Venta de elementos de protección personal
Venta de elementos de protección personal es la compra que una empresa hace de los EPP que necesitan sus trabajadores, y en Colombia no se resuelve escogiendo un proveedor y un precio: el empleador debe suministrarlos sin costo para el trabajador, adecuados al peligro real de cada cargo, con equipos que cumplan las normas que les aplican y con un registro de entrega que se conserva veinte años.
Medina vende EPP y los conecta con el SG-SST de cada empresa; el precio, la marca y las condiciones se resuelven en la cotización.
Por Pablo Medina · Especialista SST 16 min de lectura
La respuesta corta
La venta de elementos de protección personal a una empresa se resuelve desde el peligro de cada cargo: el empleador suministra los EPP sin costo, con equipos que cumplan los requisitos del artículo 178 de la Resolución 2400 y las normas que les apliquen, y conserva el registro de entrega veinte años.
Antes de la venta de elementos de protección personal va el peligro
El artículo 2.2.4.6.24 del Decreto 1072 de 2015 ordena las medidas de prevención y control en cinco escalones: eliminar el peligro, sustituirlo, controlarlo con ingeniería, controlarlo con medidas administrativas y, solo al final, proteger a la persona con equipos y elementos de protección personal. Sobre estos últimos dice dos cosas que condicionan cualquier compra: que se usan «de manera complementaria a las anteriores medidas de control y nunca de manera aislada», y que se escogen «de acuerdo con la identificación de peligros y evaluación y valoración de los riesgos».
En la práctica, la lista de compra sale de la matriz de peligros, no de un catálogo. Cada cargo se describe por lo que lo expone —golpes, ruido, polvo, químicos, corte, caída— y a cada exposición se le asigna un equipo. Si esa matriz no existe o está desactualizada, cualquier lista de EPP es una suposición, y comprarla es gastar en algo que ninguna auditoría va a poder justificar. La identificación de peligros cubre todos los trabajadores, «independientemente de su forma de contratación y vinculación» (art. 2.2.4.6.15).
Queda una consecuencia que se pasa por alto. Si el peligro se puede eliminar, sustituir o controlar en la fuente, el EPP no es la respuesta, o no la única. Comprar mascarillas para un polvo que una extracción localizada elimina es pagar la medida que la norma pone de último.
Lo que la norma exige del equipo que se compra
La obligación de dar EPP no nace del Decreto 1072. El Código Sustantivo del Trabajo, en el numeral 2 del artículo 57, pone a cargo del empleador procurar «elementos adecuados de protección contra los accidentes y enfermedades profesionales». La Ley 9 de 1979 lo precisó hace más de cuarenta años: el artículo 122 obliga a todos los empleadores a proporcionar a cada trabajador, sin costo para este, elementos de protección personal «en cantidad y calidad acordes con los riesgos reales o potenciales existentes en los lugares de trabajo», y el artículo 123 exige que los equipos se ajusten «a las normas oficiales y demás regulaciones técnicas y de seguridad aprobadas por el Gobierno».
La Resolución 2400 de 1979 baja eso a la compra. Su artículo 176 dice que los equipos se suministran «adecuados, según la naturaleza del riesgo», con «condiciones de seguridad y eficiencia para el usuario», y el 178 fija seis requisitos que funcionan como lista de chequeo para quien compra:
El sexto es el que más rápido se verifica: si el equipo no trae grabada la marca del fabricante, no cumple el artículo 178. Y ninguno de los seis dice qué marca comprar ni qué precio pagar; dicen qué debe cumplir. Escoger entre proveedores sigue siendo decisión de la empresa, y esta lista es lo que la vuelve una decisión defendible.
La Resolución 0312 de 2019 convierte todo esto en estándar auditable. En las empresas de 11 a 50 trabajadores con riesgo I, II o III (artículo 9), el estándar es entregar los EPP «acorde con el oficio u ocupación que desempeñan los trabajadores» y capacitar sobre su uso adecuado. En las de más de 50 trabajadores, y en las de 50 o menos con riesgo IV o V (artículo 16), se suma reponerlos oportunamente «conforme al desgaste y condiciones de uso» y verificar que los contratistas hagan lo mismo. En la tabla de valores del artículo 27 figura como el numeral 4.2.6, con 2,5 puntos. Las de diez trabajadores o menos con riesgo I, II o III (artículo 3) no tienen ese estándar listado aparte, pero el deber de suministrar los EPP que su matriz de peligros exija viene del Decreto 1072 y de las normas anteriores, y es el mismo.
