Outsourcing SST

Outsourcing SST: qué es y qué recibe la empresa

La mayoría de las empresas llegan al outsourcing SST por una de tres puertas: el responsable que tenían se fue y dejó el sistema a medias, un cliente grande les exigió el SG-SST para contratar, o la autoevaluación salió baja y nadie en la empresa tiene tiempo de ponerse al día. En los tres casos el problema es el mismo: el sistema existe en papel, pero nadie lo mueve.

Tercerizar la seguridad y salud en el trabajo es contratar a una empresa especializada para que haga, de forma continua, el trabajo que haría un área de SST interna. No se trata de un documento que se entrega una vez y se archiva: el outsourcing SST se queda con la empresa mes a mes, porque el Decreto 1072 de 2015 concibe el sistema como un ciclo que se planea, se ejecuta, se verifica y se corrige cada año.

Lo que recibe la empresa es un sistema en funcionamiento y la evidencia de que funciona. En la práctica, eso significa que hay alguien que responde por el plan de trabajo anual, que sabe qué estándar de la Resolución 0312 de 2019 está pendiente, que acompaña al comité, que recoge los soportes y que puede sentarse con el inspector si llega una visita.

Si su empresa ya decidió que no va a tener un responsable de planta, podemos asumir la operación de su sistema: escríbanos al WhatsApp 322 818 79 63 y cuéntenos cuántas personas trabajan en su empresa y a qué se dedica: con eso le proponemos la dedicación.

Outsourcing, responsable de planta o consultoría: en qué se diferencian

Las tres formas cumplen la misma norma; cambia quién hace el trabajo y durante cuánto tiempo. Se confunden porque muchas cotizaciones usan las tres palabras como si fueran sinónimos.

La consultoría y el outsourcing pueden ir juntos: primero se diseña o se pone al día el sistema y después se administra. Qué licencia debe tener la consultora y qué perfil exige cada tamaño de empresa lo explicamos en consultoría en SST; aquí nos quedamos con lo que pasa después del diseño.

Qué hace el outsourcing SST a lo largo del año

El sistema tiene momentos fijos que la norma le pide a toda empresa, sin importar quién lo opere. Un buen outsourcing SST se reconoce porque esos momentos ocurren a tiempo y dejan soporte.

• El plan de trabajo anual, que según el artículo 2.2.4.6.12 del Decreto 1072 va firmado por el empleador y por el responsable del sistema. Lo desarrollamos en plan de trabajo anual SST.
• La identificación de peligros y la valoración de riesgos, que ese mismo artículo 2.2.4.6.12 pide documentar cada año. Ver matriz de peligros.
• Los indicadores de estructura, proceso y resultado, y el registro de los indicadores mínimos del artículo 30 de la Resolución 0312. Ver indicadores del SG-SST.
• El comité: el apoyo al COPASST o al vigía en sus reuniones, inspecciones e investigaciones. Ver COPASST.
• La autoevaluación de estándares mínimos con la tabla de valores del artículo 27 de la Resolución 0312 y, según el resultado, el plan de mejoramiento del artículo 28. Ver reporte de autoevaluación.
• La revisión por la alta dirección, que el artículo 2.2.4.6.31 exige «por lo menos una (1) vez al año» e «independiente del tamaño de la empresa».

Entre esos hitos están las inspecciones, las capacitaciones, la investigación de los accidentes que ocurran y el seguimiento de lo que quedó pendiente. Eso es lo que más se descuida cuando el sistema no tiene dueño: los documentos del año pasado siguen en la carpeta y nadie los actualiza.

Según la necesidad: de qué depende la dedicación

No hay una frecuencia de visitas que sirva para todas las empresas, y desconfíe de quien le ofrezca un paquete cerrado sin conocer su operación. La dedicación del outsourcing SST se define con la empresa, y la mueven sobre todo estos factores:

• El número de trabajadores y la clase de riesgo. Definen cuántos estándares de la Resolución 0312 le aplican y qué perfil debe tener quien responde por el sistema.
• El estado del sistema hoy. No es lo mismo sostener un sistema al día que poner al día uno abandonado hace dos años.
• Las sedes, los turnos y los frentes de obra. Cada lugar de trabajo tiene sus propios peligros y su propia evidencia.
• Los contratistas. Una empresa que recibe muchos contratistas tiene más control que hacer.
• La accidentalidad y lo que la empresa tenga pendiente, como un requerimiento de la ARL o de un cliente, o una visita anunciada.

Lo que no se terceriza: la responsabilidad del empleador

Este es el punto que más se malentiende. El artículo 2.2.4.6.42 del Decreto 1072 dice que contratar los servicios de seguridad y salud en el trabajo con una empresa especializada «no implica en ningún momento, el traslado de las responsabilidades del empleador al contratista». Tampoco lo libera de rendir los informes que le pidan las autoridades.

