Profesiograma

Qué es el profesiograma y por qué ninguna norma lo nombra

Busque «profesiograma» en el Decreto 1072, en la Resolución 0312 o en la Resolución 1843 y no lo va a encontrar. Es el nombre que el sector de la salud ocupacional le dio a un conjunto de información que la norma sí exige, con otras palabras: el perfil de cargo y los criterios de las evaluaciones médicas.

Eso tiene una consecuencia práctica que pocos explican. Cuando un auditor o un inspector pregunta por el profesiograma, no está revisando si existe un archivo con ese título. Está revisando si la empresa le entregó al médico lo que la norma manda entregar, y si los exámenes que se practicaron responden a esa información. Un documento bonito que no cumple el artículo 16 no sirve; una ficha sencilla que sí lo cumple, sí.

El profesiograma es el puente entre dos piezas del SG-SST que suelen vivir separadas: la matriz de peligros, que sabe a qué se expone cada cargo, y la medicina del trabajo, que decide qué vigilar en la salud de quien lo ocupa. Sin ese puente, la IPS evalúa a ciegas.

Lo que exige la Resolución 1843 de 2025 antes de cualquier examen

La Resolución 1843 de 2025 del Ministerio del Trabajo regula hoy las evaluaciones médicas ocupacionales. Su artículo 16 se titula «Información básica requerida para realizar las evaluaciones médicas ocupacionales» y pone la carga en el empleador: es él quien debe suministrar la información, no la IPS quien debe averiguarla.

El parágrafo 2 del mismo artículo agrega algo que conviene saber: si el médico considera que la información es insuficiente, puede pedir que se amplíe. Un médico que nunca pide nada no es señal de que el profesiograma esté completo.

Fíjese en el primer renglón. La norma pide que el perfil de cargo incluya «requisitos físicos, mentales y técnicos» y «las medidas preventivas necesarias». Un manual de funciones de recursos humanos casi nunca trae eso, y por eso copiarlo no resuelve la obligación.

La Resolución 2346 ya no rige: qué cambió para el profesiograma

Buena parte de los profesiogramas que circulan en las empresas —y de las páginas que explican cómo hacerlos— siguen citando la Resolución 2346 de 2007. Esa norma está derogada desde el 6 de mayo de 2025: el artículo 36 de la Resolución 1843 la deroga junto con la 1918 de 2009. Un profesiograma que la cita como fundamento está apoyado en una norma que ya no existe.

El cambio no es de forma. Toca cuatro cosas que el profesiograma tiene que prever:

• Ya no son tres evaluaciones, son seis. El artículo 8 enumera pre-ingreso, periódicas (programadas o por cambio de ocupación), egreso, post-incapacidad, retorno laboral y seguimiento o control. El detalle de cada una está en nuestra página sobre el examen médico ocupacional.
• La periodicidad la define la empresa y tiene que justificarla. El artículo 15 dice que no puede superar, «en caso excepcional», tres años, y que debe estar «justificado técnicamente» según la exposición. Un «cada año para todos» no es una justificación.
• El concepto ya no habla de «no apto». El parágrafo del artículo 19 prohíbe esa palabra salvo en los regímenes especiales del artículo 2 —conductores, alimentos, armas, trabajo eléctrico, espacios confinados y alturas— y exige recomendaciones o restricciones con su temporalidad.
• Los criterios tienen que estar en el SVE. El literal A del artículo 10 exige que los métodos y la interpretación de las evaluaciones periódicas estén «previamente definidos y técnicamente justificados en los programas de vigilancia epidemiológica».

Si el profesiograma de su empresa se hizo antes de mayo de 2025, lo más probable es que no recoja ninguno de estos cuatro cambios.

Profesiograma, matriz de peligros y vigilancia epidemiológica

El profesiograma no se sostiene solo. Hereda de la matriz de peligros y le entrega al sistema de vigilancia epidemiológica, y la norma ata las tres piezas.

El artículo 2.2.4.6.12 del Decreto 1072 de 2015 lista los documentos que el empleador debe mantener «disponibles y debidamente actualizados». Ahí aparecen, en numerales distintos, la identificación anual de peligros (numeral 3), el informe de condiciones de salud con el perfil sociodemográfico «según los lineamientos de los programas de vigilancia epidemiológica» (numeral 4) y los propios programas de vigilancia epidemiológica (numeral 13).

