Hoja de vida de vehículos

Hoja de vida de vehículos: qué debe contener

El paso 17 de la Resolución 40595 de 2022 dice que la organización «debe documentar y mantener la hoja de vida de cada vehículo automotor y no automotor usado para los desplazamientos laborales», y fija su contenido mínimo:

• El historial de adquisición del vehículo.
• Los responsables de la ejecución de las reparaciones y del mantenimiento.
• Los equipos y repuestos que se hayan utilizado en cada reparación o mantenimiento.
• La trazabilidad del mantenimiento realizado.

La palabra que más pesa es trazabilidad: que cualquier intervención se pueda seguir desde el día en que se hizo hasta el estado actual del vehículo. Un registro que se llena una vez al año, de memoria, no la tiene.

Qué exige la norma

Este es el formato en blanco de la hoja de vida con el contenido mínimo del paso 17. En la tabla de mantenimientos, en el celular, deslice hacia el lado para ver todas las columnas.

Hoja de vida y plan de mantenimiento: dos documentos distintos

Los dos salen del mismo paso de la metodología y se confunden con frecuencia. El plan de mantenimiento mira hacia adelante: programa lo que se le va a hacer a cada vehículo. La hoja de vida mira hacia atrás: registra lo que de verdad se hizo. Sin el plan no hay qué cumplir; sin la hoja de vida no hay cómo probar que se cumplió.

De dónde sale la información

El mismo paso 17 dice con qué se planea el mantenimiento: los informes de la inspección preoperacional, los reportes de condiciones inseguras, los riesgos de la operación, los manuales y fichas técnicas de los proveedores y las recomendaciones de los fabricantes. Todo eso termina, tarde o temprano, en la hoja de vida.

La conexión más débil suele ser la primera. La falla que el conductor anotó en la inspección preoperacional tiene que llegar al taller y quedar en la hoja de vida con lo que se hizo para corregirla. Si la novedad se queda en el formato del día, la hoja de vida no cuenta la historia completa del vehículo.

Los vehículos que no son de la empresa

La hoja de vida se pide para cada vehículo automotor y no automotor usado en los desplazamientos laborales, y la metodología añade una obligación aparte: la organización «debe documentar el mantenimiento de los vehículos de propiedad de los colaboradores puestos al servicio de la organización, para el cumplimiento de sus funciones».

Es el caso de la moto del mensajero, del carro del vendedor que visita clientes o de la bicicleta con la que se hacen entregas. Son del trabajador, pero trabajan para la empresa, y su mantenimiento también tiene que quedar documentado. Los vehículos de contratistas que prestan servicio con su conductor se controlan dentro de la gestión de contratistas.

Hoja de vida del vehículo y consulta en el RUNT

Muchas búsquedas de «hoja de vida de un carro» buscan otra cosa: la información de un vehículo en el Registro Único Nacional de Tránsito, el RUNT, por ejemplo antes de comprar uno usado. Esa consulta muestra lo que está registrado ante las autoridades de tránsito. La hoja de vida del PESV es un documento interno de la empresa: lo que le hizo a cada vehículo, quién y con qué. Una no reemplaza a la otra.

Lo que revisa una visita

Quien llega a verificar el plan, sea del Ministerio del Trabajo, de la Supertransporte o de un organismo de tránsito según la empresa, pregunta por el paso 17 tres veces, y en los tres niveles: si hay plan de mantenimiento preventivo, si se documentó y se mantiene la hoja de vida de cada vehículo con el contenido mínimo, y si se documenta el mantenimiento de los vehículos de los colaboradores.

El resultado se mide con el indicador 10 de la metodología, cumplimiento del plan de mantenimiento preventivo, que se reporta en los tres niveles. La Superintendencia de Transporte, en su manual de variables, lo arma con las actividades de mantenimiento preventivo programadas y las ejecutadas en cada trimestre. Sin hoja de vida al día, la segunda cifra no se puede sostener. El resto de los indicadores está en indicadores del PESV.

Errores frecuentes

• La carpeta de facturas. Recibos sueltos del taller que no dicen qué se hizo, a qué vehículo ni en qué orden.
• Sin responsable. Mantenimientos registrados sin quién los ejecutó.
• Repuestos invisibles. Reparaciones anotadas sin los repuestos o equipos que se usaron.
• Solo la flota propia. Los vehículos alquilados, en leasing o de los colaboradores, por fuera.
• La preoperacional desconectada. Las fallas que reportan los conductores nunca aparecen en la hoja de vida.
• Un plan que nadie cumple. Mantenimientos programados que no se hicieron y que nadie mide.
• Llenada de memoria. Registros escritos meses después, sin fechas reales.

Qué arriesga la empresa

Un vehículo que sufre un siniestro por una falla mecánica y cuya hoja de vida no muestra el mantenimiento deja a la empresa sin cómo probar que lo cuidó. En la verificación, la falta de hoja de vida o de plan de mantenimiento se lee en las preguntas del paso 17 y en el indicador 10. Y por la conexión del plan con el SG-SST, la falta también se cuenta en el sistema de gestión, donde el Decreto Ley 1295 de 1994 y la Ley 1562 de 2012 son los que ponen las sanciones.