Acta de conformación de la brigada de emergencia
Acta conformación brigada de emergencia es el documento con el que una empresa deja constancia de quiénes integran su brigada, en qué sede y turno trabaja cada brigadista, qué función asume y desde cuándo.
Es la primera evidencia que se pide cuando alguien revisa la brigada, porque la Resolución 0312 de 2019 verifica literalmente «el documento de conformación», y casi siempre es la más desactualizada: nombra a personas que ya no trabajan ahí o deja sin cubrir el turno de la noche.
Por Pablo Medina · Especialista SST 9 min de lectura
La respuesta corta
La norma no dice «acta», pero el Decreto 1072 obliga a conformar la brigada y la Resolución 0312 verifica «el documento de conformación» junto con los soportes de capacitación y dotación. El acta sirve si identifica a cada brigadista con su sede, turno y función, la firma cada uno y el empleador, cubre todos los turnos y se actualiza cada vez que alguien sale, se abre un turno o un simulacro muestra un frente débil.
Qué norma pide el acta y qué verifica el inspector
Ninguna norma colombiana usa la palabra «acta» para la brigada. Lo que existe es la obligación de conformarla y la forma en que se comprueba, y entre las dos dejan claro qué documento hace falta.
La obligación está en el numeral 11 del artículo 2.2.4.6.25 del Decreto 1072 de 2015, el mismo que ordena el plan de emergencias: el empleador debe «conformar, capacitar, entrenar y dotar la brigada de emergencias, acorde con su nivel de riesgo y los recursos disponibles, que incluya la atención de primeros auxilios». Conformar es el primer verbo, y es el que se prueba con el acta.
La comprobación está en la Resolución 0312 de 2019. Para las empresas de 11 a 50 trabajadores, el modo de verificación del estándar de brigada pide el documento de conformación más los soportes de la capacitación y de la entrega de la dotación. Para las de más de 50, o de riesgo IV y V, la brigada debe responder a las necesidades de la empresa en primeros auxilios, contra incendios y evacuación. En la tabla de valores del artículo 27, el ítem 5.1.2, «Brigada de prevención conformada, capacitada y dotada», vale cinco de los cien puntos de la autoevaluación.
| Tamaño de la empresa | Qué se verifica de la brigada | Peso en la autoevaluación |
|---|---|---|
| 10 o menos trabajadores, riesgo I a III | No hay estándar de brigada en el artículo 3, pero el Decreto 1072 sigue obligando a conformarla | No se califica |
| 11 a 50 trabajadores, riesgo I a III | Documento de conformación, soportes de capacitación y de entrega de la dotación | Ítem 5.1.2: 5 % |
| Más de 50, o riesgo IV y V | Brigada conformada, capacitada y dotada según las necesidades y el tamaño de la empresa | Ítem 5.1.2: 5 % |
Que la empresa pequeña no tenga ese estándar en la autoevaluación no la exime: el deber de fondo es del Decreto 1072 y no tiene umbral de tamaño. Lo que cambia es lo que le califican, no lo que tiene que hacer.
Qué tiene que decir el acta
El acta sirve si responde, sin que nadie tenga que explicarla, quién responde en cada lugar y a cada hora. Este es el modelo con los campos que sostienen una revisión:
| Campo del acta | Qué se escribe | Por qué importa |
|---|---|---|
| Fecha y lugar de la reunión | Día, sede y quién convocó | Fija desde cuándo rige la conformación |
| Fundamento | Decreto 1072, art. 2.2.4.6.25, num. 11, y el plan de emergencias de la empresa | Conecta el acta con la obligación |
| Integrantes | Nombre, documento, cargo y área de cada brigadista | Identifica a cada persona sin ambigüedad |
| Sede y turno | Dónde y en qué horario trabaja cada uno | Demuestra que ningún turno queda sin brigada |
| Función en la brigada | Primeros auxilios, contra incendios, evacuación, coordinación | Permite ver qué frentes están cubiertos |
| Coordinador o jefe de brigada | Nombre y suplente | Dice quién manda durante el evento |
| Aceptación | Firma de cada brigadista | Prueba que la persona sabe que es brigadista |
| Firma del empleador o su delegado | Representante legal o quien designe | Respalda la conformación con la dirección |
| Próximos pasos | Capacitación programada y entrega de dotación | Anuncia los otros dos soportes que se verifican |
La firma de cada brigadista no es un formalismo. Un acta firmada solo por el área de seguridad y salud en el trabajo dice que la empresa nombró a alguien; un acta firmada por cada integrante dice que esas personas aceptaron la responsabilidad. En una investigación de accidente, la diferencia pesa.