Leídos juntos, dicen lo mismo que el artículo 10 de la Resolución 1843: el examen periódico no se elige por costumbre. Si la empresa tiene trabajadores expuestos a ruido, la audiometría y su frecuencia salen del SVE de conservación auditiva; si hay manipulación de cargas, del SVE de riesgo biomecánico. El profesiograma es donde esas decisiones quedan escritas por cargo.

Cuando la matriz cambia —un proceso nuevo, una sustancia distinta, una sede más— el profesiograma queda viejo ese mismo día, aunque nadie lo haya tocado.

Qué le dice el profesiograma a la gerencia

Para un gerente, el profesiograma responde dos preguntas que tienen que ver con plata.

La primera es cuánto se gasta en exámenes y si se gasta bien. Sin profesiograma, lo habitual es pedirle a la IPS el mismo paquete para todos: el contador y el operario de la prensa salen con las mismas pruebas. Se pagan pruebas que un cargo no necesita y, peor, faltan las que otro sí necesita. El sobrecosto se ve en la factura; el faltante se ve años después.

La segunda es cómo se defiende la empresa cuando aparece una enfermedad laboral. Si un trabajador desarrolla una hipoacusia y la empresa no puede mostrar que su cargo tenía definida la audiometría, con qué frecuencia y con base en qué medición, la discusión sobre la vigilancia de la salud se pierde antes de empezar. El profesiograma, con su evidencia de entrega, es la prueba de que la empresa sabía qué vigilar y lo pidió.

Hay una tercera, menos visible: las reubicaciones. Cuando un concepto trae restricciones, la gerencia necesita saber a qué cargo puede pasar al trabajador sin exponerlo a lo mismo. Esa respuesta está en el profesiograma de los otros cargos, si existe.

Profesiograma y concepto médico: dónde termina uno y empieza el otro

Son dos documentos que se confunden y que tienen dueños distintos.

El profesiograma lo elabora la empresa. Va antes de la evaluación y le dice al médico qué tiene que saber del cargo. Es información de gestión del riesgo.

El concepto médico ocupacional lo emite el médico después de evaluar. El artículo 19 de la Resolución 1843 fija su contenido mínimo, y lo central para la empresa son las «recomendaciones o restricciones para el ejercicio de la labor», con su temporalidad y si requieren seguimiento.

Entre los dos queda la historia clínica ocupacional, que no es de la empresa. El artículo 31 de la Resolución 1843 la declara estrictamente confidencial, y el empleador no está entre quienes pueden conocerla. Además, la Ley 1581 de 2012, en su artículo 5, clasifica los datos relativos a la salud como datos sensibles. Por eso un profesiograma bien hecho habla de riesgos y de requisitos del cargo, nunca de diagnósticos de personas.

Qué revisa una auditoría o una visita del Ministerio

La Resolución 0312 de 2019 convierte esta obligación en estándares que se califican. Para las empresas de más de cincuenta trabajadores, y para las de cincuenta o menos con riesgo IV o V, su artículo 16 trae un estándar con nombre propio, «Perfiles de cargos»: informar al médico los perfiles «con una descripción de las tareas y el medio en el cual se desarrollará la labor». El modo de verificarlo es igual de concreto: comprobar que esos soportes se le remitieron.

En el mismo artículo, el estándar de evaluaciones médicas pide definir la frecuencia de los periódicos «según tipo, magnitud, frecuencia de exposición a cada peligro» y las recomendaciones de los sistemas de vigilancia epidemiológica, y comunicar por escrito los resultados al trabajador. En la tabla de calificación, el ítem 3.1.3 se llama literalmente «Información al médico de los perfiles de cargo».

En la práctica, quien revisa pide cuatro cosas:

• La constancia de que el perfil de cargo llegó al médico, con fecha.
• El documento donde se definió la frecuencia de los exámenes periódicos y su justificación.
• Los conceptos médicos, para cruzarlos con lo que el profesiograma decía de cada cargo.
• La relación entre las restricciones de esos conceptos y lo que la empresa hizo después.

Un profesiograma que existe pero que nunca salió de la carpeta del responsable del SG-SST no pasa el primer punto.

Errores frecuentes que se ven en auditoría

El profesiograma genérico. Un solo paquete de pruebas para todos los cargos, o una plantilla descargada con cargos que la empresa ni siquiera tiene. No responde al riesgo de nadie.

