Inspección de seguridad: qué exige la norma y qué se revisa

Qué dice el Decreto 1072 sobre la inspección de seguridad

El Decreto 1072 no le dedica un artículo propio a la inspección de seguridad. La menciona en cinco sitios distintos, y esa dispersión explica por qué tantas empresas creen que es opcional. Leídos juntos, no dejan dudas:

• Artículo 2.2.4.6.12, numeral 14. Entre los documentos que el empleador debe conservar del SG-SST están los «formatos de registros de las inspecciones a las instalaciones, máquinas o equipos ejecutadas». Si no hay registros, la norma entiende que no hubo inspección.
• Artículo 2.2.4.6.24, parágrafo 2. El mantenimiento de instalaciones, equipos y herramientas se hace «de acuerdo con los informes de inspecciones» y con los manuales de uso. La inspección es la que le dice a mantenimiento qué arreglar.
• Artículo 2.2.4.6.25, numeral 12. Los equipos de prevención y atención de emergencias, incluidos los sistemas de alerta, señalización y alarma, se inspeccionan «con la periodicidad que sea definida en el SG-SST».
• Artículos 2.2.4.6.21 y 2.2.4.6.22. Los indicadores de proceso y de resultado miden la ejecución y la evaluación de las acciones «generadas en las inspecciones de seguridad».
• Artículo 2.2.4.6.31, numeral 16. La revisión anual de la alta dirección debe permitir «inspeccionar sistemáticamente los puestos de trabajo, las máquinas y equipos y en general, las instalaciones de la empresa».

Ninguno de estos artículos dice cómo se hace la inspección. Lo que piden es que exista, que quede registrada y que produzca acciones que alguien pueda medir.

El estándar de la Resolución 0312 que la califica

En la autoevaluación de los estándares mínimos, la inspección es el ítem 4.2.4: «Realización de inspecciones sistemáticas a las instalaciones, maquinaria o equipos con la participación del COPASST». Vale 2,5 puntos. El criterio pide elaborar los formatos de registro y hacer las visitas de inspección a instalaciones, maquinaria y equipos, incluidos los de prevención y atención de emergencias, con la participación del COPASST; el modo de verificación pide ver esa evidencia y comprobar que el comité estuvo.

Justo después viene el ítem 4.2.5, el mantenimiento periódico. Su modo de verificación vuelve sobre lo mismo: el mantenimiento se hace según «los informes de las visitas de inspección o reportes de condiciones inseguras». Una empresa sin inspecciones pierde puntos en los dos.

Esos dos ítems están en el artículo 16 de la Resolución 0312. Los cumplen las empresas de más de 50 trabajadores y las de 50 o menos clasificadas en riesgo IV o V. Las de diez o menos y las de 11 a 50 en riesgo I, II o III tienen listas más cortas, y en ellas la inspección no aparece como ítem propio. Eso no las exime. El Decreto 1072 les sigue pidiendo los registros del numeral 14, la inspección de los equipos de emergencia y el mantenimiento basado en los informes, porque esos artículos aplican a todo empleador sin importar su tamaño.

Inspección interna y visita del Ministerio: dos cosas distintas

Mucha gente busca «inspección de seguridad» pensando en la visita del inspector de trabajo. La confusión importa, porque las dos tienen objetivos opuestos:

La relación entre las dos es directa. Cuando llega el inspector del trabajo, una de las cosas que mira es si la empresa se inspecciona a sí misma. Los registros de la inspección interna son la evidencia que él pide.

Cuatro momentos en que se inspecciona

La norma no clasifica las inspecciones, pero la práctica en SST distingue cuatro, y cada una ve cosas que las otras no ven.

La planeada es la del programa: tiene fecha, área, responsable y un formato hecho para esa área. Produce la mayor parte de la evidencia documental y es la que revisa el ítem 4.2.4.

La no planeada nace de alguien que ve una condición insegura en su turno: el supervisor que encuentra una guarda retirada, el trabajador que reporta un piso con aceite. No tiene programación, pero el hallazgo se registra y se trata igual que los de la planeada. La Resolución 0312 la menciona con otro nombre: los «reportes de condiciones inseguras».

La que exige un cambio se hace cuando llega un equipo nuevo, se modifica un proceso o se abre un área. Lo que funcionaba antes del cambio no tiene por qué funcionar después.

La que se hace antes de cada uso tiene norma propia en trabajo en alturas. El artículo 23 de la Resolución 4272 de 2021 dice que todos los elementos y equipos de protección contra caídas «deben ser inspeccionados antes de cada uso por parte del trabajador». El artículo 61, literales g) y h), le exige además al empleador constatar que esos equipos se inspeccionen al menos una vez al año, o con la periodicidad del fabricante, y conservar los registros. Algo parecido pasa en trabajo en caliente y en espacios confinados, donde el equipo se revisa antes de empezar la tarea.

Quién inspecciona: el COPASST y los demás

La norma no exige que quien inspecciona sea profesional en SST. Lo que no perdona es que no sepa qué está mirando. Un formato bien hecho en manos de alguien sin formación termina con todas las casillas en «cumple».

El COPASST tiene esta tarea escrita desde 1986. El artículo 11 de la Resolución 2013, literal f), le asigna «visitar periódicamente los lugares de trabajo e inspeccionar los ambientes, máquinas, equipos, aparatos y las operaciones realizadas por el personal», e informar al empleador de los factores de riesgo que encuentre. Por eso el ítem 4.2.4 pide comprobar su participación: una inspección hecha solo por la gerencia no cumple ese estándar.