Matriz de selección: qué EPP corresponde a cada peligro
La Resolución 2400 clasifica los tipos de elementos de protección personal en seis grupos, según la parte del cuerpo que protegen (artículo 177). Esta matriz de elementos de protección personal sigue esa clasificación y añade lo que conviene pedir en cada caso. Cópiela a una hoja de cálculo, añada una columna con los cargos de su empresa y tiene la lista de compra.
| Peligro | Equipo que clasifica el artículo 177 | Qué pedir además |
|---|---|---|
| Golpes en la cabeza por proyección o caída de materiales | Cascos resistentes y livianos, de material incombustible o de combustión lenta, que no conduzcan la electricidad ni dejen pasar la humedad | Las normas y pruebas técnicas que cumple: el artículo exige que los fabricados en el país cumplan las internacionales |
| Cabello largo cerca de maquinaria, o preparación de alimentos y medicamentos | Cofias no fácilmente inflamables y durables para resistir el lavado y la desinfección | Material y tolerancia a lavados repetidos |
| Ruido con riesgo de lesión auditiva | Protectores auriculares | Que el tipo lo decida la medición del ruido; véase la conservación auditiva |
| Partículas, líquidos, gases, radiación y deslumbramiento en ojos y rostro | Anteojos y protectores de pantalla, gafas resistentes, capuchas y filtros para soldadura | Lentes libres de estrías, burbujas y distorsión (art. 179); gafas sobre los anteojos formulados o anteojos de seguridad corregidos (art. 180); tinte del filtro según el amperaje (art. 181) |
| Gases, vapores, polvos, humos y neblinas | Respiradores y máscaras: nueve casos distintos según el contaminante y si hace falta suministro de aire | Que el respirador lo defina el agente y su medición, no la talla; véase el riesgo químico y las mediciones ambientales |
| Contacto eléctrico, filos, ácidos, calor, corte y partes en movimiento | Guantes y protección de manos y brazos: nueve tipos, del dieléctrico al de malla de acero inoxidable | Que el material lo fije la tarea: la norma lista un guante distinto para cada peligro |
| Caída de objetos pesados, clavos, humedad y electricidad | Calzado de seguridad con puntera de acero, suela interpuesta contra clavos, calzado dieléctrico, botas de caucho, polainas y protectores de canilla | Que la puntera cumpla la prueba de fuerza del numeral 5: soporta 1.200 kilos o el impacto de 5 kilos desde 30 centímetros |
| Salpicaduras químicas o biológicas, quemaduras y fuego | Mandiles y delantales de caucho o de material resistente al fuego, según la sustancia | Material adecuado a la sustancia o al calor de cada puesto |
| Caídas desde altura | Equipos de protección contra caídas | Reglas propias, en la sección de más abajo |
Dos cosas que la tabla no resuelve por sí sola. La primera: los respiradores y los protectores auditivos se eligen con datos de exposición, y por eso la matriz de peligros y las mediciones van antes de la orden de compra. La segunda: la clasificación del artículo 177 es de 1979 y no agota los equipos que existen hoy; para lo que no clasifica rige el criterio general del artículo 176, equipo adecuado a la naturaleza del riesgo, y el de la Ley 9, que se ajuste a las regulaciones técnicas vigentes.
