Gestión de contratistas
Gestión de contratistas es el conjunto de verificaciones que una empresa debe hacer sobre quien entra a trabajar en sus instalaciones sin estar en su nómina: comprobar que está afiliado a riesgos laborales, informarle de los peligros de su zona, incluirlo en el sistema de gestión y dejar constancia. El Decreto 1072 lo pone como obligación del contratante, y cuando algo sale mal, responde él.
Medina lo administra para empresas de todo el país.
Por Pablo Medina · Especialista SST 11 min de lectura
Qué obliga exactamente la norma al contratante
El artículo 2.2.4.6.28 del Decreto 1072 es el que manda. Su primera frase ya ordena el asunto: el empleador debe adoptar y mantener las disposiciones que garanticen el cumplimiento de las normas de seguridad y salud en el trabajo por parte de los proveedores, trabajadores cooperados, trabajadores en misión, contratistas y sus trabajadores o subcontratistas, durante el desempeño de las actividades objeto del contrato.
Después enumera seis aspectos que hay que considerar «como mínimo»:
| # | Lo que exige el artículo 2.2.4.6.28 | Qué significa en la práctica |
|---|---|---|
| 1 | Incluir la SST en la evaluación y selección de proveedores y contratistas | La seguridad entra en el criterio de compra, no después de adjudicar |
| 2 | Procurar canales de comunicación para la gestión de SST | Alguien concreto por cada lado, no «que hablen entre ellos» |
| 3 | Verificar la afiliación al Sistema General de Riesgos Laborales antes del inicio y periódicamente | Considerando la rotación de personal del contratista |
| 4 | Informar los peligros generales y específicos de su zona de trabajo | Incluidas tareas de alto riesgo, rutinarias y no rutinarias, y las medidas de emergencia |
| 5 | Instruir sobre el deber de informar accidentes y enfermedades laborales | Para que el contratante pueda actuar durante la vigencia del contrato |
| 6 | Verificar periódicamente el cumplimiento de la normatividad durante el contrato | No basta con la revisión del primer día |
El numeral 4 trae una exigencia que suele pasarse por alto: hay que revisar cada año la rotación de personal y asegurar que el personal nuevo reciba la misma información. Un contratista que cambia de cuadrilla cada tres meses obliga a repetir la inducción, no a archivar la del primer equipo.
Y el parágrafo cierra el círculo: los proveedores y contratistas deben cumplir, frente a sus propios trabajadores o subcontratistas, con las responsabilidades del mismo capítulo. La cadena no termina en el primer contrato.
Quién cuenta como contratista para el SG-SST
No todo el que factura es contratista a estos efectos. El artículo 2.2.4.2.2.2 lo acota: la norma se aplica a las personas vinculadas mediante contrato formal de prestación de servicios con duración superior a un mes, y a los trabajadores independientes que laboren en actividades catalogadas como de alto riesgo.
Dos precisiones del propio texto, que evitan discusiones:
- «Contrato formal» significa por escrito. Sin documento, no hay forma de sostener la duración ni el alcance.
- Alto riesgo son las clases IV y V (artículo 2.2.4.2.2.3), según la clasificación de actividades económicas vigente.
Eso deja fuera al proveedor que entrega una caja en portería, y deja dentro al ingeniero que viene tres meses a montar una línea, al equipo de aseo que opera a diario y a la cuadrilla de mantenimiento que sube a una cubierta.
Quién afilia, quién paga y qué pasa si no se hizo
Aquí está el riesgo económico concreto, y conviene leerlo literal. El artículo 2.2.4.2.2.5 dice que el contratante debe afiliar al Sistema General de Riesgos Laborales a los contratistas, y añade:
«El incumplimiento de esta obligación, hará responsable al contratante de las prestaciones económicas y asistenciales a que haya lugar.»
Es decir: si un contratista sin afiliar se accidenta, la incapacidad, la atención médica y la eventual pensión las asume la empresa contratante. No es una multa: es el costo completo del siniestro.
Y hay un plazo que se incumple todo el tiempo. Según el artículo 2.2.4.2.2.6, la cobertura empieza el día calendario siguiente al de la afiliación, por lo que la afiliación debe surtirse como mínimo un día antes del inicio de la labor contratada. El contratista que empieza el lunes tiene que estar afiliado el domingo, no el lunes por la mañana.
| Asunto | Lo que fija la norma | Artículo |
|---|---|---|
| Quién afilia | El contratante | 2.2.4.2.2.5 |
| Cuándo | Mínimo un día antes de iniciar la labor | 2.2.4.2.2.6 |
| Con qué clase de riesgo | El mayor entre el del centro de trabajo del contratante y el de la actividad del contratista | 2.2.4.2.2.11 |
| Sobre qué base | No inferior a 1 salario mínimo ni superior a 25, la misma de salud y pensión | 2.2.4.2.2.12 |
| Con varios contratos | Una sola ARL para todos; el contratista debe informar cuál es | 2.2.4.2.2.9 |
La regla del mayor riesgo es la que más errores produce en la facturación: una empresa de oficinas —riesgo I— que contrata trabajo en alturas no cotiza por riesgo I, sino por el de la actividad ejecutada. La ARL puede pedir copia del contrato, reclasificar y obligar a reliquidar, con sanciones aparte.
