Reglamento de higiene y seguridad industrial

¿Le exige el reglamento de higiene y seguridad industrial a su empresa? Depende de un número: diez

El artículo 349 del Código Sustantivo del Trabajo, tal como lo dejó la Ley 962 de 2005, dice: «Los empleadores que tengan a su servicio diez (10) o más trabajadores permanentes deben elaborar un reglamento especial de higiene y seguridad, a más tardar dentro de los tres (3) meses siguientes a la iniciación de labores, si se trata de un nuevo establecimiento. El Ministerio de la Protección Social vigilará el cumplimiento de esta disposición.»

El umbral es diez, no «toda empresa». Mucha gente da por hecho que el reglamento es un documento universal, como la política de SST, y no lo es: por debajo de diez trabajadores permanentes el artículo no lo impone. Eso no deja a una empresa pequeña sin deberes de seguridad. El artículo 2.2.4.6.1 del Decreto 1072 manda aplicar el SG-SST a «todos los empleadores públicos y privados», y entre sus documentos figura la identificación anual de peligros, sin importar el tamaño de la empresa. Lo que arranca en diez es este documento específico.

El plazo de tres meses está escrito para el establecimiento nuevo. Sobre el empleador que ya funciona y llega al décimo trabajador permanente el artículo no dice nada, y ahí lo prudente es no esperar tres meses para averiguar si le alcanzan: el reglamento se elabora cuando se cruza el umbral.

Queda una duda de conteo que el artículo no resuelve, porque no define qué es un trabajador «permanente». Cómo se cuentan los contratos a término fijo, los aprendices, los temporales o los contratistas es una discusión de derecho laboral; si su planta anda cerca de diez, la respuesta la tiene que dar su abogado laboral, y no este artículo ni nosotros.

Lo que se suprimió en 2005 fue el trámite, no la obligación

El artículo 55 de la Ley 962 de 2005, la ley de racionalización de trámites, lleva un título que lo dice todo: «Supresión de la revisión y aprobación del reglamento de higiene y seguridad por el Ministerio de la Protección Social». Reescribió el 349 y sacó del texto el paso por el Ministerio. El propio Ministerio de entonces lo confirmó en un concepto que todavía circula: «ya no es necesario registrar el Reglamento de Higiene y Seguridad Industrial o sus actualizaciones en el Ministerio de la Protección Social, por lo anterior solo hay que elaborarlo y publicarlo en dos lugares visibles de cada sede de la empresa y hacerlo conocer de todo los trabajadores».

Un concepto no es una ley, y el mismo documento aclara que «no declara derechos ni dirime controversias»; se cita como el criterio de la autoridad y no como norma. Pero coincide con lo que dice el texto legal, y por eso el reglamento se trata hoy como un documento de la empresa que la empresa custodia, no como un trámite que se radica.

Quien abre el Código se encuentra con un detalle que confunde. El artículo 351 todavía dice: «Una vez aprobado el reglamento de conformidad con el artículo 349, el empleador debe mantenerlo fijado en dos (2) lugares visibles del local del trabajo». La palabra «aprobado» es un rastro del trámite que la Ley 962 suprimió, porque el 349 vigente ya no contiene aprobación alguna. Lo que sobrevive del 351 es lo que importa en la práctica: el reglamento tiene que estar fijado y a la vista.

No es el reglamento interno de trabajo, ni un documento del SG-SST

El reglamento de higiene se confunde a menudo con otros dos documentos, y la confusión tiene consecuencias porque cada uno tiene su propio umbral:

El artículo 104 define el reglamento de trabajo como «el conjunto de normas que determinan las condiciones a que deben sujetarse el empleador y sus trabajadores en la prestación del servicio». Es un documento sobre la relación de trabajo. El de higiene y seguridad trata de los riesgos y de las condiciones de seguridad del establecimiento, y es el que enumera el artículo 350.

El cruce de umbrales produce situaciones concretas. Un almacén con siete trabajadores permanentes está obligado al reglamento de trabajo, porque en comercio el artículo 105 habla de más de cinco, y no lo está al de higiene y seguridad, porque siete es menos de diez. Una planta industrial con once trabajadores tiene los dos.

Sobre el SG-SST hay una precisión que rara vez se hace. El artículo 2.2.4.6.12 del Decreto 1072 enumera dieciséis documentos, desde la política firmada por el empleador hasta las evidencias de las gestiones para controlar los riesgos prioritarios, y entre ellos está la matriz legal actualizada. El reglamento de higiene y seguridad no figura en esa lista.

