Roles y responsabilidades SGSST Decreto 1072
Roles y responsabilidades SGSST Decreto 1072 es lo primero que hay que aclarar cuando una autoevaluación o un auditor señala que el sistema "no tiene responsabilidades asignadas" — incluso en empresas donde, en la práctica, cada quien sabe qué le toca.
Medina orienta a empresas de todo Colombia según ciudad, modalidad y alcance.
Por Pablo Medina · Especialista SST 7 min de lectura
La respuesta corta
El Decreto 1072 exige asignar, documentar y comunicar responsabilidades en todos los niveles, incluida la alta dirección. Medina orienta a empresas de todo Colombia según ciudad, modalidad y alcance.
Qué exige el Decreto 1072 sobre asignar responsabilidades
El artículo 2.2.4.6.8 del Decreto 1072 de 2015, numeral 2, es literal: el empleador «debe asignar, documentar y comunicar las responsabilidades específicas en Seguridad y Salud en el Trabajo (SST) a todos los niveles de la organización, incluida la alta dirección».
Son tres verbos, no uno. Asignar es decidir quién responde por qué. Documentar es dejarlo por escrito, con nombre o cargo. Comunicar es que la persona sepa que se lo asignaron. Las empresas que revisamos casi siempre cumplen el primero y se saltan los otros dos: el gerente sabe que el jefe de bodega «se encarga de eso», pero no existe un documento que lo diga, y el jefe de bodega nunca lo confirmó por escrito.
Los cuatro niveles de responsabilidad
Una matriz de responsabilidades completa cubre cuatro niveles, y confundirlos es el segundo error más frecuente:
- Empleador y alta dirección — asigna, documenta y comunica (numeral 2 ya citado), y define los recursos para que los demás niveles puedan cumplir.
- Responsable del SG-SST — ejecuta el sistema día a día y hace seguimiento a que las demás responsabilidades se cumplan.
- COPASST o vigía — participa según su función paritaria, distinta de la del responsable del SG-SST aunque a veces se confunden.
- Trabajadores — tienen sus propios deberes, fijados en el artículo 2.2.4.6.10.
Las seis responsabilidades del trabajador
El artículo 2.2.4.6.10 del Decreto 1072 fija seis responsabilidades para los trabajadores: procurar el cuidado integral de su salud, suministrar información clara y veraz sobre su estado de salud, cumplir las normas e instrucciones del SG-SST, informar oportunamente los peligros que detecte en su puesto, participar en las capacitaciones del plan, y contribuir al cumplimiento de los objetivos del sistema.
Estas seis no se firman una vez y se olvidan: se comunican en la inducción y se refuerzan en las capacitaciones, para que el trabajador pueda ejercerlas de verdad, no solo firmarlas.
Un ejemplo real: una fila de la matriz
La mayoría de matrices que revisamos solo tienen una fila: la del responsable del SG-SST. Así se vería una fila para un cargo operativo, que es la que casi siempre falta:
| Campo | Contenido |
|---|---|
| Cargo | Jefe de bodega |
| Responsabilidad SST | Reportar peligros locativos y verificar que el personal use los elementos de protección asignados |
| Base normativa | Art. 2.2.4.6.10, numerales 3 y 4 |
| Cómo se comunica | Inducción del cargo + acta de socialización anual |
| Evidencia | Acta firmada, disponible para consulta |
Cada cargo con exposición a un riesgo distinto necesita su propia fila, con su propia responsabilidad — no la misma frase copiada para todos.
La matriz mínima: una fila por cada obligación del artículo 2.2.4.6.8
Esto es lo que se lleva de esta página. El mismo artículo que ordena asignar responsabilidades enumera once obligaciones del empleador —dice «entre otras», así que no es una lista cerrada—, y una matriz de responsabilidades que aguanta una visita tiene, como mínimo, una fila por cada una: quién responde, y con qué evidencia.
| # | Obligación del art. 2.2.4.6.8 | Quién la asume de forma habitual | Evidencia de que está asignada y se cumple |
|---|---|---|---|
| 1 | Definir, firmar y divulgar la política de SST | Representante legal | Política fechada y firmada; acta de comunicación al COPASST |
| 2 | Asignar, documentar y comunicar responsabilidades | Alta dirección | Esta matriz, con la constancia de comunicación a cada persona |
| 3 | Rendición de cuentas, como mínimo anual | Cada responsable, ante la alta dirección | Actas o informes de rendición de cuentas |
| 4 | Definir recursos financieros, técnicos y de personal | Gerencia | Presupuesto del SG-SST aprobado y el nombramiento del responsable |
| 5 | Cumplir los requisitos normativos aplicables | Responsable del SG-SST | Matriz legal actualizada y la autoevaluación de estándares mínimos |
| 6 | Gestionar los peligros y riesgos | Responsable del SG-SST con jefes de área | Matriz de peligros vigente y controles con fecha |
| 7 | Plan de trabajo anual | Responsable del SG-SST; lo firma el empleador | Plan de trabajo anual con metas, responsables, recursos y cronograma |
| 8 | Prevención y promoción de riesgos laborales | Responsable del SG-SST | Actividades ejecutadas con registro, no solo programadas |
| 9 | Participación de los trabajadores | COPASST o vigía | Actas del comité; canal de reporte de condiciones |
| 10 | Dirección de la SST en la empresa | Alta dirección | Revisión anual por la alta dirección |
| 11 | Integración de la SST en los demás procesos | Jefes de proceso | Requisitos de SST en compras, contratación y gestión del cambio |
Tres cosas se ven de inmediato con la tabla llena. Primera: el responsable del SG-SST no puede asumir las once; cuatro son de la alta dirección y no se delegan. Segunda: la fila 2 se demuestra con la propia matriz, así que una matriz sin constancia de comunicación es una fila incumplida dentro del documento que la debía cumplir. Tercera: los trabajadores no aparecen en esta tabla porque sus deberes están en otro artículo, el 2.2.4.6.10, y van en una fila aparte de la matriz.