Qué pedir al proveedor antes de pagar
Con la matriz hecha, el proveedor se evalúa por lo que entrega además del producto. Estos son los soportes que conviene tener antes de aprobar una cotización, con la norma que respalda cada uno:
| Se le pide al proveedor | Para qué sirve | Base |
|---|---|---|
| Ficha técnica de cada referencia | Comprobar para qué peligro está diseñado el equipo y hasta dónde protege | Resolución 2400, art. 178, literal a) |
| Certificado de conformidad con la norma técnica que le aplique | Demostrar que cumple las regulaciones técnicas | Ley 9 de 1979, art. 123; la Resolución 4272 lo exige expresamente para alturas |
| Marca de fábrica grabada y referencia legible | Identificar al fabricante y poder rastrear el lote | Resolución 2400, art. 178, literal f) |
| Tallas disponibles y forma de cambiarlas | Que el equipo sea cómodo y se adapte sin estorbar | Resolución 2400, art. 178, literales b) y c) |
| Vida útil y condiciones de reposición | Cumplir el recambio «según vida útil» | Decreto 1072, art. 2.2.4.6.24, parágrafo 1 |
| Instrucciones de uso y mantenimiento | Capacitar a los trabajadores y mantener el equipo | Decreto 1072, art. 2.2.4.6.24, parágrafo 1 |
El certificado de conformidad no lo pide cada norma con las mismas palabras: la Resolución 4272 lo exige de forma expresa para trabajo en alturas y, para el resto, la base es el artículo 123 de la Ley 9. Como criterio profesional, se pide siempre. Y en la venta de elementos de protección personal a una empresa el precio entra al final de la comparación, no al principio: dos ofertas solo son comparables cuando cumplen lo mismo.
Equipos contra caídas: cuatro papeles antes de recibirlos
El trabajo en alturas es el caso en que la norma dice con más detalle qué debe acompañar al equipo. El artículo 24 de la Resolución 4272 de 2021 establece que los EPP para alturas son el último control, que deben estar certificados cuando existan normas que apliquen al equipo específico, que los suministra el empleador y que se seleccionan según el SG-SST. Y agrega que los equipos y EPP que correspondan deberán tener, como mínimo, cuatro soportes:
Al comprar, esos papeles se piden con el equipo, no después: la ficha técnica y el certificado llegan del proveedor, y el registro de inspección pre uso y la hoja de vida se abren en la empresa el día en que el equipo se recibe. El resto del sistema de protección contra caídas —anclajes, programa, capacitación, permisos— se explica en trabajo en alturas.
Quién paga y cada cuánto se reponen
Quién paga. El empleador. La Ley 9 de 1979 lo dice como «sin costo para este», y el parágrafo 1 del artículo 2.2.4.6.24 lo repite: el empleador debe suministrar los EPP «sin ningún costo para el trabajador». Si en su empresa se acostumbra descontar el equipo perdido o dañado, esa es una discusión laboral que debe resolver su abogado; lo que dice la norma de SST es que el suministro no le cuesta al trabajador.
Cada cuánto. La norma no fija un plazo en meses. Fija un criterio: el mantenimiento o reemplazo debe hacerse de forma que asegure el buen funcionamiento y el recambio «según vida útil» (parágrafo 1), y la Resolución 0312 habla de reponerlos oportunamente conforme al desgaste. Los cuatro meses que mucha gente asocia con este tema son de otra obligación, la dotación de calzado y vestido de labor del Código Sustantivo del Trabajo, que tiene fechas y requisitos propios y está explicada en entrega de dotación.
Los contratistas. En las empresas del artículo 16 el estándar exige verificar que los contratistas y subcontratistas entreguen y repongan los EPP de su gente; en las de 11 a 50 trabajadores con riesgo I, II o III (artículo 9), solicitar la evidencia de esa entrega y de la capacitación. La compra propia no cierra el tema si parte de quienes trabajan en la sede no son empleados directos.
Talla, uso y capacitación: el equipo que no se usa no protege
El parágrafo 1 no se queda en el suministro. Obliga al empleador a desarrollar «las acciones necesarias para que sean utilizados por los trabajadores» y para que estos conozcan el deber de usarlos y la forma correcta de hacerlo. Es la parte que ningún proveedor puede hacer por la empresa, y la que más pesa cuando algo ocurre: un equipo entregado pero mal ajustado o mal usado no cumple lo que el artículo 178 llama comodidad y adaptación.
Eso cambia cómo se compra. La talla se toma por persona y no por cargo, y se prueba antes de entregar. A quien usa lentes formulados le corresponde una solución específica: gafas sobre los anteojos habituales o anteojos de seguridad corregidos (artículo 180). Y cada entrega va acompañada de una capacitación breve sobre el uso y el mantenimiento de ese equipo, que se programa dentro del plan de trabajo anual y del programa de capacitaciones SST.
