Examen médico ocupacional: tipos, norma vigente y obligaciones de la empresa
Examen médico ocupacional es la evaluación de salud que el empleador debe garantizar a cada trabajador en momentos que fija la norma: antes de vincularlo, mientras trabaja, cuando vuelve de una incapacidad o de una ausencia larga y cuando se retira. Desde el 6 de mayo de 2025 lo regula la Resolución 1843 de 2025 del Ministerio del Trabajo, que derogó la Resolución 2346 de 2007 y cambió buena parte de lo que las empresas daban por sabido.
Medina lo organiza dentro del SG-SST de su empresa, en todo Colombia.
Por Pablo Medina · Especialista SST 12 min de lectura
Qué es el examen médico ocupacional y qué no es
Un examen médico ocupacional no es una consulta general. Es una evaluación orientada a los peligros de un cargo concreto, que practica un médico especialista en seguridad y salud en el trabajo con licencia vigente, y cuyo resultado no es un diagnóstico para la empresa sino un concepto con recomendaciones o restricciones para el ejercicio de la labor.
La Resolución 1843 lo deja claro desde el parágrafo 1 de su artículo 8: las evaluaciones «forman parte integral del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo». No son un trámite de contratación que se cumple una vez. Son una pieza de la vigilancia de la salud, y por eso la norma las ata a la matriz de peligros, a los programas de vigilancia epidemiológica y al diagnóstico de condiciones de salud.
Para el gerente, la consecuencia es simple: el examen no se compra por paquete. Se define por cargo, se programa, se lee y se gestiona.
La Resolución 1843 de 2025 reemplazó a la 2346
El artículo 36 de la Resolución 1843 de 2025 deroga la Resolución 2346 de 2007, la 1918 de 2009, la 1075 de 1992 y la 4050 de 1994. Rige desde su publicación, el 6 de mayo de 2025, y se aplica a todos los empleadores públicos y privados, contratantes, contratistas, trabajadores dependientes e independientes, ARL y prestadores de servicios de medicina del trabajo.
Muchas empresas siguen trabajando con el esquema anterior sin saberlo: tres exámenes, conceptos de «apto» o «no apto», periodicidad por costumbre. La norma nueva cambia los tres puntos, y una auditoría o una visita del Ministerio ya mide contra ella.
Las seis evaluaciones y qué las dispara
El artículo 8 de la Resolución 1843 enumera las evaluaciones que el empleador debe realizar «como mínimo». La diferencia práctica entre ellas no está en qué se examina, sino en qué hecho obliga a hacerla: ahí es donde las empresas fallan.
| Evaluación | Qué la dispara | Artículo |
|---|---|---|
| Pre-ingreso | La decisión de contratar, antes de la vinculación | 9 |
| Periódica programada | La exposición a los factores de riesgo del cargo, con la periodicidad que defina la empresa | 10.A y 15 |
| Periódica por cambio de ocupación | Un cambio de cargo, funciones o exposición a riesgos nuevos o mayores | 10.B |
| Egreso | La terminación de la relación laboral; se realiza dentro de los cinco días hábiles siguientes | 11 |
| Retorno laboral | Una ausencia por causas no médicas igual o superior a 90 días calendario | 12 |
| Post-incapacidad | Una incapacidad igual o superior a 30 días calendario, o antes si la condición lo amerita | 13 |
| Seguimiento o control | La necesidad de verificar una condición ya identificada o reconsiderar restricciones temporales | 14 |
Fíjese en las dos que más se olvidan. La de post-incapacidad se debe practicar «inmediatamente» termina una incapacidad de 30 días o más: si el trabajador vuelve a su puesto sin ella, la empresa lo reincorporó sin saber si puede hacerlo. Y la de egreso tiene plazo y obliga al empleador a informar al trabajador el proceso y a dejar constancia de esa notificación.
Quién paga, y la excepción de los contratistas
El literal a del artículo 5 de la Resolución 1843 pone en el empleador o contratante el costo de las evaluaciones y de las pruebas complementarias que pida el médico. El mismo artículo le suma dos cargas que se suelen pasar por alto: los desplazamientos, el alojamiento y la alimentación cuando el examen periódico exige viajar a otro municipio, y la obligación de programar los periódicos dentro de la jornada de trabajo.