Cuántos brigadistas y en qué turnos
El Decreto 1072 dice que las disposiciones de emergencia deben cubrir todos los centros y turnos de trabajo. Para el acta eso significa una cosa concreta: si la empresa tiene tres turnos, el acta tiene que mostrar brigadistas en los tres, y si tiene dos sedes, en las dos.
Cuando la brigada asume el frente contra incendios en los sectores que regula la Resolución 0256 de 2014 de la Dirección Nacional de Bomberos —energético, industrial, petrolero, minero, portuario, comercial y similares—, su artículo 5 exige que esté conformada «mínimo por el 20% de la población laboral, garantizando una distribución uniforme de los brigadistas en los turnos de trabajo». El mismo artículo crea la figura del director de la brigada contraincendio, que determina su tamaño y organización. Qué empresas entran en esa resolución y cómo se calcula el 20 % está desarrollado en brigada de emergencia.
La consecuencia para el acta es que no basta una lista de nombres: tiene que poder leerse por turno. Una tabla con veinte brigadistas que trabajan todos de día es una brigada que de noche no existe.
Cómo se escoge a los brigadistas
La Resolución 0256 define la brigada como un «grupo de empleados» que, según sus capacidades, realiza actividades preventivas y de control de emergencias, «actuando como primeros respondedores». Esa definición tiene dos palabras que guían la selección: empleados, es decir, personas que están en la operación; y capacidades, es decir, personas que pueden hacer lo que se les va a pedir.
En la práctica, la reunión de conformación funciona mejor cuando combina convocatoria voluntaria y criterio técnico. Se explica qué hace un brigadista, cuánto tiempo le va a dedicar y qué formación recibe; se reciben los voluntarios; y el área de seguridad y salud en el trabajo revisa que haya cobertura en todos los turnos, sedes y frentes. Si faltan voluntarios en un turno, la empresa designa, y lo deja escrito en el acta.
Lo que no conviene es nombrar a quien casi nunca está en la sede, a quien tiene una restricción médica incompatible con la función, o a todos los jefes, que en una emergencia tienen otras responsabilidades.
Cuándo se actualiza el acta
El acta de conformación no es un documento de una sola vez. Se vuelve a firmar, o se complementa con un acta de novedades, en estos momentos:
| Momento | Qué cambia en el acta |
|---|---|
| Sale un brigadista de la empresa o de la brigada | Se registra su retiro y su reemplazo |
| Entra un turno, una sede o un área nueva | Se nombran brigadistas para ese lugar y horario |
| Después de un simulacro con hallazgos | Se ajustan funciones o se refuerzan frentes débiles |
| Cambia el plan de emergencias | Se revisa que la brigada responda a las amenazas nuevas |
| Revisión anual del SG-SST | Se confirma que cada integrante sigue activo y capacitado |
La Resolución 0312 añade un criterio útil para decidir cuándo: en las empresas de más de 50 trabajadores, el modo de verificación del plan exige comprobar que las recomendaciones del simulacro se tuvieron en cuenta en el mejoramiento del plan. Si el simulacro mostró que un turno no tenía quién evacuara, el acta siguiente tiene que mostrar que ya lo tiene.
Lo que acompaña al acta: capacitación y dotación
El acta es uno de tres soportes. La Resolución 0312 pide junto a ella los de capacitación y entrega de la dotación, y la Resolución 0256 detalla, para cada clase de brigada contraincendio, los elementos mínimos: para la brigada básica, extintores portátiles según el riesgo, uniforme de manga larga con reflectivos, casco con barbuquejo, guantes, protección visual y respiratoria, y calzado adecuado.
Por eso el acta funciona mejor cuando termina anunciando los otros dos: la fecha de la capacitación inicial y la de la entrega de la dotación, con el registro de quién recibió qué. La formación de los brigadistas está en capacitación de la brigada de emergencia y la de primeros auxilios en el curso de primeros auxilios.
Cuánto tiempo se guarda y dónde
El acta es un documento del SG-SST, y el artículo 2.2.4.6.13 del Decreto 1072 exige conservar esos documentos «de manera controlada, garantizando que sean legibles, fácilmente identificables y accesibles, protegidos contra daño, deterioro o pérdida». Para el acta eso quiere decir guardar todas las versiones, no solo la vigente: la historia de quién fue brigadista y cuándo es lo que permite responder si, en una emergencia de hace dos años, la empresa tenía brigada en ese turno.