Más aún: en el texto completo del decreto, en la versión compilada a marzo de 2022, la expresión «reglamento de higiene» no aparece ni una vez. Su fuente es el Código Sustantivo del Trabajo. Como el decreto ni lo menciona ni lo reemplaza, cumplir con el sistema no dispensa del reglamento cuando la empresa llega a diez trabajadores permanentes; y a la inversa, tenerlo no cubre ninguno de los dieciséis documentos.

Qué debe decir: los nueve puntos del artículo 350

El artículo 350 dice que el reglamento «debe contener, por lo menos, disposiciones normativas sobre los siguientes puntos». Son nueve, y conviene leerlos como lo que son, una lista de 1950:

Que la lista es de 1950 se comprueba en el propio Código: los artículos 349 a 352 corresponden a los artículos 366 a 369 del Decreto 2663 de 1950, y de ahí que el texto hable de salascunas y de boticas. El «por lo menos» es lo que deja espacio para decir más, y los tres primeros puntos son tan amplios que ahí cabe todo lo que la empresa tenga que decir sobre sus propios peligros. En esa amplitud el reglamento se vuelve un documento útil o queda en papel.

Los seis últimos hablan de actividades concretas. Lo razonable, y así lo trabajamos, es desarrollarlos cuando la empresa tiene esa actividad y dejar constancia escrita cuando no la tiene, con una línea del tipo «la empresa no realiza trabajos de soldadura eléctrica». Así quien lo lea sabe que el punto se consideró y no se olvidó. Esa es una decisión de redacción y no una regla de la norma.

Cómo se escribe para que no sea una plantilla copiada

Un reglamento de otra organización describe los riesgos de esa organización: sus máquinas, sus sedes, su personal. Puede estar muy bien presentado y decir cosas que a usted no le aplican mientras calla las que sí. El punto de partida es la matriz de peligros de la propia empresa, con sus controles ya definidos, y, si hay ruido, iluminación, calor o agentes químicos, las mediciones ambientales que dicen cuánto es cada uno. De ahí sale lo que el reglamento tiene que decir en el punto 2 del artículo 350, que es el de prevención de accidentes y enfermedades.

Con esa base se decide qué puntos del 350 corresponden a la actividad y se redactan reglas que una persona en planta pueda cumplir: qué elemento de protección personal se usa en qué zona, qué se hace ante un derrame, cómo se reporta un incidente y quién responde por cada cosa, con cargos y no con nombres. Sobre la protección personal, lo que la empresa compra y entrega tiene su propio criterio, desarrollado en venta de elementos de protección personal, y el reglamento lo enlaza con las zonas donde cada equipo es obligatorio.

Un taller de soldadura desarrolla el punto 6 con detalle: ventilación de los locales, pantallas y protección de quien suelda y de quien trabaja al lado. Una empresa de servicios con oficinas dice poco en los puntos 4 a 9 y dice más en el 1 y el 2: posturas, pausas, orden y aseo, salidas de emergencia. La misma norma da dos reglamentos muy distintos, y esa diferencia es la señal de que se escribió para esa empresa.

La versión final conviene que la firme el representante legal, con fecha. La norma no lo exige expresamente; lo recomendamos porque fija desde cuándo rige esa versión y quién respondió por ella. La disciplina completa, con el reconocimiento, la evaluación y el control de los agentes, está en higiene industrial; esta página se ocupa del documento y de la obligación.

Publicarlo y darlo a conocer: dos lugares visibles por sede

El artículo 351 dice que el empleador «debe mantenerlo fijado en dos (2) lugares visibles del local del trabajo». El concepto del Ministerio precisa el alcance cuando la empresa tiene varias instalaciones: dos lugares visibles «de cada sede». Una empresa con una oficina principal, una bodega y un punto de atención tiene seis lugares de publicación, no dos.

La norma habla de fijarlo en el local. Nada en el artículo contempla que una carpeta en un computador o un archivo en el correo reemplace el ejemplar a la vista. Cuáles son los mejores lugares no lo dice la norma; los que suelen servir son los que todos cruzan a diario, como la entrada, la zona de casilleros o el comedor, y no una oficina cerrada.

Darlo a conocer es una obligación distinta de publicarlo: el concepto pide «hacerlo conocer de todo los trabajadores». Un cartel en la pared no prueba que alguien lo haya leído. Lo que sí lo prueba es que el reglamento forme parte de la inducción de quien ingresa, con constancia de asistencia, y que cada versión nueva se socialice de nuevo con el personal que ya está.