El manual de funciones con otro nombre. Trae funciones y competencias, pero no los requisitos físicos y mentales, ni los riesgos, ni las medidas preventivas que pide el artículo 16.

Apoyado en una norma derogada. Cita la Resolución 2346, habla de tres exámenes y usa «apto, apto con restricciones, no apto». Es la señal más rápida de que nadie lo ha revisado desde 2025.

Sin evidencia de entrega. El documento está, pero no hay correo, acta ni firma de recibido de la IPS. Para la norma, no se entregó.

Periodicidad sin justificar. «Anual» para todos, o tres años como regla general cuando la norma lo permite solo de forma excepcional y con justificación técnica.

Los contratistas por fuera. El artículo 2.2.4.2.2.18 del Decreto 1072 obliga a incluirlos en los sistemas de vigilancia epidemiológica y pone a cargo del contratante el costo de sus exámenes periódicos. Un profesiograma que solo cubre la nómina deja ese frente abierto; lo desarrollamos en gestión de contratistas.

Desconectado de la matriz. La matriz se actualizó este año y el profesiograma es de hace tres.

Qué arriesga la empresa

El incumplimiento de las normas de seguridad y salud en el trabajo tiene una multa de hasta 500 salarios mínimos mensuales según el artículo 13 de la Ley 1562 de 2012, graduada por el tamaño de la empresa en el capítulo 11 del Decreto 1072 de 2015.

Pero la multa no es el riesgo más caro. Lo es la enfermedad laboral que aparece en un cargo cuya vigilancia nunca se definió. Ahí la empresa no discute un hallazgo administrativo: discute si cumplió su deber de prevención, con un trabajador enfermo de por medio y sin el documento que habría probado lo contrario.

Y hay un riesgo intermedio que se repite en auditorías: un profesiograma defectuoso arrastra otros estándares. Si no hay perfil de cargo, se cae el ítem de información al médico; si los exámenes no responden al riesgo, se cae el de evaluaciones; si las restricciones no tienen seguimiento, se cae el de recomendaciones médico-laborales. Un solo documento, varios puntos menos en la autoevaluación de estándares mínimos.

Qué exigirle a quien le elabora el profesiograma

No todos los proveedores entienden lo mismo por profesiograma. Antes de contratar, conviene preguntar:

• ¿Parte de mi matriz de peligros o de una plantilla? Si no le pide la matriz ni le pregunta qué hace cada cargo, va a entregarle un formato, no un profesiograma.
• ¿Está hecho sobre la Resolución 1843 de 2025? Pídale que le muestre dónde recoge las seis evaluaciones del artículo 8 y la información del artículo 16.
• ¿Cómo justifica la periodicidad de cada examen? La respuesta tiene que hablar de exposición y de vigilancia epidemiológica, no de costumbre.
• ¿Cómo queda la evidencia de entrega al médico? Si no hay un mecanismo de entrega y recibido, el documento no le sirve en una auditoría.
• ¿Incluye a contratistas y cambios de ocupación? Son los dos frentes que más se olvidan.
• ¿Quién lo actualiza cuando cambie la matriz? Un profesiograma sin dueño se vuelve viejo en meses.

Un detalle que separa a un proveedor serio: el profesiograma no lo diseña la IPS que vende los exámenes. La IPS ejecuta lo que el profesiograma define; si es ella misma quien decide qué pruebas le compra la empresa, el conflicto de interés es evidente. El papel del médico laboral en ese esquema está explicado en su página.

Cómo lo trabaja Medina

En Medina el profesiograma no es un entregable suelto: es parte de la administración del SG-SST que diseñamos y llevamos para su empresa. Partimos de su matriz de peligros —o la actualizamos primero, si no refleja la operación—, levantamos el perfil de cada cargo con la información que exige el artículo 16 de la Resolución 1843 y dejamos definida la periodicidad de las evaluaciones con su justificación.

Después lo conectamos con lo que viene: los sistemas de vigilancia epidemiológica que aplican a sus riesgos, el seguimiento a las recomendaciones de los conceptos médicos y la actualización cada vez que cambie un proceso. El trabajo lo firma un profesional con licencia vigente en SST, y la empresa cuenta con licencia de prestación de servicios en SST de alcance nacional.

Si su profesiograma todavía cita la Resolución 2346, o si nunca le ha entregado al médico el perfil de los cargos, escríbanos por WhatsApp y le armamos el de su empresa, cargo por cargo.