Consultoría en SST: qué debe entregar y qué licencia exige la norma

Consultoría en SST: qué contrata la empresa y qué sigue siendo suyo

Una empresa contrata consultoría cuando no tiene adentro a alguien con la formación y la licencia para montar el sistema, o cuando lo tiene, pero sin el tiempo. Lo que compra es trabajo técnico: la evaluación inicial, la identificación de peligros, el plan de trabajo anual, los programas, las capacitaciones, las investigaciones de accidentes y el seguimiento con indicadores.

Lo que no compra es la responsabilidad. El artículo 2.2.4.6.42 del Decreto 1072 de 2015 lo dice sin rodeos: contratar los servicios de SST con una empresa dedicada a eso no traslada en ningún momento las responsabilidades del empleador al contratista, ni lo exonera de rendir informes a las autoridades. Si llega una visita del Ministerio del Trabajo, la sanción es para la empresa, no para la consultora.

Esa frase cambia la forma de elegir. Una consultoría no se evalúa por cuántos documentos entrega, sino por si lo que entrega resiste una inspección, porque quien responde es el gerente que firmó el contrato.

El artículo 2.2.4.6.8 del mismo decreto enumera once obligaciones del empleador —firmar la política, asignar responsabilidades, rendir cuentas, definir recursos, el plan de trabajo anual, entre otras— y una consultoría seria trabaja para que la empresa las cumpla, no para cumplirlas en su nombre. La política la firma el representante legal; la rendición de cuentas la hace la dirección. El consultor las prepara y las acompaña.

La licencia: la de la empresa consultora y la de quien firma

Hay dos licencias distintas, y conviene pedir las dos.

La de la empresa. El artículo 2.2.4.6.41 del Decreto 1072 obliga a quien presta servicios de SST a obtener licencia para operar. Hoy la regula la Resolución 908 de 2025 del Ministerio de Salud, que reemplazó a la Resolución 754 de 2021; esta solo siguió aplicándose a las solicitudes ya radicadas, hasta el 15 de septiembre de 2025. La expide la secretaría de salud departamental o distrital, dura diez años, se renueva por un término igual y tiene cobertura nacional para los campos de acción autorizados.

Esa última parte es la que casi nadie lee. El artículo 20 de la Resolución 908 enumera doce campos de acción para una persona jurídica, y no todos sirven para lo mismo. Uno es la capacitación; otro, la ejecución del sistema; otro, la higiene industrial. El que corresponde a una consultoría completa es el «Diseño, administración y ejecución del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo». Una empresa con licencia solo para capacitar puede dictar cursos, pero no es la que la norma tiene en mente para diseñar su sistema.

La de la persona. La Resolución 0312 de 2019 exige que quien diseña el SG-SST tenga licencia vigente en SST y el curso virtual de 50 horas, con un nivel de formación que depende del tamaño y del riesgo de la empresa. Además, la Resolución 908 pide que los campos de la licencia de la consultora estén soportados en las licencias de los profesionales que prestarán el servicio. Detrás de la licencia de la empresa tienen que estar las personas.

El perfil que exige el tamaño de su empresa

La Resolución 0312 no le pide lo mismo a una panadería de seis trabajadores que a una constructora de doscientos. Escalona el perfil de quien diseña el sistema en tres niveles:

La regla funciona hacia arriba: un profesional puede diseñar el sistema de una empresa pequeña, pero un técnico no puede diseñar el de una empresa grande. Para quien contrata, esto sirve de filtro rápido. Si la consultoría manda a un perfil por debajo del que exige su tamaño, el diseño queda en entredicho aunque los documentos estén completos.

Lo que viene después del diseño —qué estándares le aplican, qué se evalúa y con qué peso— lo explicamos en estándares mínimos del SG-SST.

Consultoría, ARL y apoyo gratuito: quién hace qué

La duda más común antes de contratar es si la ARL no hace ya ese trabajo. La Resolución 0312 le asigna a la ARL asesoría, asistencia y acompañamiento técnico para las empresas de hasta 50 trabajadores (artículos 6 y 12), y actividades de promoción, prevención, asesoría y asistencia técnica para las más grandes (artículo 18).

Asesorar no es diseñar ni administrar. La ARL orienta, capacita y acompaña, pero no se queda en la empresa armando la matriz de peligros, llevando el plan de trabajo mes a mes ni preparando la rendición de cuentas. Esa carga sigue en la empresa, que la hace con su propio personal o con una consultoría.

La misma resolución abre otras puertas. Para las empresas de hasta diez trabajadores, el artículo 5 faculta a los consultorios en riesgos laborales de las instituciones educativas para asesorar el diseño de manera gratuita, bajo la supervisión de un docente con licencia, y permite que gremios, cámaras de comercio y universidades den capacitación y asesoría gratuita con personal licenciado. Para las de 11 a 50, el artículo 11 permite que un trabajador de la propia empresa que esté en el último semestre de un programa profesional o de posgrado en SST, con el curso de 50 horas, haga el diseño bajo la supervisión de un docente.

