Hoja de vida del conductor

Hoja de vida del conductor: qué es y qué no es

Es un documento interno de la empresa. Reúne, por conductor, lo que el PESV necesita saber para decidir quién conduce qué: la vigencia de su licencia, su competencia en seguridad vial, la formación recibida y su historial de siniestros e infracciones. Se actualiza mientras la persona conduzca para la organización.

Con el mismo nombre circulan otras dos cosas que esta página no trata. Una es el currículo de quien busca empleo como conductor, que redacta la propia persona. La otra es un certificado oficial que expide el Estado: la Resolución 40595 no define en Colombia un documento con ese nombre. Y lo que las autoridades de tránsito tienen registrado de una persona, por ejemplo en el RUNT, tampoco reemplaza el expediente interno: la empresa lo lleva con sus propios soportes.

La metodología define como conductores a las personas que usan un vehículo automotor o no automotor puesto al servicio de la organización para cumplir sus funciones. Por eso en el expediente entran el repartidor en moto y el vendedor que usa su carro, no solo el conductor de planta.

Qué dice la norma: no hay un artículo con ese nombre

Conviene decirlo sin rodeos: la Resolución 40595 de 2022 usa la expresión «hoja de vida» solo para los vehículos, en el paso 17, y esa es otra página: hoja de vida de vehículos. Para el conductor no existe un artículo que ordene «llevar su hoja de vida». Lo que existe son varios pasos de la metodología que, sumados, obligan a tener esos datos de cada persona que conduce. Esa suma es la que sostiene el expediente.

La obligación de fondo viene de la ley. El artículo 12 de la Ley 1503 de 2011, reescrito por el artículo 110 del Decreto Ley 2106 de 2019, obliga al PESV a toda organización con más de diez vehículos o que «contrate o administre personal de conductores». Basta administrar conductores: no hace falta tener flota propia. Dentro del plan, la metodología los nombra en estos pasos.

Una empresa de nivel básico no está obligada a los pasos 11, 18 y 19, pero sí a los datos de los pasos 5, 10, 15 y 16. Si su empresa no sabe en cuál nivel cae, está explicado en PESV.

Qué datos lleva el expediente

La norma no fija un formato ni un orden. Lo que sí hace es nombrar los datos, y a partir de ellos se arma el expediente de cada persona.

• Identificación y vinculación. Nombre, documento, cargo, fecha de vinculación y tipo de vinculación: empleado, contratista o tercero.
• El vehículo que conduce. Tipo de vehículo, automotor o no automotor, que el paso 5 pide asociar a cada colaborador.
• La licencia de conducción. Su vigencia, que el diagnóstico exige conocer.
• La competencia. Educación, formación y experiencia en conducción relacionada con el cargo, los tres términos del paso 10.
• La formación en seguridad vial. Las capacitaciones recibidas, que alimentan los indicadores de cumplimiento y cobertura del plan de formación.
• Siniestros e infracciones. Los siniestros viales en que ha participado y las infracciones de tránsito, con su tipo y su estado de pago.
• La evaluación del comportamiento. En el nivel avanzado, la revisión anual de siniestros, infracciones, quejas y capacitaciones.
• La autorización para tratar sus datos. No la pide la metodología sino la Ley 1581, como se explica más abajo.

Si prefiere que armemos ese expediente por usted, escríbanos por WhatsApp 322 818 79 63: dejamos el de cada conductor montado dentro del PESV de su empresa.

Formato de hoja de vida del conductor en blanco

Este es un formato en blanco con los datos que acaba de ver, listo para copiar. No es un modelo oficial: la metodología no trae uno, y cada empresa lo ajusta a su nivel del plan y a su política de datos. En las tablas, en el celular, deslice hacia el lado para ver todas las columnas.

El expediente es una base de datos personales

Ni la Resolución 40595 ni la Ley 1581 de 2012 hablan de «hoja de vida del conductor». Lo que sostiene la obligación es la suma de las dos: la metodología del PESV pide los datos, y la ley de protección de datos fija las condiciones para guardarlos. La propia metodología lo recuerda en el paso 19: en el manejo de datos personales hay que tener en cuenta la Ley 1581.

La ley tiene reglas para cada momento de la vida del expediente, desde que se pide el dato hasta que alguien lo cuestiona.

• Qué es dato personal. Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una persona natural determinada o determinable (artículo 3). El nombre, el documento, la licencia y las infracciones de un conductor lo son, y la empresa que decide sobre esa base de datos es la responsable del tratamiento.
• Finalidad. El tratamiento debe obedecer a una finalidad legítima que se informa a la persona (artículo 4).
• Autorización. Se requiere la autorización previa e informada del titular, obtenida por un medio que permita consultarla después (artículo 9). Al pedirla, hay que decirle qué se hará con sus datos, para qué, qué derechos tiene y quién es el responsable, y conservar prueba de ello (artículo 12). La empresa debe guardar copia de la autorización (artículo 17).
• Seguridad y reserva. La información se maneja con medidas que eviten su pérdida, consulta o uso no autorizado (artículo 4, literal g, y artículo 17), y quienes intervienen en el tratamiento deben mantener la reserva (artículo 4, literal h).
• Excepciones. El artículo 10 enumera casos en los que no hace falta autorización, como la información que pide una entidad pública en ejercicio de sus funciones legales.
• Sanciones. La Superintendencia de Industria y Comercio puede imponer multas de hasta dos mil salarios mínimos mensuales legales vigentes, sucesivas mientras dure el incumplimiento (artículo 23).

