Inspección preoperacional

Inspección preoperacional, técnico-mecánica y mantenimiento

Se confunden porque las tres miran el estado del vehículo, pero las hace gente distinta, con otra frecuencia y para otra cosa.

• La revisión técnico-mecánica la hace un centro de diagnóstico automotor registrado ante el RUNT, como dispone el artículo 53 del Código Nacional de Tránsito en la redacción del Decreto Ley 2106 de 2019, y termina en un certificado. Es una obligación del vehículo frente a las autoridades de tránsito, con sus propios plazos.
• El mantenimiento preventivo lo programa la empresa y lo ejecuta un taller, según el fabricante y el uso. En el PESV es el paso 17 de la metodología.
• La revisión preoperacional la hace quien va a conducir u operar, cada día que el vehículo trabaja y antes de arrancar. No reemplaza a las otras dos: es la que detecta lo que cambió desde la última vez.

Por eso un vehículo con la técnico-mecánica al día puede no estar en condiciones de salir esta mañana. Una llanta baja, una luz fundida o un líquido de frenos que se perdió no esperan al próximo certificado.

Qué exige la norma

La obligación tiene dos capas. La ley dice qué debe contener el PESV y la resolución del Ministerio de Transporte dice cómo se implementa y cómo se mide. Están obligadas las entidades y empresas, públicas o privadas, con una flota de más de diez vehículos, automotores o no automotores, y las que contraten o administren personal de conductores, que además deben articular el plan con su SG-SST.

El numeral 4 del artículo 12 de la Ley 1503 es el que más se pasa por alto, porque no habla solo de los vehículos de la empresa. Incluye también «los vehículos propios de los trabajadores puestos al servicio de la organización». La moto con la que el mensajero hace las entregas entra en la inspección aunque esté a su nombre.

Qué se revisa antes de arrancar

El punto de partida es el manual del fabricante, y cada tipo de vehículo tiene lo suyo. En un vehículo automotor de la flota, la revisión cubre los frentes que fallan sin que el conductor lo note mientras maneja.

• Documentos. Licencia de tránsito, SOAT, revisión técnico-mecánica vigente y licencia de conducción de quien lo va a manejar.
• Luces. Delanteras, traseras, de freno, direccionales y de reversa.
• Llantas. Las que están en uso y la de repuesto.
• Frenos y dirección. El freno de servicio, el de parqueo y la respuesta de la dirección.
• Niveles. Aceite, refrigerante, líquido de frenos y agua del limpiabrisas.
• Cabina. Cinturones, espejos, limpiabrisas, pito y un tablero sin testigos de falla encendidos.
• Equipo de carretera. El que el artículo 30 del Código Nacional de Tránsito exige portar como mínimo, del gato y la cruceta al botiquín, el extintor y la linterna.

Lo que no cabe en un formato genérico es lo que hace particular a cada vehículo. Un camión con plataforma, una buseta con pasajeros o una camioneta de obra tienen puntos propios, que salen de su manual y de los riesgos que identificó el PESV. La motocicleta, además, lleva el casco y los elementos de protección de quien la conduce.

Los vehículos que se quedan por fuera

La revisión diaria suele organizarse para los vehículos que la empresa compró, y ahí empieza el hueco. La metodología del PESV cuenta como flota los vehículos propios, los arrendados, los de leasing y renting, los de los contratistas y los de los trabajadores que se ponen al servicio de la organización.

Los que más se escapan son los que no tienen el nombre de la empresa en la tarjeta de propiedad. La moto del trabajador que hace diligencias o entregas, que es suya pero trabaja para la empresa. El vehículo del contratista, que llega con su conductor y nunca pasa por el control. Y los no automotores, como bicicletas y triciclos de carga, que la ley cuenta dentro de la flota y casi nadie incluye.

Con el contratista, la inspección se pide en el contrato y se verifica: el registro de su vehículo entra al mismo control que los de la empresa, como parte de la gestión de contratistas.

