Guía para empresas
Qué es la evaluación inicial del SGSST y para qué sirve
El Decreto 1072 de 2015, en su artículo 2.2.4.6.16, lo dice en una frase: la evaluación inicial «deberá realizarse con el fin de identificar las prioridades en seguridad y salud en el trabajo para establecer el plan de trabajo anual o para la actualización del existente».
Esa frase fija el propósito. La evaluación inicial no existe para calificar a la empresa ni para entregarle un porcentaje: existe para decidir qué se hace primero con el dinero y el tiempo que hay. De ella sale el orden de prioridades; del orden de prioridades sale el plan anual.
El mismo artículo añade dos exigencias que suelen pasarse por alto. Debe hacerla «personal idóneo», y —en su parágrafo 2— debe estar documentada, porque «debe ser la base para la toma de decisiones y la planificación de la gestión de la seguridad y salud en el trabajo».
La diferencia que nadie explica
Evaluación inicial y autoevaluación anual de Estándares Mínimos: no son el mismo instrumento
Aquí es donde se enreda casi todo el mundo, y conviene decir por qué: el Decreto 1072 llama a la evaluación inicial «esta autoevaluación», y la Resolución 0312 de 2019 la describe como «la autoevaluación realizada por la empresa». La palabra es la misma. Los instrumentos no.
| Evaluación inicial | Autoevaluación anual de Estándares Mínimos | |
|---|---|---|
| Norma | Decreto 1072, art. 2.2.4.6.16 | Resolución 0312, arts. 26 y 27 |
| Qué se mira | ocho aspectos de fondo: normatividad, peligros, amenazas, efectividad de los controles, capacitación, puestos de trabajo, condiciones de salud e indicadores | los ítems de la Tabla de Valores, con su puntaje |
| Cuándo | al establecer el plan de trabajo anual o al actualizarlo | en diciembre, todos los años desde 2020 |
| Qué produce | prioridades para el plan de trabajo anual | una calificación y un plan de mejora |
| Ante quién | queda documentada en la empresa | se registra en la plataforma del Ministerio del Trabajo |
La Resolución 0312 es explícita sobre el ciclo anual: desde enero de 2020, en diciembre las empresas deben «aplicar la autoevaluación conforme a la Tabla de Valores y Calificación», elaborar el plan de mejora y formular el plan anual del año siguiente, y ese formulario se registra en la aplicación habilitada en la página web del Ministerio.
La consecuencia práctica es la que le importa a un gerente: una empresa que cada diciembre diligencia el formulario de estándares mínimos y lo sube a la plataforma no ha hecho por eso la evaluación inicial. Le faltan, entre otras cosas, el análisis de la accidentalidad de los dos últimos años y la evaluación de si los controles que instaló sirvieron de algo. Y al revés: haber hecho una evaluación inicial completa no reemplaza el reporte de diciembre.
Conviene saber además que la evaluación inicial es en sí misma un estándar calificable. En la Tabla de Valores de la Resolución 0312 aparece como el ítem 2.3.1, «Evaluación e identificación de prioridades», dentro del ciclo de planear. Se puntúa.
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Cuándo se realiza y cuándo debe actualizarse la información de la evaluación
La norma no fija un calendario ni dice «cada tanto se repite completa». Dice para qué sirve, y de ahí se deduce cuándo hace falta.
Se realiza cuando la empresa va a establecer su plan de trabajo anual, que es el momento natural: sin prioridades no hay plan, hay lista de deseos. Y el mismo artículo 2.2.4.6.16 añade que la evaluación inicial «permitirá mantener vigentes las prioridades en seguridad y salud en el trabajo acorde con los cambios en las condiciones y procesos de trabajo de la empresa y su entorno, y acorde con las modificaciones en la normatividad».
Esa frase es la que hay que leer con cuidado, porque se cita mal a menudo. No dice que cada cambio obligue a rehacer los ocho componentes desde cero. Dice que la información que sostiene las prioridades tiene que seguir siendo cierta. Si la empresa abre una sede, cambia un proceso productivo, incorpora una máquina o le aplica una norma nueva, lo que estaba priorizado sobre la realidad anterior deja de reflejar la de ahora, y hay que actualizar lo que ese cambio tocó.
Hay además componentes que la propia norma marca como anuales dentro del artículo: la verificación de la identificación de peligros y la valoración de riesgos, la identificación de amenazas y la evaluación de la efectividad de las medidas implementadas. Esos tres no dependen de que pase algo: se revisan cada año.
