Aplicación de batería de riesgo psicosocial para empresas

Cuándo una empresa tiene que aplicarla

Desde que la Resolución 2764 de 2022 la adoptó como referente técnico obligatorio, la pregunta ya no es si toca, sino cuándo le toca a su empresa. En la práctica hay cuatro disparadores, y conviene reconocerlos antes de que los nombre un inspector:

1. Nunca se ha aplicado. Es el caso más común en empresas de menos de cincuenta trabajadores y no tiene defensa: la obligación no depende del tamaño.
2. Venció el plazo desde la última intervención, sea de uno o de dos años según el resultado anterior.
3. Cambió la operación: una sede nueva, un turno nuevo, una reestructuración, un pico de rotación o de ausentismo. El instrumento mide condiciones de trabajo, y si cambiaron, el resultado anterior ya no las describe.
4. La empresa trabaja con contratistas, cooperados o personal en misión y creía que por eso estaba fuera. No lo está: el ámbito de la norma los incluye por su nombre.

Qué dice la resolución artículo por artículo, incluidos el ámbito y la derogatoria de la 2404 de 2019, está en la normatividad de la batería de riesgo psicosocial. Aquí lo que importa es que cualquiera de los cuatro casos pone en marcha lo que sigue.

Cada cuánto se repite

El artículo 3 de la Resolución 2764 fija el ritmo según el resultado anterior —anual si el riesgo intralaboral fue alto, cada dos años si fue medio o bajo—, y es el dato que más se cita mal. Para la logística lo que hay que tener claro es otra cosa: el plazo empieza a contar cuando se ejecutan las acciones de intervención, no el día de la aplicación.

Eso cambia cómo se programa la aplicación de batería de riesgo psicosocial en el calendario del sistema: la fecha de la próxima no se fija el día del informe, sino el día en que el plan de intervención queda ejecutado y con evidencia. Si la empresa evaluó hace dos años y nunca intervino, el plazo ni siquiera ha empezado: tiene una evaluación sin consecuencia, y lo primero que se le va a pedir es el plan que no hizo.

Y hay una regla que decide la fecha de muchas empresas: el parágrafo del mismo artículo 3 manda leer el nivel intralaboral por separado en la forma A y en la forma B. Basta con que uno de los dos grupos —jefaturas, profesionales y técnicos, o auxiliares y operarios— quede en riesgo alto o muy alto y la próxima evaluación toca al año. Por eso, al programarla, lo primero que se revisa del informe anterior son esos dos resultados, no un promedio de toda la empresa. Los cinco niveles, con lo que significa cada uno, se explican en la batería de riesgo psicosocial.

Quién puede aplicarla

El perfil lo fija la Resolución 2646 de 2008 (artículo 3, literal p): psicólogo con posgrado en salud ocupacional y licencia vigente. La única salida es territorial y va por escrito: si la Secretaría de Salud certifica que el departamento no tiene especialistas disponibles, mientras eso dure vale un psicólogo con un mínimo de cien horas de formación en factores psicosociales. La cita literal y su alcance están en la normatividad de la batería; aquí va lo que hay que comprobar antes de contratar, porque es donde se pierde el dinero:

Una aplicación hecha de buena fe por quien no cumple el perfil no vale como evidencia y hay que repetirla. Es la razón más frecuente por la que una empresa paga dos veces.

Qué debe tener lista la empresa antes

La aplicación se atrasa casi siempre por lo mismo: la empresa convoca al profesional antes de tener la información que él necesita para definir el alcance. Conviene reunir de antemano:

• la actividad económica, las sedes y los turnos reales, no los del organigrama;
• el número de trabajadores por forma de vinculación, incluidos contratistas;
• los cargos y sus funciones, para agrupar por condiciones de trabajo similares;
• el resultado y la fecha de la evaluación anterior, si existe;
• las acciones de intervención ejecutadas desde entonces, con su evidencia;
• ausentismo, rotación y quejas del último periodo;
• el motivo que originó la consulta: una visita, un cambio organizacional, un caso concreto.

Ese último punto cambia el alcance más que ningún otro. No es lo mismo una evaluación de calendario que una que nace de una situación que la empresa ya tiene encima.

Qué se evalúa, y qué se decide al contratar

La Resolución 2646 separa tres bloques —intralaboral, extralaboral e individual, artículos 6, 7 y 8— y la batería de riesgo psicosocial trae instrumentos para cada uno. Lo que no se negocia es cuáles se usan: el artículo 4 de la Resolución 2764 dice cuáles «deben ser utilizados para las evaluaciones periódicas» —la ficha de datos generales, el cuestionario intralaboral en su forma A o B, el extralaboral y el de estrés—. Una propuesta que ofrezca solo el intralaboral para abaratar no cumple ese artículo.