Equipos y herramientas: la misma lógica

La palabra preoperacional también se usa para montacargas, plataformas elevadoras, pulidoras, taladros y cualquier equipo que se revisa antes de usarlo. Ahí la base no es el PESV sino el SG-SST y el manual del fabricante. La Resolución 0312 de 2019 pide, desde las empresas de once trabajadores, el mantenimiento periódico de instalaciones, equipos, máquinas y herramientas según sus manuales o fichas técnicas, y en las de más de cincuenta, también según los informes de inspección y los reportes de condiciones inseguras.

En trabajo en alturas la regla es expresa: el artículo 23 de la Resolución 4272 de 2021 dice que los elementos de protección contra caídas «deben ser inspeccionados antes de cada uso por parte del trabajador». Qué se mira en cada pieza lo desarrollamos en EPP para trabajo en alturas.

La diferencia con la inspección planeada está en quién la hace y cuándo. La preoperacional la hace el operador cada vez que va a usar el equipo; la planeada la hacen el responsable del SG-SST y el COPASST con una periodicidad y recorre las instalaciones completas. Las dos hacen falta, y la segunda la explicamos en inspección de seguridad.

Cuando el vehículo no pasa la inspección

Un formato con todas las casillas en «bien», todos los días durante meses, no prueba que la flota esté perfecta. Lo que suele probar es que nadie lo está mirando. El valor de la inspección está en lo que pasa cuando algo sale mal.

La norma pide un procedimiento y un registro. Lo que lo vuelve útil es que la empresa haya decidido antes qué pasa con una novedad: quién la recibe, quién decide si el vehículo sale o se queda y cómo llega al taller. Esa última parte conecta la inspección con el mantenimiento preventivo del paso 17. Si las fallas que encuentran los conductores no aparecen en el plan de mantenimiento, las dos cosas existen por separado y ninguna cumple su función.

Y hay una consecuencia que pocos ven venir. Un registro en el que el conductor anotó la falla y el vehículo salió igual es, después de un siniestro, la prueba de que la empresa sabía.

Lo que revisa una visita

El PESV lo verifican el Ministerio del Trabajo, la Superintendencia de Transporte y los organismos de tránsito, cada uno en su competencia. Sobre la inspección diaria, lo que se mira es el procedimiento y la evidencia de que se cumple.

El dato de cierre es el indicador 9 de la metodología, inspecciones diarias preoperacionales, que se reporta en los tres niveles del plan. La Superintendencia de Transporte, en su manual de variables de los indicadores del PESV, lo arma con dos números: los vehículos que cumplieron el procedimiento del paso 16 y los que operaron cada día. El resto de los indicadores y el reporte anual están en indicadores del PESV.

Errores frecuentes

• El formato del viernes. Las casillas de la semana llenas de una sola vez, con la misma letra y el mismo esfero.
• Un formato para todo. El mismo para la moto, la camioneta y el montacargas, que obliga a dejar media hoja en blanco o a marcar lo que no existe.
• Novedades sin dueño. La falla anotada que no le llegó a nadie y el vehículo que salió igual.
• La flota a medias. Los vehículos de contratistas, los alquilados y las motos de los trabajadores, fuera del control.
• El indicador sin respaldo. Un porcentaje reportado que no se puede reconstruir con los registros.
• Confundirla con la técnico-mecánica. Creer que el certificado del CDA cubre lo de cada día.
• Archivar sin leer. Formatos guardados en una caja que nadie consolida ni analiza.

Qué arriesga la empresa

El primer riesgo no es una multa: es un siniestro con un vehículo que no estaba en condiciones de salir, y una empresa que no puede demostrar que lo revisó, o que lo revisó y lo dejó salir de todas formas. Un PESV sin inspección ni mantenimiento de los vehículos incumple además el contenido mínimo que fija la ley. Como el plan se articula con el SG-SST, el hallazgo alcanza también al sistema de gestión, y por ese lado las sanciones por desconocer las normas de riesgos laborales se apoyan en el Decreto Ley 1295 de 1994 y en la escala de multas de la Ley 1562 de 2012.