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Qué debe evaluar: los ocho aspectos que fija el Decreto 1072
El artículo 2.2.4.6.16 del Decreto 1072 no deja el contenido al criterio de nadie. Enumera ocho aspectos, y este es el punto donde una evaluación inicial seria se separa de un formato descargado de internet.
| # | Qué exige la norma | Con qué se demuestra |
|---|---|---|
| 1 | La normatividad vigente aplicable en riesgos laborales, incluidos los estándares mínimos que le correspondan | matriz legal actualizada |
| 2 | La verificación de la identificación de peligros y la evaluación y valoración de los riesgos, anual, contemplando cambios de procesos, instalaciones, equipos y maquinaria | matriz de peligros con fecha y responsable |
| 3 | La identificación de amenazas y la evaluación de las medidas implementadas para controlarlas, anual, incluyendo los reportes de los trabajadores | análisis de vulnerabilidad y plan de emergencias |
| 4 | La evaluación de la efectividad de las medidas implementadas, anual, incluyendo los reportes de los trabajadores | seguimiento de controles, no solo su existencia |
| 5 | El cumplimiento del programa de capacitación anual, con inducción y reinducción, para trabajadores dependientes, cooperados, en misión y contratistas | listas de asistencia y evaluación de la capacitación |
| 6 | La evaluación de los puestos de trabajo en el marco de los programas de vigilancia epidemiológica | análisis de puesto de trabajo |
| 7 | La descripción sociodemográfica de los trabajadores, la caracterización de sus condiciones de salud y el análisis de las estadísticas de enfermedad y accidentalidad | perfil sociodemográfico y diagnóstico de condiciones de salud |
| 8 | El registro y seguimiento de los indicadores del SG-SST del año inmediatamente anterior | ficha de indicadores con su resultado |
A esos ocho el parágrafo 1 les suma una exigencia que se olvida siempre: la evaluación y el análisis de las estadísticas de enfermedad y accidentalidad de los dos últimos años, que «debe servir para establecer una línea base y para evaluar la mejora continua».
Los aspectos 4 y 8 son los que separan una evaluación real de un inventario. El 4 no pregunta si la empresa instaló un control, sino si el control funcionó. El 8 obliga a mirar los indicadores del año pasado antes de fijar los de este.
Perfil de quien la firma
Quién puede hacerla
El Decreto 1072 dice «personal idóneo de conformidad con la normatividad vigente». La Resolución 0312 de 2019 lo concreta en el criterio del estándar 2.3.1, y esta es la redacción que manda hoy:
«Debe ser realizada por el responsable del Sistema de Gestión de SST o contratada por la empresa con personal externo con licencia en Seguridad y Salud en el Trabajo.»
Son dos caminos, y los dos son válidos. Con personal propio, la hace quien la empresa tenga asignado como responsable del SG-SST — y ese responsable ya tiene que cumplir el perfil que le corresponda a la empresa por su tamaño y su clase de riesgo, según los artículos 4, 10 y 17 de la Resolución 0312. Con personal externo, la norma añade una condición expresa: licencia vigente en Seguridad y Salud en el Trabajo.
De ahí se sigue algo que conviene tener claro antes de contratar: un proveedor que ofrezca «la evaluación inicial» sin licencia en SST no cumple el criterio del estándar, por barato que resulte. Y la licencia se consulta en línea, así que es de lo primero que se verifica en una visita.
Y una comprobación que vale la pena hacer antes de seguir: si el formato o la guía que tiene en la mano sustenta este requisito en los artículos 5 y 6 de la Resolución 1111 de 2017, está trabajando sobre una norma derogada. El artículo 37 de la Resolución 0312 de 2019 dice literalmente que «deroga la Resolución 1111 de 2017». Es fácil de verificar y conviene hacerlo, porque de ahí cuelga quién puede firmarle el diagnóstico.
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Qué evidencia queda y qué pide el inspector
La misma Resolución 0312, en el modo de verificación del estándar 2.3.1, dice exactamente qué se solicita:
«Solicitar la evaluación inicial del Sistema de Gestión de SST mediante la matriz legal, matriz de peligros y evaluación de riesgos, verificación de controles, lista de asistencia a capacitaciones, análisis de puestos de trabajo, exámenes médicos de ingreso y periódicos y seguimiento de indicadores, entre otros.»
Es decir: la evidencia no es el documento de la evaluación, son los soportes que la sostienen. Un informe bien redactado sin la matriz legal detrás, sin las listas de asistencia y sin los indicadores del año anterior no acredita nada. Y como el parágrafo 2 del artículo 2.2.4.6.16 exige que la evaluación esté documentada, la empresa necesita las dos cosas: el documento y sus soportes, archivados de forma que otra persona pueda encontrarlos.
En las empresas que revisamos, lo que más falla no es que falte la evaluación: es que existe un archivo llamado «evaluación inicial» que nadie puede sustentar, porque los soportes viven en el computador de quien la hizo y esa persona ya no está.
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Qué hacer con el resultado
Una evaluación inicial que termina en un informe archivado no sirvió para nada. La norma le fija un destino: las prioridades que salen de ahí alimentan el plan de trabajo anual.
El orden que funciona en la práctica es este:
- Priorizar lo que la evaluación destapó, por riesgo y no por facilidad.