Son vías legítimas, y para una empresa muy pequeña pueden bastar. Lo que no dan es continuidad: el diseño se hace una vez, pero el sistema se ejecuta, se mide y se corrige todos los años.

Lo que debe quedar en la empresa

Una consultoría se mide por lo que queda en la empresa cuando el consultor no está. La norma no pide archivos bonitos: pide evidencia de un sistema que funciona. El artículo 2.2.4.6.12 del Decreto 1072 enumera la documentación que el sistema tiene que conservar, y entre ella están la política y los objetivos firmados, la identificación de peligros y la valoración de riesgos, el plan de trabajo anual firmado por el empleador y por el responsable del SG-SST, el programa de capacitación con sus soportes, los registros de entrega de elementos de protección, los reportes e investigaciones de accidentes y los planes de respuesta ante emergencias.

Lo que más se queda corto es la ejecución. Pablo Medina lo resume con lo que oye de muchas empresas al llegar: «no tengo nada», o tengo carpetas que nadie ha vuelto a abrir. Un plan de trabajo sin las actas de lo que se hizo es un plan, no un sistema, y en una visita se revisa lo segundo.

El sistema tampoco termina. Lo que tiene una fase inicial acotada es el diseño y la implementación; después siguen la operación, el seguimiento con indicadores, la auditoría anual y la revisión por la dirección, año tras año. Cómo se arma esa primera fase lo contamos en implementación del SG-SST, y cómo se sostiene después, en administración del SG-SST.

Errores frecuentes al contratar una consultoría

Contratar documentos en lugar de un sistema. El paquete de formatos con el logo de la empresa llega rápido y barato, y se cae en la primera visita porque no hay nada detrás: ni peligros reales, ni actas, ni indicadores medidos.

No revisar los campos de la licencia. Se pide «la licencia» y se recibe una copia que nadie lee. Si no autoriza el diseño, la administración y la ejecución del sistema, la empresa contrató algo distinto de lo que necesita.

Aceptar un perfil inferior al que exige su tamaño. Pasa cuando una empresa crece de 40 a 60 trabajadores y nadie revisa si quien diseñó el sistema todavía tiene el perfil que pide el artículo 17.

Pagar por un certificado que no existe. El Ministerio del Trabajo no expide un «certificado de implementación del SG-SST»; lo que la norma tiene es la autoevaluación y, para unas pocas empresas, el reconocimiento de excelencia. Lo explicamos en certificado de implementación del SG-SST.

Creer que el contrato traslada la culpa. El artículo 2.2.4.6.42 ya respondió eso: el empleador sigue respondiendo.

Qué pedirle a la consultoría antes de firmar

Lo que despeja casi todas las dudas se pide antes de firmar, no cuando llega la primera visita.

La licencia de la empresa, vigente, con el campo de acción del diseño, la administración y la ejecución del SG-SST. La licencia y la hoja de vida de la persona que va a diseñar el sistema, para comprobar que su nivel corresponde al tamaño y al riesgo de su empresa. El alcance escrito: qué hace la consultoría, qué hace la empresa y con qué frecuencia se va a ver al consultor en la operación. La forma de entrega de la evidencia: dónde queda guardada, a nombre de quién y qué pasa con ella si el contrato termina. Y quién responde ante una visita: si el consultor acompaña la inspección o solo deja los documentos.

El precio depende del número de trabajadores, del riesgo, de las sedes y de cuánto trabajo en sitio se contrata. Los factores que lo mueven los explicamos en cuánto cuesta el SG-SST en Colombia.

Lo que arriesga la empresa

Un sistema mal hecho aguanta en el papel hasta que llegan un accidente o una inspección. El artículo 13 de la Ley 1562 de 2012 sanciona el incumplimiento de las normas de SST con multas de hasta quinientos salarios mínimos, y el Decreto 1072, en el artículo 2.2.4.11.5 que modificó el Decreto 2642 de 2022, gradúa esas multas por tamaño de empresa y las expresa en UVT. Para una microempresa van de 26,31 a 131,57 UVT por incumplir normas de SST; para una gran empresa, de 2.657,61 a 13.156,51 UVT.

Las multas son la parte visible. La otra es la responsabilidad por un accidente cuando la empresa no puede demostrar que identificó el peligro y lo controló. Ahí no sirve haber pagado una consultoría si lo que dejó no prueba nada. Qué revisa el inspector y cómo transcurre la visita lo contamos en visita de inspección del Ministerio de Trabajo.