.
- Resolución 2400 de 1979
Arts. 176 a 178: elementos de protección personal según el riesgo.
- Ley 9 de 1979
Art. 122: EPP sin costo para el trabajador.
- Resolución 0312 de 2019
Estándares mínimos del SG-SST.
- Código Sustantivo del Trabajo
Arts. 230 a 235: calzado y vestido de labor.
- Ley 1562 de 2012
Art. 13: multas por incumplir normas de SST.
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Cómo lo trabaja Medina
Medina SST Empresarial diseña, implementa y administra el SG-SST, y dentro de él deja definida la matriz de elementos de protección por cargo, de la que sale qué se entrega a quién. También vendemos los elementos de protección personal que la empresa va a registrar: puede verlos en venta de elementos de protección personal.
Si necesita revisar sus registros antes de una visita o de una auditoría del SG-SST, escríbanos al WhatsApp 322 818 79 63 o llame al teléfono 601 9038072.
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