Cuándo hay que actualizarlo

Los artículos 349 a 352 no fijan una periodicidad. Fijan un disparador, y lo da el concepto del Ministerio: el reglamento «se debe actualizar cada vez que se hagan modificaciones en las instalaciones, los procesos, las maquinas y equipos, las materias primas, etc., siempre y cuando dicho cambio genere riesgos que no estaban contemplados en el reglamento anterior».

La condición del final es la que separa una actualización de un trámite inútil. Cambiar el color de las paredes no obliga a nada. Comprar una prensa nueva, abrir una bodega, incorporar un proceso de pintura o sustituir un solvente sí, porque cada uno trae riesgos que el reglamento anterior no describía. Cuando eso ocurre cambian a la vez dos documentos, la matriz de peligros y el reglamento, y conviene que se muevan juntos.

Una actualización recorre el mismo camino que la primera versión: nueva versión con fecha, nueva publicación en las sedes afectadas y constancia de que los trabajadores la conocen. Ya no hay que registrarla ante el Ministerio, y el concepto lo dice expresamente para las actualizaciones. Como buena práctica, y no como exigencia de la norma, conviene revisarlo una vez al año junto con el ciclo del SG-SST, para que un cambio de proceso que nadie recordó no se quede sin reflejar.

Qué respalda el reglamento ante una visita

El artículo 352 dice quién vigila: corresponde al Ministerio del Trabajo «velar por el cumplimiento de las disposiciones de este capítulo, atender las reclamaciones de empleadores y obreros sobre transgresión de sus reglas, prevenir a los remisos, y, en caso de reincidencia o negligencia, imponer sanciones, teniendo en cuenta la capacidad económica del transgresor y la naturaleza de la falta cometida». El artículo no fija cuantías, y este texto tampoco las inventa. La nota del editor aclara que la antigua Oficina Nacional de Medicina e Higiene Industrial corresponde hoy a la División o Sección de Empleo y Seguridad Social de la respectiva Dirección Regional del Trabajo.

Ante una visita de inspección conviene poder mostrar, además del documento, lo que demuestra que se cumple. Ninguna norma fija un formato para ello; son pruebas de sentido común. Empieza por la versión vigente con su fecha y la anterior, para enseñar qué cambió y cuándo. Sigue la constancia de la publicación en cada sede, con una foto o un acta de los dos lugares, y la de que los trabajadores lo conocen, con las listas de inducción de quienes ingresaron después. Completa el registro de qué cambio de instalaciones, procesos o máquinas motivó cada revisión, y la matriz de peligros que lo respalda: de ella salen las reglas, y sin ella el reglamento se lee como una plantilla.

Errores de lectura que conviene evitar

El primero es tomarse el reglamento de otra organización como modelo de contenido. Sirve para ver la estructura, pero un documento que describe máquinas y sedes ajenas no cumple la función del artículo 350, que es decir algo sobre los riesgos de esta empresa.

El segundo es leer «ya no se registra» como «ya no se exige». Hay quien pierde tiempo buscando dónde radicarlo y quien no lo tiene porque «ese trámite se eliminó». La Ley 962 quitó el trámite, no la obligación de tenerlo.

El tercero es publicarlo solo en la sede principal. El concepto habla de cada sede, y una bodega sin el reglamento a la vista es una bodega sin publicar.

El cuarto es el crecimiento silencioso: la empresa contrata de a poco, llega a diez trabajadores permanentes y nadie recuerda que el artículo 349 cambió de estado. El umbral se cruza sin ceremonia, y por eso conviene que quien lleva el SG-SST lo tenga marcado.

Cómo lo trabaja Medina con el reglamento

Medina SST Empresarial diseña, implementa y administra el SG-SST a nivel nacional. El reglamento de higiene y seguridad se redacta sobre la matriz de peligros de la empresa, la que ya tenga o la que construimos primero cuando no existe, se deja publicado en cada sede y socializado con sus constancias, y se revisa cuando cambian las instalaciones, los procesos o las máquinas. Si la empresa todavía no tiene la matriz, el reglamento es el segundo paso y no el primero, y conviene decirlo desde el principio para no escribir un documento que después haya que rehacer.

El reglamento se trabaja dentro de la implementación del SG-SST cuando la empresa está armando su sistema, y dentro de la administración del SG-SST cuando ya lo tiene y necesita que alguien lo mantenga vivo.