En otras palabras: el outsourcing SST hace el trabajo, pero ante el Ministerio del Trabajo responde la empresa. Por eso la norma pide la firma del empleador en el plan anual, le asigna a la alta dirección la revisión del sistema y le deja las obligaciones que enumera el artículo 2.2.4.6.8. Un proveedor serio lo dice desde el principio y le pide a la gerencia el tiempo mínimo para firmar, decidir y asignar recursos. Uno que promete «nosotros nos encargamos de todo y usted no se preocupa» está vendiendo algo que la norma no permite.

¿Es legal tercerizar la seguridad y salud en el trabajo?

Sí. El artículo 2.2.4.6.40 del Decreto 1072 dice que «cualquier persona natural o jurídica podrá prestar servicios de Seguridad y Salud en el Trabajo a empleadores o trabajadores», bajo la vigilancia del Ministerio de Salud. El artículo siguiente le pone una condición: obtener licencia para operar esos servicios.

La licencia de las empresas la regula hoy la Resolución 908 de 2025, que reemplazó a la 754 de 2021. Tiene vigencia de diez años y cobertura nacional para los campos de acción autorizados, y el que corresponde a un outsourcing es el campo 20.8, que autoriza a operar el sistema de gestión de otras empresas. Además, los campos de la empresa deben estar respaldados por las licencias de las personas que van a prestar el servicio. Y quien responda por su sistema necesita el perfil que la Resolución 0312 exige según el tamaño y el riesgo de su empresa: técnico, tecnólogo o profesional, siempre con licencia vigente y el curso de 50 horas.

Qué debe quedar en la empresa cuando termina el contrato

Un outsourcing SST puede terminar por muchas razones, y el sistema no puede irse con él. La evidencia del SG-SST es de la empresa: la necesita para demostrar lo que hizo en años anteriores, y la visita del Ministerio no revisa solo el año en curso.

El artículo 2.2.4.6.13 del Decreto 1072 pide conservar los documentos «de manera controlada, garantizando que sean legibles, fácilmente identificables y accesibles, protegidos contra daño, deterioro o pérdida». Eso tiene una consecuencia práctica: el archivo del sistema debe estar en un lugar al que la empresa tenga acceso sin pedirle permiso a nadie, no en el computador personal del profesional externo. El mismo artículo trae un matiz que conviene saber: el responsable del sistema tiene acceso a todos los documentos, salvo a las historias clínicas ocupacionales, a menos que sea médico especialista en SST.

Al contratar, deje escrito dónde queda guardada la evidencia, a nombre de quién y cómo se entrega si el contrato se termina.

Errores frecuentes al tercerizar el SG-SST

• Comprar «el sistema» como si fuera un documento. Se paga por una carpeta completa en enero y en diciembre nada de lo que dice se ha ejecutado.
• No saber quién es la persona. La empresa contrata una marca, pero no conoce al profesional que va a responder por su sistema ni comprueba su licencia.
• Dejar la evidencia en manos del proveedor. Cuando se cambia de outsourcing, la empresa descubre que no tiene sus propios soportes.
• Desaparecer de la gerencia. El plan no se firma, la revisión por la dirección no se hace y el comité no se reúne, porque «eso lo lleva el outsourcing».
• Elegir solo por precio. Una dedicación por debajo de lo que pide la operación termina en un sistema que existe en papel y no resiste una visita.

Qué exigirle al outsourcing SST antes de firmar

Esta es la lista que le sugerimos tener a mano cuando compare propuestas. Sirve para cualquier proveedor, incluidos nosotros.

Lo que arriesga la empresa

Si el sistema no funciona, la multa la fija la Ley 1562 de 2012: su artículo 13 permite llegar hasta 500 salarios mínimos por no cumplir las normas de SST. Desde el Decreto 2642 de 2022, la graduación del artículo 2.2.4.11.5 del Decreto 1072 se expresa en UVT y depende del tamaño de la empresa:

La multa no es lo único. El modelo de inspección de la Resolución 4179 de 2025 establece que las visitas «se realizarán sin previo aviso» y obliga al inspector a ordenar medidas preventivas inmediatas cuando hay una situación que compromete la vida o la salud de los trabajadores. Lo que mira el inspector cuando llega está en visita de inspección del Ministerio de Trabajo. Y ningún contrato de outsourcing traslada esa sanción al proveedor: la recibe la empresa.

Lo que Medina suma a un outsourcing SST

La mayoría de los proveedores de outsourcing SST se quedan en el sistema de gestión. Cuando la empresa necesita algo más, tiene que buscar a otro contratista. En Medina lo resolvemos con el mismo equipo:

Y lo que dicen quienes ya trabajaron con nosotros está a la vista: el perfil de Medina en Google tiene una valoración de 4,6 con 23 opiniones, consultada en noviembre de 2026. Ver las opiniones en Google.