Además del comité, suelen inspeccionar el responsable del SG-SST, los supervisores de cada área con formación en identificación de peligros, el vigía de SST en las empresas pequeñas y, en los equipos de emergencia, la brigada.

La periodicidad la fija la empresa, no la norma

Para la mayoría de las inspecciones no hay una frecuencia legal única. El Decreto 1072, en los equipos de emergencia, remite a «la periodicidad que sea definida en el SG-SST». Las excepciones con un plazo escrito son las de alturas: antes de cada uso y al menos una vez al año.

Que la empresa defina la frecuencia no significa que pueda poner cualquiera. Tiene que salir de la matriz de peligros: un área donde la matriz marca riesgos altos no se puede inspeccionar con la misma frecuencia que una oficina. Y la frecuencia queda programada en el plan de trabajo anual, que es donde una auditoría la busca.

Hay una señal clara de que la frecuencia está mal puesta: que el mismo hallazgo salga en tres inspecciones seguidas. O nadie lo está corrigiendo, o el área necesita más atención de la que se le da.

Errores frecuentes en las inspecciones de seguridad

Estos son los fallos que más se repiten en los programas de inspección que se revisan en auditorías y en preparación para visitas:

Hallazgos que se repiten. La inspección se hace, el hallazgo se registra y no se corrige. Al mes siguiente aparece otra vez. Para la empresa es un papel más. Para un inspector del trabajo, o para quien investigue un accidente después, es la prueba de que la empresa conocía el riesgo.

Un formato genérico. Se descargó una lista de internet que pregunta por calderas en una oficina y no menciona las pantallas en las que todos trabajan. Una lista que no sale de la matriz de peligros de la empresa no encuentra lo que importa.

Todo marcado como «cumple». Es un problema de formación, no de mala fe: quien no sabe identificar un peligro recorre el área y no ve nada.

Hallazgos sin prioridad. Un cable pelado junto a un charco y una papelera fuera de sitio aparecen en la misma lista con el mismo peso. Sin prioridad, se corrige primero lo más fácil y no lo más peligroso.

Registros sin fecha ni firma. No demuestran que la inspección se hizo cuando el programa dice, ni quién la hizo. Sin esos datos, el registro no sirve como evidencia.

Qué revisa una visita o una auditoría

Quien evalúa las inspecciones de una empresa, ya sea el Ministerio, la ARL o un auditor, no se conforma con ver la carpeta. Pide los formatos, que deben corresponder a las áreas y equipos reales; las inspecciones hechas en el último año, con fecha, área y firma; los equipos de emergencia dentro de esas inspecciones; la participación del COPASST, que debe constar en los registros o en sus actas; y lo que se hizo con cada hallazgo, en el mantenimiento y en el plan de acción.

El riesgo no está solo en la multa. El artículo 13 de la Ley 1562 de 2012 fija hasta 500 salarios mínimos por incumplir las normas de SST, y el Decreto 1072 la gradúa según el tamaño de la empresa; desde el Decreto 2642 de 2022, esa graduación se expresa en UVT. Pero el artículo 2.2.4.11.4 del mismo decreto pone entre los criterios para fijar la multa «el grado de prudencia y diligencia» con que se atendieron los deberes, y «la ausencia o deficiencia de las actividades de promoción y prevención». Un hallazgo registrado y sin corregir durante meses pesa en contra justamente en esos dos criterios.

Del hallazgo al cierre

La inspección no termina cuando se firma el formato. Termina cuando alguien comprueba que el riesgo que se encontró ya no está. Entre esos dos momentos, el Decreto 1072 pone el mantenimiento basado en los informes de inspección, y la Resolución 0312 las acciones preventivas y correctivas, que deben definirse «con base en los resultados de la supervisión, inspecciones, medición de los indicadores» y las recomendaciones del COPASST.

El hallazgo también cambia otros documentos. Si la inspección encuentra un peligro que no estaba en la matriz, la matriz se actualiza. Si encuentra que un control existe en el papel pero no funciona en la planta, el control se cambia. Así la inspección alimenta el resto del SG-SST.

Las inspecciones de los contratistas

El artículo 2.2.4.6.28 del Decreto 1072, numeral 6, obliga a la empresa contratante a «verificar periódicamente y durante el desarrollo de las actividades objeto del contrato» que los contratistas y sus trabajadores cumplan las normas de SST. Cuando el contratista trae su propio equipo para una tarea de alto riesgo, eso incluye comprobar que lo inspecciona y que los registros existen.

La gestión de contratistas suele fallar en este punto: la empresa pide la afiliación a la ARL y la planilla, pero nunca pregunta por la inspección del arnés o del equipo de soldadura que va a usarse dentro de sus instalaciones.

Cómo lo trabaja Medina

Medina arma el programa de inspecciones a partir de la matriz de peligros de cada empresa. Define qué áreas y equipos se inspeccionan y con qué periodicidad, diseña formatos que corresponden a lo que hay en la planta y no a una plantilla, y forma a los inspectores internos y al COPASST para que sepan qué buscar. Deja el programa conectado al plan de trabajo anual, al mantenimiento y a los indicadores del SG-SST, que es donde lo buscan una auditoría y una visita.

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