Puede ser física o digital, con firma manuscrita o electrónica, siempre que se pueda identificar quién firmó y cuándo. Lo que no sirve es el archivo que solo existe en el computador de quien lo hizo.
Cómo trabaja Medina la conformación de la brigada
Medina diseña, implementa y administra el SG-SST de empresas de todo el país, y dentro del plan de emergencias organiza la brigada completa: la reunión de conformación, el acta por sedes y turnos, la capacitación de los brigadistas con primeros auxilios y la actualización del acta después de cada simulacro.
Además vendemos, instalamos y mantenemos la dotación de brigadistas, los extintores, los botiquines y la señalización de evacuación, con la planilla de entrega que completa los soportes que se verifican.
Preguntas frecuentes
¿Es obligatoria el acta de conformación de la brigada de emergencia?
La norma no dice «acta», pero exige conformar la brigada (Decreto 1072, art. 2.2.4.6.25, num. 11) y la Resolución 0312 verifica el documento de conformación en las empresas de 11 a 50 trabajadores. En la práctica, el acta firmada es la forma de demostrar que la brigada existe.
¿Quién firma el acta de conformación de la brigada?
Cada brigadista, para dejar constancia de que acepta la función, y el empleador o su delegado, que respalda la conformación. Si el acta solo la firma el área de seguridad y salud en el trabajo, prueba que se nombró a alguien, no que esa persona sabe que es brigadista.
¿Cuántos brigadistas debe tener una empresa?
El Decreto 1072 no fija un número: exige que la brigada sea acorde con el nivel de riesgo y cubra todos los turnos. Cuando aplica la Resolución 0256 de 2014 a la brigada contraincendio, el mínimo es el 20 % de la población laboral, distribuido de forma uniforme en los turnos.
¿Cada cuánto se actualiza el acta de la brigada?
Cada vez que sale o entra un brigadista, se abre un turno o una sede, un simulacro muestra un frente débil o cambia el plan de emergencias, y como mínimo en la revisión anual del SG-SST. Un acta de hace años con personas que ya no trabajan en la empresa no prueba que hoy haya brigada.
¿Una empresa de menos de diez trabajadores necesita brigada?
Sí. La Resolución 0312 no le califica ese estándar en la autoevaluación, pero el Decreto 1072 obliga a todo empleador a conformar, capacitar y dotar la brigada acorde con su riesgo. En una empresa pequeña puede ser de dos o tres personas, siempre que cubran todos los turnos.
¿El acta puede ser digital?
Sí, siempre que se conserve de manera controlada y se pueda identificar quién firmó y cuándo, como exige el artículo 2.2.4.6.13 del Decreto 1072 para los documentos del SG-SST. Se guardan todas las versiones, no solo la vigente.
Fuentes normativas oficiales
- Decreto 1072 de 2015, artículo 2.2.4.6.25
Ministerio del Trabajo, Gestor Normativo de Función Pública. El numeral 11 obliga a conformar, capacitar, entrenar y dotar la brigada de emergencias con atención de primeros auxilios, con cobertura a todos los centros y turnos de trabajo.
- Decreto 1072 de 2015, artículo 2.2.4.6.13
Ministerio del Trabajo, Gestor Normativo de Función Pública. Conservación controlada de los documentos del SG-SST: legibles, identificables, accesibles y protegidos contra daño o pérdida.
- Resolución 0312 de 2019, artículo 9
Ministerio del Trabajo. Para empresas de 11 a 50 trabajadores, el estándar de brigada se verifica con el documento de conformación y los soportes de capacitación y dotación.
- Resolución 0312 de 2019, artículos 16 y 27
Ministerio del Trabajo. Brigada según las necesidades y el tamaño de la empresa para las de más de 50 trabajadores, y el ítem 5.1.2 con un peso del 5 %.
- Resolución 0256 de 2014, artículos 2 y 5
Dirección Nacional de Bomberos, normograma oficial de la Cancillería. Definición de brigada y director de la brigada contraincendio, con el mínimo del 20 % de la población laboral distribuido en los turnos.
- Resolución 0256 de 2014, artículo 6
Dirección Nacional de Bomberos, normograma oficial de la Cancillería. Clases de brigada contraincendio y elementos y protección mínimos de cada una.
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