La excepción está en el propio literal a, que remite al artículo 2.2.4.2.2.18 del Decreto 1072 de 2015. Con un contrato de prestación de servicios cambia el reparto: el contratista asume su evaluación de pre-ingreso, que le sirve hasta tres años para todos sus contratos si se valoró el riesgo más alto, y el contratante asume las periódicas e incluye a esas personas en sus sistemas de vigilancia. Lo desarrollamos con más detalle en gestión de contratistas.
Descontar el examen de ingreso del primer sueldo, o pedirle al candidato que «llegue con su examen», no tiene respaldo en la norma.
Cada cuánto: la periodicidad la decide la empresa y tiene que justificarla
No existe una tabla oficial de «anual para riesgo III, semestral para riesgo V». El artículo 15 de la Resolución 1843 dice otra cosa: las empresas «deberán definir la periodicidad», que no puede superar tres años y eso solo «en caso excepcional», y que debe estar «justificado técnicamente» según las características de la exposición y la identificación de peligros. Para definirla, la empresa puede apoyarse en la asistencia técnica de su ARL.
El artículo 10.A pone el ancla en otro lugar: lo que se mide en un periódico y cómo se interpreta tiene que estar escrito antes en los programas de vigilancia epidemiológica de la empresa. Por eso la frecuencia de una audiometría no la decide la IPS ni la costumbre: sale del sistema de vigilancia epidemiológica y de las mediciones que lo sostienen.
El mismo artículo 15 recuerda que algunos certificados tienen su propia vigencia por norma especial: alturas, trabajo eléctrico, manipulación de alimentos, espacios confinados, porte de armas y conducción. Esos plazos se respetan aparte.
El concepto médico: qué recibe la empresa y qué no
El concepto médico ocupacional tiene nueve contenidos mínimos en la Resolución 1843, y el que le importa a la empresa es el literal h del artículo 19: qué puede y qué no puede hacer esa persona en su labor, y por cuánto tiempo. La costumbre de clasificar a la gente como «apta» o «no apta» se acabó para la mayoría de cargos; esa palabra queda reservada a los certificados con régimen propio, como los de conductores o alturas, y en todo lo demás el médico escribe recomendaciones y restricciones con su temporalidad.
Lo que la empresa no recibe es la historia clínica. El artículo 31 la declara estrictamente confidencial y solo puede comunicarse por orden judicial, con autorización escrita del trabajador para fines médicos, o a petición de prestadores o entidades de calificación con su consentimiento. El empleador no está en esa lista.
Entre los dos queda la obligación que más se incumple: usar el concepto. Una restricción temporal que nadie programa para seguimiento, o una recomendación que se archiva en la carpeta de recursos humanos, deja a la empresa en la peor posición posible ante un accidente: tenía la información y no actuó.
Lo que la norma prohíbe pedir
La Resolución 1843 dedica varios artículos a pruebas que no se pueden exigir. El artículo 21 prohíbe la prueba de embarazo, la de VIH y la serología como requisito para acceder a un empleo o permanecer en él. El artículo 22 solo admite la prueba de embarazo con consentimiento previo de la trabajadora y cuando el trabajo implique riesgos reales para el embarazo, y el 23 limita la de VIH a ocupaciones con riesgo real para el trabajador o para terceros.
Las pruebas de alcohol y sustancias psicoactivas tienen su propio marco en el artículo 24: se dirigen a la prevención de accidentes, se aplican a actividades que implican riesgo para los demás —conductores, operarios, quienes manipulan sustancias peligrosas, entre otros— y deben estar justificadas técnicamente dentro del SG-SST y del programa de prevención de consumo de la empresa.
Un paquete de exámenes heredado que todavía incluye estas pruebas para todos los cargos es un riesgo legal, no un exceso de prudencia.