Si un trabajador se niega a usar el equipo, las consecuencias disciplinarias son materia laboral y las decide su asesor jurídico. Lo que el SG-SST le pide al empleador es poder demostrar que hizo lo que le correspondía: entregó el equipo adecuado, capacitó, hizo seguimiento y dejó registro.
La evidencia que deja la compra
El registro de la entrega de elementos de protección personal no es un papel opcional. El artículo 2.2.4.6.12 del Decreto 1072 lo incluye entre los documentos que el empleador debe mantener disponibles y actualizados («registros de entrega de equipos y elementos de protección personal», numeral 8), y el 2.2.4.6.13 fija cuánto se conserva: el registro del suministro de EPP (numeral 5), igual que los de capacitación (numeral 4), debe conservarse por un mínimo de veinte años, contados desde que termina la relación laboral del trabajador con la empresa. Puede guardarse en medio electrónico siempre que se garantice la preservación de la información.
La norma exige el registro, no dicta su formato. Estos campos son los que permiten probar lo que una visita o una auditoría preguntan: qué se entregó, a quién, cuándo y si se enseñó a usarlo.
| Campo del registro | Qué permite probar |
|---|---|
| Trabajador: nombre, documento, cargo y área | Que el EPP corresponde al peligro de ese cargo |
| Equipo: tipo, referencia del fabricante, talla y cantidad | Que se entregó lo que indica la matriz |
| Fecha y motivo: entrega inicial, reposición por desgaste o cambio de cargo | Que la reposición es oportuna y no una excepción |
| Capacitación en uso y mantenimiento: fecha y tema | Que se enseñó la forma correcta de usarlo |
| Firma del trabajador y de quien entrega | Que la entrega realmente ocurrió |
| Soportes del proveedor: ficha técnica y certificado | Que el equipo cumple lo que la norma le exige |
Este es el registro del EPP, que es un control de riesgo. La constancia de la dotación de calzado y vestido es otra cosa, con otros campos, y no se mezclan en el mismo formato.
Errores de compra que la propia norma permite prever
Comprar antes de la matriz. La lista sale de una cotización anterior o de lo que «siempre se ha comprado». Si el peligro cambió, el equipo ya no corresponde y la compra se aparta del artículo 2.2.4.6.24 aunque la entrega se haya hecho.
Decidir solo por precio. Sin ficha técnica ni certificado, dos cascos del mismo valor pueden no ser comparables. El precio más bajo se vuelve caro cuando el equipo no cumple el artículo 178 y hay que reponerlo.
Talla única y sin cambios. Un equipo que no se adapta es un equipo que se deja de usar, y el empleador es quien debe lograr que se use.
Sin plan de reposición. El recambio «según vida útil» se programa. Si se espera a que el trabajador lo pida, la reposición deja de ser oportuna.
Entregar sin registro ni capacitación. Sin firma y sin capacitación registrada no hay cómo probar que el equipo se entregó ni que se enseñó a usarlo.
Tratar el EPP como la única medida. La norma lo pone al final y dice que nunca se usa de manera aislada. Una empresa cuya única medida contra un peligro es entregar un EPP tiene un problema que la compra no arregla.
Preguntas frecuentes
¿Quién paga los EPP: la empresa o el trabajador?
La empresa. La Ley 9 de 1979 (artículo 122) obliga al empleador a proporcionarlos «sin costo» para el trabajador, y el parágrafo 1 del artículo 2.2.4.6.24 del Decreto 1072 lo repite: «sin ningún costo para el trabajador». Los descuentos por pérdida o daño son un asunto laboral que debe consultar con su abogado.
¿Cada cuánto hay que cambiar los EPP?
La norma no fija un número de meses: exige el mantenimiento o reemplazo que asegure el buen funcionamiento y el recambio «según vida útil» (Decreto 1072, art. 2.2.4.6.24, parágrafo 1), y en las empresas del artículo 16 de la Resolución 0312 el estándar habla de reponerlos oportunamente conforme al desgaste y las condiciones de uso. El plazo lo determina el equipo, su uso y lo que indique el fabricante.
¿Se pueden entregar EPP en lugar de corregir el peligro?
No como primera medida. El Decreto 1072 pone los EPP en el último escalón de la jerarquía de controles y dice que se usan de manera complementaria a las anteriores, «nunca de manera aislada». Antes hay que preguntarse si el peligro se puede eliminar, sustituir o controlar en la fuente.