El cambio de 2020 que muchas empresas no aplicaron
Durante años se repitió que los elementos de protección personal del contratista los pagaba el contratista. Eso dejó de ser cierto en 2020 y buena parte del sector sigue con la versión vieja.
El artículo 2.2.4.2.2.16 enumeraba entre las obligaciones del contratista «contar con los elementos de protección personal necesarios para ejecutar la actividad contratada, para lo cual asumirá su costo». Ese numeral está derogado por el artículo 6 del Decreto 676 de 2020.
Y el texto vigente del artículo 2.2.4.2.2.15 incluye hoy, entre las obligaciones del contratante, el numeral 9: «Suministrar, a sus contratistas, los elementos de protección personal necesarios para ejecutar la actividad contratada».
La consecuencia práctica es doble: el costo de los EPP entra en el presupuesto del contratante, y un contrato que traslade ese costo al contratista está pactando contra la norma. Es distinto de la entrega de dotación, que es una obligación laboral con sus propias reglas y sus propias fechas.
Las nueve obligaciones del contratante
El artículo 2.2.4.2.2.15 las lista, y sirven como columna vertebral del procedimiento interno:
- Reportar a la ARL los accidentes de trabajo y las enfermedades laborales.
- Investigar todos los incidentes y accidentes de trabajo.
- Realizar actividades de prevención y promoción.
- Incluir a los contratistas en el SG-SST de la empresa.
- Permitir su participación en las capacitaciones del Comité Paritario.
- Verificar en cualquier momento el cumplimiento de los requisitos de seguridad y salud.
- Informar a los contratistas de riesgo IV y V sobre los aportes efectuados.
- Adoptar los mecanismos para el pago mes vencido de la cotización, cuando esté a su cargo.
- Suministrar los elementos de protección personal necesarios.
La cuarta es la que más se incumple sin saberlo: «incluir en el SG-SST» no significa tener su carpeta. Significa que el contratista aparece en la matriz de peligros de la zona donde opera, en el plan de emergencias, en las inducciones y en los indicadores. Si su accidente no entra en las estadísticas de la empresa, no está incluido.
La segunda tiene una consecuencia económica directa: la investigación de accidentes de trabajo del contratista la hace el contratante, no el contratista.
Qué pedir antes de que el contratista entre a operar
Esta es la lista mínima que sostiene las verificaciones anteriores y la que conviene tener firmada antes del primer día:
| Documento | Para qué sirve | Se pide |
|---|---|---|
| Afiliación vigente a ARL de cada persona que entra | Prueba el numeral 3 del art. 2.2.4.6.28 | Antes de iniciar y cada mes |
| Planilla de aportes al sistema de seguridad social | Confirma que la afiliación sigue viva | Mensual |
| Cédulas y listado del personal que ingresará | Permite controlar la rotación | Antes de iniciar y en cada cambio |
| Certificados de formación para tareas de alto riesgo | Alturas, espacios confinados, trabajo en caliente | Antes de iniciar |
| Exámenes médicos ocupacionales vigentes con concepto de aptitud | Acredita que la persona puede hacer esa tarea | Antes de iniciar |
| Matriz de peligros del contratista para la actividad contratada | Demuestra que él también gestiona su riesgo | Antes de iniciar |
| Constancia de inducción dictada por el contratante | Prueba el numeral 4: peligros de la zona y emergencias | Antes de iniciar y con cada persona nueva |
| Acta de entrega de EPP | Prueba la obligación 9 del art. 2.2.4.2.2.15 | Antes de iniciar y al reponer |
Un detalle que ahorra discusiones: la constancia de inducción la produce el contratante, no el contratista. Es la única prueba de que se informó de los peligros de esa zona, y es la que un inspector pide primero cuando hay un accidente de un tercero.
Cada cuánto se verifica, y qué queda como evidencia
La norma no fija un calendario, pero sí dice dos cosas que lo condicionan: la verificación es antes del inicio y periódica, y debe considerar la rotación de personal. En la práctica, lo que sostiene una revisión es un ciclo así:
- Antes de iniciar: documentos completos, inducción dictada y EPP entregados.
- Cada mes: planilla de aportes al día y novedades de personal.
- En cada ingreso nuevo: el que llega recibe la misma inducción, aunque el contrato lleve un año.
- Cada año: revisión de la rotación —lo pide el numeral 4— y evaluación del contratista.
- Cuando hay accidente: reporte a la ARL e investigación por parte del contratante.
La evidencia no es la carpeta: es la trazabilidad entre la persona que entró, el día que entró, lo que se le informó y lo que se le entregó. Esa cadena es lo que se revisa en una visita de inspección del Ministerio de Trabajo.