- Llevarlo al plan de trabajo anual, con objetivos, metas, responsables, recursos y cronograma, firmado por el empleador.
- Ejecutar dejando evidencia de que cada actividad ocurrió, no de que estaba programada.
- Medir con indicadores y comparar contra la línea base de accidentalidad que la propia evaluación estableció.
Ese cuarto punto es el que cierra el círculo: la evaluación inicial fija la línea base con los dos últimos años, y un año después los indicadores dicen si el sistema movió algo. Sin línea base, «mejoramos» es una opinión.
De ahí en adelante el trabajo ya no es diagnosticar, es sostener. Es lo que separa tener un sistema de administrar el SG-SST mes a mes, y lo que hace que en diciembre el reporte de estándares mínimos sea el resultado de un año de trabajo y no un formulario diligenciado a última hora.
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Dónde solemos encontrar el problema
En las empresas que llegan a nosotros, la evaluación inicial falla casi siempre en el mismo punto: existe como documento y no como diagnóstico. Se descargó un formato, se marcaron casillas y se archivó. Cuando se pregunta por qué la empresa priorizó lo que priorizó, no hay respuesta — porque nunca hubo priorización, hubo diligenciamiento.
Los otros dos hallazgos frecuentes son el aspecto 8 y el parágrafo 1: nadie miró los indicadores del año anterior, y nadie analizó la accidentalidad de los dos últimos años. Sin eso no hay línea base, y sin línea base el sistema no puede demostrar mejora continua ante un inspector.
En Medina SST Empresarial diseñamos, ejecutamos y administramos el SG-SST en todo el país, y la evaluación inicial es por donde empezamos con cada empresa nueva: los ocho aspectos del artículo 2.2.4.6.16 con sus soportes, el perfil que la norma le exige a su responsable, y el plan de trabajo anual construido sobre las prioridades que salieron del diagnóstico, no sobre una plantilla. Puede ver el alcance en nuestra página de asesoría e implementación del SG-SST.
Si quiere saber en qué punto está antes de que llegue una visita, escríbanos y revisamos su caso: con el número de trabajadores, la clase de riesgo y lo que tenga hecho es suficiente para decirle qué le falta.
Contáctenos por WhatsApp al 322 818 79 63 o al teléfono 601 9038072.
Dudas frecuentes
Preguntas frecuentes
¿La evaluación inicial del SGSST se hace una sola vez?
Se hace para establecer el plan de trabajo anual, y la norma pide mantener vigente su información cuando cambian las condiciones, los procesos, el entorno o la normatividad. Además, tres de sus componentes son expresamente anuales: la identificación de peligros, la identificación de amenazas y la evaluación de la efectividad de las medidas de control.
¿La autoevaluación de Estándares Mínimos reemplaza la evaluación inicial?
No. Son instrumentos distintos: la autoevaluación anual califica el cumplimiento contra la Tabla de Valores y se registra ante el Ministerio; la evaluación inicial identifica prioridades para el plan de trabajo anual y queda documentada en la empresa. Ninguna sustituye a la otra.
¿Puede hacerla alguien sin licencia en SST?
Si la hace personal externo contratado, no: el criterio del estándar 2.3.1 de la Resolución 0312 exige licencia vigente en Seguridad y Salud en el Trabajo. Si la hace la propia empresa, la realiza el responsable del SG-SST, que debe cumplir el perfil que le corresponda según el tamaño y la clase de riesgo.
¿Qué pasa si mi empresa nunca ha hecho la evaluación inicial?
Se hace ahora y se documenta, con los soportes que la sustentan. Conviene saber que es un estándar calificable —el ítem 2.3.1 de la Tabla de Valores—, así que su ausencia se refleja en la calificación de estándares mínimos y deja al plan de trabajo anual sin fundamento.
¿Sirve un formato descargado de internet?
Como guía puede servir; como evaluación, no. Y conviene revisar sobre qué norma está armado: si cita la Resolución 1111 de 2017, quedó derogada por el artículo 37 de la Resolución 0312 de 2019. Además, ningún formato reemplaza los soportes: matriz legal, matriz de peligros, verificación de controles, capacitaciones, análisis de puestos, exámenes médicos e indicadores.
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Fuentes normativas oficiales
- Decreto 1072 de 2015 — Decreto Único Reglamentario del Sector Trabajo. Su artículo 2.2.4.6.16 regula la evaluación inicial del SG-SST: finalidad, los ocho aspectos que debe incluir, la línea base de dos años y la obligación de documentarla.
- Resolución 0312 de 2019 — Estándares Mínimos del SG-SST. Su estándar 2.3.1 fija quién puede realizar la evaluación inicial y qué evidencia se solicita; sus artículos 26 y 27 regulan la autoevaluación anual y la Tabla de Valores; su artículo 37 deroga la Resolución 1111 de 2017.