El diagnóstico de salud de diciembre
Hay una obligación de la IPS que pocas empresas exigen. El literal g del artículo 4 de la Resolución 1843 obliga al prestador a entregar al empleador, en el mes de diciembre de cada año y sin costo adicional, un diagnóstico general de salud de la población que evaluó. El artículo 20 fija su contenido mínimo y prohíbe que incluya datos individualizados de los trabajadores.
Ese documento es el insumo del informe de condiciones de salud que el artículo 2.2.4.6.12 del Decreto 1072 exige mantener actualizado, y de la planeación del plan de trabajo anual. Si su IPS nunca se lo ha entregado, falta una pieza del SG-SST que usted ya pagó.
Qué revisa una auditoría o una visita del Ministerio
La Resolución 0312 de 2019 convierte estas obligaciones en estándares calificables. En el grupo de empresas grandes o de riesgo IV y V, el artículo 16 pide realizar las evaluaciones «de acuerdo con la normatividad y los peligros/riesgos», definir la frecuencia de los periódicos, comunicar por escrito los resultados al trabajador y tener la custodia de las historias clínicas a cargo del prestador. Las empresas más pequeñas tienen un estándar equivalente, más corto.
En la práctica, quien revisa pide:
- Los conceptos médicos de los trabajadores activos, para cruzarlos con los cargos y sus riesgos.
- El documento donde se definió la periodicidad de los periódicos y por qué.
- La constancia de que se le entregó al médico el perfil de cada cargo, que es lo que organiza el profesiograma.
- La evidencia de que las restricciones se gestionaron: reubicación, adaptación o seguimiento.
- Las notificaciones de egreso de quienes se retiraron.
Errores frecuentes que se ven en las empresas
El mismo paquete para todos. El gerente y el operario de montacargas salen con las mismas pruebas. Ninguno recibe lo que su cargo exige.
Reintegros sin evaluación. El trabajador vuelve de una incapacidad de cinco semanas y nadie programa la post-incapacidad.
Egreso sin notificación. No se le informa al trabajador el proceso ni queda constancia; años después aparece una reclamación y no hay cómo mostrar en qué estado salió.
Restricciones archivadas. El concepto llega, se guarda y el trabajador sigue en la misma tarea que el médico pidió limitar.
Periódicos aplazados. El examen de pre-ingreso se hace porque es requisito para contratar; los periódicos se corren de un año a otro sin justificación.
Esquema de la 2346. Conceptos de «no apto» en cargos que no son de régimen especial y tres tipos de examen en lugar de seis.
Qué arriesga la empresa
La Ley 1562 de 2012 fija en su artículo 13 una multa de hasta 500 salarios mínimos mensuales por incumplir las normas de seguridad y salud en el trabajo, que el capítulo 11 del Decreto 1072 gradúa según el tamaño de la empresa. Ese tope solo aplica a las empresas más grandes; para una pequeña o mediana el rango es bastante menor, y en ningún caso es el riesgo principal.
El riesgo principal es la enfermedad laboral sin vigilancia. Si un trabajador desarrolla una lesión relacionada con su cargo y la empresa no puede mostrar los periódicos, su justificación y lo que hizo con los conceptos, la discusión ya no es administrativa. Y como los datos de salud son datos sensibles según el artículo 5 de la Ley 1581 de 2012, pedir o guardar más información médica de la que la norma permite también expone a la empresa.
Qué exigirle a la IPS que hace los exámenes
- Médicos con licencia vigente en SST. El artículo 17 de la Resolución 1843 lo exige para quien firma.
- Consulta de al menos veinte minutos. Es el mínimo que fija el literal b del artículo 4.
- Conceptos con recomendaciones y su temporalidad, sin «no apto» fuera de los regímenes especiales.
- El diagnóstico de salud en diciembre, sin costo adicional.
- Aviso de inasistencias. El artículo 4 le pide al prestador notificar por correo al empleador cuando un trabajador no se presenta.
- Que no decida sola qué examinar. La IPS ejecuta lo que la empresa define desde su matriz de peligros; si arma ella el paquete que luego factura, se mezclan dos papeles. Cómo se contrata bien al médico laboral lo explicamos aparte.