¿Qué certificado debe tener un EPP?
Depende del equipo. La Ley 9 de 1979 (artículo 123) exige que se ajusten a las normas oficiales y regulaciones técnicas, y la Resolución 4272 de 2021 pide de forma expresa, para trabajo en alturas, EPP certificados cuando existan normas que apliquen y, como mínimo, ficha técnica y certificado de conformidad. Para cualquier otro equipo, conviene exigir al proveedor el certificado de conformidad con la norma técnica que le corresponda.
¿Qué pasa con los contratistas: quién les entrega los EPP?
Cada empleador debe suministrar los EPP a sus propios trabajadores. Para la empresa contratante, la Resolución 0312 pide verificar que los contratistas y subcontratistas los entreguen y los repongan (artículo 16: más de 50 trabajadores, o 50 o menos con riesgo IV o V) o solicitar la evidencia de la entrega y de la capacitación (artículo 9: 11 a 50 trabajadores con riesgo I, II o III). Cómo se reparten los costos entre las partes es un asunto contractual.
¿Qué hago si un trabajador no quiere usar el EPP?
El empleador debe desarrollar las acciones necesarias para que se utilicen: capacitar, explicar el deber de usarlo y la forma correcta, hacer seguimiento y dejar registro. Las consecuencias disciplinarias corresponden al derecho laboral y las define su asesor jurídico.
¿Cuánto tiempo se guarda el registro de entrega de EPP?
Un mínimo de veinte años, contados desde que termina la relación laboral del trabajador con la empresa (Decreto 1072, artículo 2.2.4.6.13, numeral 5). Puede conservarse en medio electrónico siempre que se garantice la preservación de la información.
Fuentes normativas oficiales
- Decreto 1072 de 2015
Ministerio del Trabajo. Artículo 2.2.4.6.24 (jerarquía de controles y parágrafo 1 sobre EPP), 2.2.4.6.15 (identificación de peligros), 2.2.4.6.12 numeral 8 (registros de entrega) y 2.2.4.6.13 numerales 4 y 5 (conservación por veinte años).
- Resolución 0312 de 2019
Ministerio del Trabajo. Artículos 9 y 16 (entrega de EPP y capacitación en uso, según el tamaño de la empresa) y artículo 27, numeral 4.2.6 de la tabla de valores.
- Ley 9 de 1979
Congreso de la República. Artículos 122 y 123: EPP sin costo, acordes con los riesgos y ajustados a las regulaciones técnicas.
- Resolución 2400 de 1979
Ministerio del Trabajo. Artículos 176 a 181: equipos adecuados a la naturaleza del riesgo, clasificación de los EPP y requisitos del equipo.
- Resolución 4272 de 2021
Ministerio del Trabajo. Artículo 24: EPP para trabajo en alturas, certificación y soportes mínimos.
- Código Sustantivo del Trabajo
Decreto 2663 de 1950. Artículo 57, numeral 2: el empleador debe procurar elementos adecuados de protección contra accidentes y enfermedades profesionales.
- Ministerio del Trabajo — Sistema de Gestión de SST
normatividad consolidada del SG-SST.
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Cómo lo trabaja Medina
Medina SST Empresarial vende EPP y los conecta con el SG-SST de la empresa, que es donde suele quedar el hueco: quien compra rara vez es quien lleva el sistema, y el registro y la capacitación terminan sin dueño. Partimos de su matriz de peligros, o la elaboramos si no existe, armamos la lista de compra por cargo, definimos qué soportes debe traer cada referencia, de los descritos arriba, y dejamos el registro de entrega listo para usar. La consultoría del SG-SST —diseño, ejecución y administración— es a nivel nacional; la cobertura de la entrega de equipos, la marca, el precio y el plazo se acuerdan en la cotización.
Para cotizar necesitamos cinco datos: los cargos y sus peligros (o la matriz, si ya la tiene), el número de trabajadores por cargo con sus tallas, los EPP que usan hoy y cuándo se entregaron por última vez, si hay contratistas en la sede y la ciudad de entrega. Escríbanos con esa lista y le respondemos con la propuesta de compra y el formato de registro; también puede escribirnos por WhatsApp al 322 818 79 63.
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