Matriz de compatibilidad SGA en Excel

Lo que va en la fila 1 y en la columna A: las catorce clases

La matriz no se arma con nombres de productos. Se arma con clases de peligro, y cada sustancia entra por la clase que le asigna su ficha de datos de seguridad. Un Excel cuyos ejes digan «thinner», «soda cáustica» y «hipoclorito» está mal planteado desde la primera celda.

Los encabezados, tal como se escriben en la fila 1 y en la columna A, en este orden: 1 · 2.1 · 2.2 · 2.3 · 3 · 4.1 · 4.2 · 4.3 · 5.1 · 5.2 · 6 · 7 · 8 · 9. Qué agrupa cada una —de los explosivos de la clase 1 a las sustancias peligrosas varias de la 9— está desarrollado en la matriz de compatibilidad de sustancias químicas. Para el archivo lo que importa es otra cosa: son catorce filas por catorce columnas, 196 celdas, y la mayoría no son ni verdes ni rojas. Son los códigos intermedios, que es donde está el trabajo real y donde falla el semáforo.

Cómo se codifican las celdas: cinco valores, no tres colores

Este es el punto donde se cae casi todo Excel descargado. La guía del IDEAM define cinco códigos, y un archivo que los reduce a tres colores borra justo los que exigen una decisión. Para el Excel conviene guardar el código como texto en la celda y usar el color solo como formato condicional, de modo que el valor se pueda filtrar y contar:

Qué significa cada convención, con las condiciones completas de la guía, está en la página de la matriz de compatibilidad de sustancias químicas. Aquí el punto es mecánico: si la celda O se pinta de rojo, el archivo pierde una opción válida de almacenamiento; si se pinta de verde, deja dos clases incompatibles a treinta centímetros. Y la XO no se resuelve en la matriz sino en la ficha de datos de seguridad, así que el Excel necesita una columna para la CL50 antes de poder cerrarla.

Cómo se lee un cruce, paso a paso

El instructivo de la propia guía son tres movimientos:

1. Ubicar la primera sustancia en la columna, según su clase.
2. Ubicar la segunda en la diagonal de la matriz, según su clase.
3. Leer el código donde ambas se cruzan.

El ejemplo que trae la guía sorprende a mucha gente: ácido nítrico (corrosivo, clase 8) con gasolina (líquido inflamable, clase 3). El cruce da verde: son compatibles para el almacenamiento. La intuición dice lo contrario, y por eso la matriz existe — para que la decisión no dependa de la intuición de quien organiza la bodega ese día.

La trampa que hay que dejar escrita en el archivo: la matriz es de transporte

Todas las convenciones de la guía hablan de «el mismo vehículo»: la distancia de 1,20 m, las estibas de 10 cm y la advertencia de no cargar unos materiales encima de otros son criterios para una carga en movimiento. Eso no la invalida para una bodega —las incompatibilidades son las mismas rueden o no—, pero obliga a que el archivo diga, en una hoja aparte, cómo se resolvieron en su almacenamiento fijo tres cosas que la matriz no contempla: la separación (estantería independiente o muro cortafuego, más que 1,20 m en el piso), la ventilación y la contención de derrames y la temperatura.

Por qué está escrita así y qué cambia en una bodega está desarrollado en la matriz de compatibilidad de sustancias químicas. Un Excel que copia el cuadro sin esa hoja termina siendo un documento que habla de vehículos colgado en la pared de un almacén, y un inspector lo detecta en la primera lectura.

Cómo se estructura el archivo: cuatro hojas, no una

Esto es lo que se lleva de esta página. Una matriz de compatibilidad SGA Excel que aguanta una visita no es una hoja con un cuadro de 14×14: son cuatro hojas encadenadas, y la matriz es la segunda. Si falta cualquiera de las otras tres, el cuadro no se puede defender.

Tres reglas de construcción que evitan los errores más comunes:

• Las clases se derivan del inventario, no al revés. La columna «clase de peligro» de la

hoja 1 se llena leyendo la sección 2 de cada ficha de datos de seguridad. Si un producto no tiene ficha, no tiene clase, y no puede entrar en la matriz: primero se pide la ficha.