Para la empresa de diez o menos trabajadores hay un matiz que conviene saber: el artículo 3 de la Resolución 0312 de 2019 —sus siete estándares— arranca por «asignación de persona que diseña el Sistema de Gestión de SST», con un perfil concreto. Es decir, la primera responsabilidad que se verifica en una microempresa no es una fila de matriz: es que exista alguien con el perfil, y la evidencia es «documento soporte de la asignación» con su hoja de vida. Los perfiles por tamaño están en la página de los estándares mínimos del SG-SST.
Cómo se comunica, para que la fila 2 quede cumplida
«Comunicar» no es publicar la matriz en una cartelera. La constancia que sostiene la fila 2 es individual, y se arma con cuatro elementos:
- Un documento por persona o por cargo, con las responsabilidades específicas que le
corresponden, no la matriz entera.
- Fecha y firma de recibido, o el registro del medio por el que se comunicó.
- La inducción como momento de entrega: el estándar de inducción exige que sea previa al
inicio de labores, y ahí es donde se entregan las responsabilidades del cargo.
- La actualización cuando cambia el cargo o la persona: la matriz se revisa con cada
movimiento de personal, no una vez al año.
El error más frecuente: asignar sin documentar ni comunicar
La confusión más común no es de mala fe: es creer que basta con que el organigrama exista. Una responsabilidad que solo vive en la cabeza del gerente, o en una conversación de pasillo, no cumple el numeral 2 del artículo 2.2.4.6.8 — falta el documento y falta la constancia de que la persona lo supo. El segundo error, ya mencionado, es tratar la matriz como un documento de una sola fila.
Preguntas frecuentes
¿Quién debe tener responsabilidades asignadas en el SG-SST?
Los cuatro niveles: el empleador y la alta dirección, el responsable del SG-SST, el COPASST o vigía, y los trabajadores. El artículo 2.2.4.6.8 numeral 2 dice explícitamente «a todos los niveles de la organización, incluida la alta dirección».
¿Basta con que el organigrama diga quién hace qué?
No. El numeral 2 exige tres cosas: asignar, documentar y comunicar. Un organigrama asigna, pero no documenta la responsabilidad específica en SST ni prueba que la persona la conoce.
¿Cuáles son las responsabilidades del trabajador según el Decreto 1072?
Seis, fijadas en el artículo 2.2.4.6.10: cuidar su salud, informar su estado de salud, cumplir las normas del SG-SST, informar peligros, participar en capacitaciones y contribuir a los objetivos del sistema.
¿El COPASST tiene las mismas responsabilidades que el responsable del SG-SST?
No. El responsable del SG-SST ejecuta y hace seguimiento al sistema día a día; el COPASST o vigía participa desde su función paritaria, revisando condiciones de trabajo y canalizando las inquietudes de los trabajadores. Son roles complementarios, no intercambiables.
¿Qué evidencia pide una visita sobre las responsabilidades asignadas?
El documento donde queda cada responsabilidad por cargo, y la constancia de que se comunicó — acta de inducción, de socialización o de capacitación con firma. No basta con el documento sin la evidencia de comunicación.
Fuentes normativas oficiales
- Resolución 0312 de 2019
Ministerio del Trabajo. Artículo 3: en la empresa de diez o menos trabajadores el primer estándar es la asignación de la persona que diseña el sistema, con su perfil; modo de verificación: documento soporte de la asignación y hoja de vida.
- Decreto 1072 de 2015
Decreto Único Reglamentario del Sector Trabajo. Su artículo 2.2.4.6.8, numeral 2, obliga a asignar, documentar y comunicar las responsabilidades en SST a todos los niveles; su artículo 2.2.4.6.10 fija las seis responsabilidades de los trabajadores.
Siga por aquí
Cómo se conecta con el resto del sistema
La matriz de responsabilidades no vive aislada. Es la base de la rendición de cuentas: no se puede pedir cuentas de una responsabilidad que nunca quedó asignada por escrito. Y es una de las 11 obligaciones del empleador que se revisan juntas en la autoevaluación de diciembre.
Si su empresa no tiene esta matriz armada, o la tiene con una sola fila, en Medina SST Empresarial la diseñamos con los cargos y riesgos reales de su empresa, y la administramos dentro del ciclo completo del SG-SST — a nivel nacional. Escríbanos y revisamos su caso, o vea el alcance completo en nuestra página de asesoría e implementación del SG-SST.
Escríbanos al WhatsApp 322 818 79 63 y mande o al teléfono 601 9038072 el organigrama y la matriz que tenga, aunque sea de una fila: con eso se ve qué obligaciones del artículo 2.2.4.6.8 están sin dueño y cuáles no puede delegar la alta dirección.
Revisar mi caso