Medina no es asesor jurídico: qué autorización usar, qué política de tratamiento adoptar y si aplica alguna excepción lo define el abogado de la empresa. Lo que hacemos es dejar en el expediente el lugar de la prueba.

Los datos de salud no van en el expediente

Aquí la metodología y la ley parecen chocar, y no chocan. La Resolución 40595 pide que el conductor reporte de manera oportuna y veraz las condiciones de salud que puedan afectar la conducción (paso 18), y que en el nivel avanzado los requisitos de contratación incluyan exámenes médicos (paso 11), aunque el nombre comercial prueba psicosensométrica no aparece en la metodología. Pero la Ley 1581 clasifica los datos relativos a la salud como sensibles (artículo 5) y prohíbe tratarlos salvo en los casos que enumera, entre ellos que el titular dé su autorización explícita (artículo 6). Además, cuando se pregunta por datos sensibles, la respuesta es facultativa y la persona debe saberlo (artículo 12).

A eso se suma el Decreto 1072 de 2015: el responsable del SG-SST tiene acceso a los documentos y registros, pero no a las historias clínicas ocupacionales si no es médico especialista en seguridad y salud en el trabajo (artículo 2.2.4.6.13). Por eso el formato de arriba no tiene ningún campo de diagnóstico ni de resultados. Lo clínico lo maneja el proveedor de exámenes médicos ocupacionales, bajo el SG-SST. Cómo se informa a la empresa que una persona puede o no conducir es una decisión del médico y del asesor jurídico, no de Medina: aquí no damos asesoría clínica ni laboral.

Conductores de contratistas y de terceros

El expediente no se limita a los empleados. La metodología obliga a la organización a establecer disposiciones para los contratistas, subcontratistas y terceros que hacen desplazamientos laborales: edad mínima y máxima, competencia mínima, y que el propietario del vehículo ponga a disposición el historial del conductor, con sus infracciones, su capacitación en seguridad vial y su afiliación a la seguridad social. También debe presentar su documentación vigente al menos una vez al año si la vinculación es permanente, o antes de cada recorrido si es ocasional (paso 18, estándar y avanzado).

En la práctica, cada contratista con conductor tiene que poder mostrar su expediente, o la empresa que lo contrata tiene que poder mostrar el suyo. Cómo se selecciona y se controla a esos proveedores está en gestión de contratistas.

Lo que revisa una visita

Quien verifica el plan —el Ministerio del Trabajo, la Superintendencia de Transporte o un organismo de tránsito, según la empresa— lo hace con una lista de verificación. En ella aparecen las preguntas que tocan al conductor: si el diagnóstico contiene los requisitos del paso 5 (pregunta 5.2), si se definió y documentó la competencia de los colaboradores (10.1), si hay procedimiento y formato de la inspección preoperacional diaria (16.1 y 16.2) y, en estándar y avanzado, si se retuvo la documentación con los plazos que fija la norma (19.2). En el nivel avanzado se suma una pregunta específica por el procedimiento documentado de evaluación de la competencia de los conductores (11.3).

Dos de los indicadores de gestión de la Tabla 10 también dependen de lo que registra el expediente: el cumplimiento y la cobertura del plan de formación en seguridad vial, que se reportan en los tres niveles. El resto está en indicadores del PESV, y la inspección preoperacional es donde se comprueba cada día la licencia del conductor.

Errores frecuentes

• Datos dispersos. La licencia en contratación, la formación en otra carpeta y las infracciones en ninguna.
• Licencias vencidas. Copias archivadas sin que nadie sepa cuándo vence cada una.
• Solo los empleados. Los conductores de contratistas y los de vehículos propios del trabajador, por fuera.
• Formación sin conexión con el plan. Listas de asistencia que no se relacionan con el plan anual de formación.
• Infracciones sin estado. Multas anotadas sin saber si están pagadas.
• Datos de salud en la carpeta. Diagnósticos o resultados de exámenes mezclados con el resto del expediente.
• Copias por todas partes. Cédulas y licencias que circulan por mensajería personal o correo sin una autorización que lo respalde.
• Sin responsable. Nadie nombrado para mantener el expediente al día.

Qué arriesga la empresa

En una verificación, un expediente que no muestra licencias vigentes ni competencia documentada se lee en las preguntas 5.2, 10.1 y 16.1, y deja a la empresa sin cómo probar que quien conducía estaba habilitado y formado. Por la conexión del PESV con el SG-SST, la falta también se cuenta en el sistema de gestión, donde responde con las multas de la Ley 1562 de 2012 y con las sanciones del Decreto Ley 1295 de 1994. Y el expediente mal custodiado abre otro frente: el de la Ley 1581, con multas que fija la Superintendencia de Industria y Comercio.