Lo que sí se decide con el profesional, y debe quedar escrito antes de empezar, es la cobertura:

• A quiénes: cargos, sedes, turnos y formas de vinculación, incluidos contratistas y personal en misión.
• Qué forma responde cada cargo: la A para jefaturas, profesionales y técnicos; la B para auxiliares y operarios. Asignarla mal le quita validez a lo que esa persona responda.
• Si hace falta una evaluación a profundidad: para eso la resolución reserva las tres guías de análisis, de puestos de trabajo, de entrevistas semiestructuradas y de grupos focales.

Ese alcance se deja en el acta de inicio. Cambiarlo a mitad de la aplicación invalida la comparación con la medición anterior.

En papel o de forma virtual

La modalidad no es libre del todo. El parágrafo del artículo 4 de la Resolución 2764 admite la aplicación virtual a partir de que el Ministerio del Trabajo publique en el sitio del Fondo de Riesgos Laborales su herramienta para la evaluación del riesgo psicosocial, y dice que esa herramienta «será la única que pueden utilizar las empresas para la aplicación virtual», con los criterios de seguridad de la información que se fijen. El artículo 7 la admite también durante emergencias declaradas que impidan el trabajo presencial.

Por eso, antes de contratar una aplicación por plataforma, conviene pedir por escrito con qué herramienta se hará y en qué parte de la norma se apoya. En cualquier modalidad, lo que no cambia es quién puede aplicarla, el consentimiento informado y dónde se guardan los instrumentos.

Qué NO hace la batería

Conviene decirlo antes de contratar, porque casi todas las discusiones posteriores nacen de aquí. La batería no diagnostica estrés ni enfermedad, no determina el origen laboral de una patología, no sustituye la atención clínica ni la gestión de un caso de convivencia, y no señala trabajadores.

Es un instrumento de identificación y evaluación colectiva. Las decisiones sobre origen y sobre salud individual corresponden a las instancias y profesionales competentes.

Dónde queda la información, y qué no puede guardar la empresa

Es el incumplimiento más común y el más fácil de evitar. La regla es una sola: los cuestionarios diligenciados no se quedan en la empresa. Reposan en la historia clínica ocupacional bajo custodia de quien los aplicó, y el empleador no puede tener, conservar ni anexar copia a la hoja de vida. Lo que sí queda en el SG-SST son los informes consolidados. El texto de la norma y la reserva del artículo 11 de la 2646 están en la normatividad de la batería.

Para la aplicación, eso se traduce en tres acuerdos que van en el contrato con el profesional o la IPS, antes de la primera jornada:

Si su empresa tiene hoy los cuestionarios archivados en las carpetas de personal, está incumpliendo, y eso es visible en una visita de inspección del Ministerio de Trabajo. Conservar la evidencia correcta —consolidados, consentimientos, plan de intervención— es distinto de conservarlo todo.

Del resultado a la intervención

Una evaluación cuyo informe se archiva no cumple la norma: la Resolución 2764 habla de monitoreo permanente e intervención, no de medición. Según el resultado, el plan puede incluir cambios en la organización del trabajo, controles administrativos, fortalecimiento de recursos, formación, seguimiento o remisión a los servicios de salud.

Cuando el riesgo resulta alto, la intervención en la fuente es inmediata y la evaluación pasa a ser anual dentro de un sistema de vigilancia epidemiológica, en concreto el SVE de riesgo psicosocial. Si la empresa necesita sostener ese seguimiento en el tiempo, se integra a la administración del SG-SST en vez de tratarse como un evento suelto.

Cómo la aplica Medina SST Empresarial

Una empresa puede aplicarla con personal propio si tiene el perfil que exige el artículo 3 literal p). Si no lo tiene —que es lo habitual—, contratar la aplicación no es una comodidad: es lo que hace que la evaluación tenga validez.

En Medina SST Empresarial la aplicación de batería de riesgo psicosocial la hace nuestro propio psicólogo especialista, con el perfil de la Resolución 2646, no un tercero subcontratado. Eso le ahorra a la empresa la comprobación de la tabla de arriba con un proveedor que no conoce, y deja a un solo responsable de principio a fin.

Para dimensionarla necesitamos lo mismo que aparece más arriba: actividad, sedes, turnos, número de trabajadores por vinculación y qué motivó la consulta.