Cómo lo trabaja Medina
En Medina el examen médico ocupacional se gestiona como parte del SG-SST que diseñamos y administramos para su empresa. Partimos de la matriz de peligros, dejamos definido qué evaluación corresponde a cada cargo y con qué periodicidad justificada, preparamos la información que el médico debe recibir y montamos el seguimiento de los hechos que disparan las evaluaciones que más se olvidan: incapacidades de 30 días, ausencias de 90 y retiros.
Después leemos los conceptos con usted: qué restricciones hay, a quién afectan, qué hay que adaptar y cuándo toca el seguimiento. Así el examen deja de ser un gasto de contratación y pasa a ser evidencia de que la empresa vigila la salud de su gente. El trabajo lo respalda un profesional con licencia vigente en SST.
Si quiere saber si sus exámenes ya están al día con la Resolución 1843, escríbanos por WhatsApp y lo revisamos con usted.
Fuentes normativas oficiales
- Resolución 1843 de 2025
la norma de las evaluaciones: quién paga (art. 5), las seis evaluaciones y sus plazos (arts. 8 a 14), el concepto (art. 19) y las pruebas que no se pueden exigir (arts. 21 a 24).
- Decreto 1072 de 2015
reparto de costos con contratistas (art. 2.2.4.2.2.18) e informe de condiciones de salud del SG-SST (art. 2.2.4.6.12).
- Resolución 0312 de 2019
cómo se califican las evaluaciones médicas y la custodia de la historia clínica en la autoevaluación.
- Ley 1562 de 2012
el tope de la sanción por incumplir el SG-SST, en su artículo 13.
- Ley 1581 de 2012
por qué la información médica no circula libremente dentro de la empresa (art. 5).
- Resolución 4272 de 2021
ejemplo de régimen especial: el certificado de aptitud para trabajo en alturas.
Preguntas frecuentes
¿El examen médico ocupacional es obligatorio?
Sí, para todo empleador o contratante, público o privado y de cualquier tamaño: el artículo 8 de la norma vigente fija seis evaluaciones como mínimo. Su artículo 7 obliga a su vez al trabajador a asistir a las evaluaciones programadas dentro de la jornada.
¿Quién paga los exámenes médicos ocupacionales?
El empleador o contratante, incluidas las pruebas complementarias y, si hay que viajar a otro municipio para un periódico, el transporte, el alojamiento y la alimentación. La excepción es el examen de pre-ingreso de quien tiene contrato de prestación de servicios, que lo asume el contratista según el Decreto 1072.
¿Cada cuánto se hacen los exámenes periódicos?
Con la periodicidad que defina la empresa, justificada técnicamente según la exposición. El artículo 15 de la Resolución 1843 fija un tope de tres años, y solo como caso excepcional. No hay una frecuencia única por nivel de riesgo en la norma.
¿Cuándo se hace el examen de egreso?
Dentro de los cinco días hábiles siguientes a la terminación de la relación laboral o contractual. El empleador debe informar al trabajador cómo hacerlo y dejar constancia de esa notificación, según el artículo 11 de la Resolución 1843.
¿El concepto médico puede decir «no apto»?
Por regla general, no. El parágrafo del artículo 19 de la Resolución 1843 lo limita a los regímenes especiales del artículo 2, como alturas, conductores o espacios confinados. En los demás casos el concepto debe traer recomendaciones o restricciones, con su temporalidad.
¿La empresa puede ver la historia clínica del trabajador?
No. Lo que la empresa recibe es el concepto, con recomendaciones o restricciones, y cada diciembre un diagnóstico de salud de la población sin datos individuales. La historia clínica se queda con el prestador; la norma solo la abre por orden judicial o con el consentimiento del trabajador.
¿Qué norma regula hoy los exámenes médicos ocupacionales?
Desde mayo de 2025, la Resolución 1843. Cualquier documento, formato o contrato con la IPS que todavía cite la 2346 de 2007, la 1918 de 2009, la 1075 de 1992 o la 4050 de 1994 está apoyado en normas derogadas.