Lo que más falla en las empresas que revisamos
Cuando revisamos la gestión de contratistas de una empresa, los cinco huecos se repiten casi siempre en el mismo orden:
- La carpeta del contratista está completa y la del subcontratista no existe. El parágrafo del artículo 2.2.4.6.28 extiende la obligación a los subcontratistas, y es el eslabón que casi nadie controla.
- La inducción se dictó una vez, en el arranque. Cuando la cuadrilla rota, la constancia sigue siendo la del primer equipo. Ante un accidente del trabajador nuevo, esa constancia no sirve.
- Se cotiza por la clase de riesgo del contratante y no por la mayor. Sale más barato hasta que la ARL reclasifica y hay que reliquidar.
- Nadie incluyó al contratista en la matriz de peligros de la zona donde trabaja. Está en el sitio, pero no en el sistema.
- Los EPP siguen descontándose al contratista, dos años después de que la norma pasara ese costo al contratante.
Preguntas frecuentes
¿Quién debe afiliar a la ARL a un contratista por prestación de servicios?
El contratante. Lo dice el artículo 2.2.4.2.2.5 del Decreto 1072, y añade que incumplirlo hace responsable al contratante de las prestaciones económicas y asistenciales que se generen. Aplica a los contratos formales —por escrito— de duración superior a un mes.
¿Con qué clase de riesgo se afilia al contratista?
Con la mayor entre dos: la clase de riesgo del centro de trabajo del contratante y la propia de la actividad que ejecuta el contratista (artículo 2.2.4.2.2.11). Si la empresa no tiene centros de trabajo, se toma su actividad principal. La ARL puede pedir el contrato y reclasificar si no coincide.
¿Los elementos de protección personal del contratista los paga él o la empresa?
Los suministra el contratante. El numeral que obligaba al contratista a asumir su costo —el numeral 2 del artículo 2.2.4.2.2.16— fue derogado expresamente por el artículo 6 del Decreto 676 de 2020, y el texto vigente del artículo 2.2.4.2.2.15 recoge en su numeral 9 la obligación del contratante de suministrarlos.
¿Hay que incluir a los contratistas en el SG-SST de la empresa?
Sí, es la obligación 4 del artículo 2.2.4.2.2.15. Y va más allá de guardar su documentación: implica que aparezcan en la identificación de peligros de su zona, en el plan de emergencias, en las inducciones y en las estadísticas de accidentalidad.
¿Con cuánta antelación debe estar afiliado el contratista?
Como mínimo un día antes de iniciar la labor. La cobertura arranca el día calendario siguiente al de la afiliación, según el artículo 2.2.4.2.2.6, así que afiliar la mañana del primer día deja ese día sin cobertura.
¿Quién investiga el accidente de un contratista?
El contratante. Está en las obligaciones 1 y 2 del artículo 2.2.4.2.2.15: reportar a la ARL los accidentes y enfermedades laborales, e investigar todos los incidentes y accidentes de trabajo.
¿La obligación llega también a los subcontratistas?
Sí. El parágrafo del artículo 2.2.4.6.28 establece que los proveedores y contratistas deben cumplir, frente a sus trabajadores o subcontratistas, con las responsabilidades del capítulo. Y el propio artículo nombra expresamente a los subcontratistas entre quienes el contratante debe verificar.
Fuentes normativas oficiales
- Decreto 1072 de 2015
art. 2.2.4.6.28 (contratación, seis aspectos mínimos y parágrafo sobre subcontratistas) y art. 2.2.4.6.27 (adquisiciones).
- Decreto 1072 de 2015
arts. 2.2.4.2.2.2 a 2.2.4.2.2.17: campo de aplicación, afiliación por el contratante, plazos de cobertura, clase de riesgo, ingreso base de cotización y obligaciones de contratante y contratista.
- Decreto 676 de 2020
art. 6: deroga el numeral 2 del artículo 2.2.4.2.2.16 del Decreto 1072, que ponía el costo de los EPP a cargo del contratista.
- Ley 1562 de 2012
art. 2: afiliación de contratistas al Sistema General de Riesgos Laborales.
- Decreto-Ley 1295 de 1994
organiza el Sistema General de Riesgos Laborales y las clases de riesgo.
- Resolución 0312 de 2019
arts. 14 y 19: selección y evaluación de proveedores y contratistas dentro de los estándares mínimos.
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Cómo lo trabaja Medina
Medina arma y administra la gestión de contratistas dentro del SG-SST de la empresa: define qué documentos se piden según el riesgo de cada actividad, deja el formato de inducción que produce la constancia exigida por el numeral 4, revisa mensualmente aportes y novedades, e integra a los contratistas en la matriz de peligros y en los indicadores del sistema.
Cuando la operación tiene muchos terceros entrando y saliendo, lo que falla no es la buena voluntad: es que nadie tiene asignada la verificación. Ese es el punto que ordenamos primero, dentro de la administración del SG-SST.
Si quiere saber en qué estado está hoy, escríbanos con la lista de contratistas activos y el último soporte que les pidió: se puede ver en una revisión si la cadena aguanta o si hay eslabones sueltos.
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