• La hoja 3 se genera cruzando la hoja 1 contra la hoja 2. Con las clases presentes se

buscan sus cruces; el resto de las 196 celdas no importa para esa bodega. Una empresa con cuatro clases tiene seis cruces que resolver, no 196.

• Cada O y cada XO produce una fila en la hoja 4. Si la hoja 4 está vacía y la hoja 3 tiene

ámbar, el archivo está incompleto: identificó el riesgo y no dice qué se hizo con él.

Y el encabezado que casi nadie pone y que decide si el archivo es auditable: fecha de elaboración, fecha de la próxima revisión y nombre de quien lo revisó, en la hoja 1. Una matriz sin fecha no se puede contrastar con lo que hay hoy en el estante.

Lista de chequeo antes de dar por terminado el Excel

Lo que el SGA no regula, y de dónde sale la obligación de verdad

Aquí hay un error extendido en el sector, y conviene decirlo claro: el Decreto 1496 de 2018 no regula el almacenamiento. Adopta el Sistema Globalmente Armonizado en su sexta revisión y fija tres cosas: cómo se clasifica una sustancia o mezcla, cómo se etiqueta y qué debe decir la ficha de datos de seguridad. Comunicación de peligro, no separación física.

Lo mismo pasa con la Resolución 0773 de 2021 del Ministerio del Trabajo, que define las acciones del empleador para aplicar el SGA en los lugares de trabajo. Sus 26 artículos regulan clasificación, etiquetas, fichas de datos de seguridad y capacitación; ninguno ordena separar incompatibles ni pide un cuadro de compatibilidad (el almacenamiento solo aparece en la definición de lugar de trabajo y en los consejos de prudencia de la etiqueta). Atribuirle la matriz es incorrecto, aunque se repita en muchas presentaciones. Lo que sí exige, y sirve para armar el Excel, es el inventario actualizado de productos con sus peligros (art. 21.2) y las FDS de todos ellos (art. 21.9).

La obligación de controlar el riesgo de un almacenamiento incompatible sale del Decreto 1072 de 2015: la identificación de peligros y evaluación de riesgos del artículo 2.2.4.6.15, y la gestión del cambio y las adquisiciones de los artículos 2.2.4.6.23 y 2.2.4.6.24. Y si su empresa maneja químicos, ese peligro tiene que estar nombrado en su política SST: el Decreto 1072 exige que la política sea apropiada a la naturaleza de sus peligros.

Es decir, la matriz es un control dentro de su SG-SST, no un documento suelto que se cuelga para una visita.

Lo que necesita antes de abrir el Excel

Una matriz de compatibilidad SGA Excel no se puede llenar con el inventario de compras. Antes hacen falta dos cosas, en este orden:

1. La ficha de datos de seguridad de cada producto. El proveedor está obligado a entregarla. Ahí consta la clase de peligro, y sin esa clase no hay cómo ubicar la sustancia en ningún eje. Para las celdas XO hará falta además la CL50, que también está en la ficha.
2. El inventario real de la bodega, no el del sistema. La diferencia entre los dos es donde aparecen los productos que nadie registró: el tambor heredado sin etiqueta, la muestra del proveedor, el remanente de una obra anterior.

Con eso sobre la mesa, cada producto se traduce a su clase, y las clases —no los productos— son las que se cruzan. Si la exposición es habitual, el control no termina en la bodega: continúa en el sistema de vigilancia epidemiológica de riesgo químico. La matriz de compatibilidad de sustancias químicas completa, con el procedimiento paso a paso, está explicada aparte.

Los errores que se repiten en los Excel descargados

Una matriz de compatibilidad SGA Excel descargada suele traer cuatro errores, y aparecen casi siempre juntos:

• Ejes con nombres de productos en vez de clases de peligro. El archivo deja de servir en cuanto entra un producto nuevo.
• El semáforo de tres colores, que borra la A, la O y la XO — justo las que exigen una decisión técnica.
• La matriz de transporte pegada tal cual en un procedimiento de bodega, con sus vehículos y sus estibas.
• Ninguna fecha ni responsable. Una matriz sin fecha de revisión no se puede auditar: no hay forma de saber si contempla los productos que hoy están en el estante.

Y uno de fondo: la matriz no es el procedimiento. Es la tabla de decisión. El procedimiento es lo que dice qué hacer cuando el cruce da O y la bodega no tiene 1,20 m disponibles.