Entrega de dotación

A quién hay que entregarle dotación

El artículo 230 del Código Sustantivo del Trabajo, modificado por el artículo 7 de la Ley 11 de 1984, fija tres condiciones que se cumplen a la vez. El texto es este:

«Todo empleador que habitualmente ocupe uno (1) o más trabajadores permanentes, deberá suministrar cada cuatro (4) meses, en forma gratuita, un (1) par de zapatos y un (1) vestido de labor al trabajador, cuya remuneración mensual sea hasta dos (2) meses el salario mínimo más alto vigente. Tiene derecho a esta prestación el trabajador que en las fechas de entrega de calzado y vestido haya cumplido más de tres (3) meses al servicio del empleador.»

De ahí salen las tres condiciones, y conviene leerlas con cuidado porque cada una tiene una trampa:

La consecuencia práctica de la primera fila es la que más sorprende: una empresa con un solo trabajador permanente ya está obligada. No hay umbral de tamaño, igual que no lo hay en el plan de emergencias ni en la mayoría de los deberes del sistema de gestión.

Las tres fechas del año, y por qué no son negociables

El artículo 232 del mismo código —modificado por el artículo 8 de la Ley 11 de 1984— no deja la periodicidad al criterio de nadie. Fija tres fechas del calendario:

«Cada cuatro meses» y «en estas tres fechas» dicen lo mismo, pero la segunda forma es la que manda: la norma no habla de cuatro meses desde el ingreso de cada trabajador, sino de fechas del calendario iguales para todos. Eso simplifica la gestión —una sola programación al año— y al mismo tiempo explica el error más común: contar cuatrimestres individuales por persona y acabar entregando tarde.

La antigüedad, en cambio, sí es individual: se comprueba en cada una de esas tres fechas. Quien entró el 15 de marzo no alcanza los tres meses el 30 de abril, así que no recibe esa entrega; el 31 de agosto ya los tiene de sobra, y sí la recibe.

Dotación y EPP no son lo mismo, y la diferencia cuesta dinero

Esta es la sección por la que probablemente llegó hasta aquí. La dotación del artículo 230 es una prestación laboral: se la debe el empleador al trabajador por el hecho de serlo y de ganar poco. Los elementos de protección personal son una medida de control del riesgo: se deben porque hay un peligro que no se pudo eliminar antes.

El fundamento de los EPP está en el numeral 5 del artículo 2.2.4.6.24 del Decreto 1072 de 2015, que los define como el último escalón de la jerarquía de controles y añade una frase que conviene citar entera:

«El empleador deberá suministrar elementos y equipos de protección personal (EPP) que cumplan con las disposiciones legales vigentes. Los EPP deben usarse de manera complementaria a las anteriores medidas de control y nunca de manera aislada.»

Y su parágrafo 1 cierra la puerta al descuento: «El empleador debe suministrar los equipos y elementos de protección personal (EPP) sin ningún costo para el trabajador».

La última fila tiene más peso del que parece. El artículo 2.2.4.6.12 del Decreto 1072, que lista la documentación que el empleador debe mantener disponible, incluye en su numeral 8 los «registros de entrega de equipos y elementos de protección personal». Y el artículo 2.2.4.6.13, sobre conservación, obliga a guardar el «registro del suministro de elementos y equipos de protección personal». Es decir: el registro de EPP no es una buena práctica, es un documento que se pide en una auditoría.

Un trabajador de bodega que gana un salario mínimo recibe las dos cosas: su dotación de calzado y vestido tres veces al año, y sus EPP cuando la matriz de peligros lo indique. Un supervisor que gana cuatro salarios mínimos no tiene derecho a la dotación del 230, pero sigue teniendo derecho a todos sus EPP.

Y hay una tercera cosa que también se llama dotación

En seguridad y salud en el trabajo la palabra aparece por tercera vez, y no significa ninguna de las dos anteriores. La Resolución 0312 de 2019 exige, en su artículo 9 para empresas de 11 a 50 trabajadores y en el artículo 16 para las de más de 50, «conformar, capacitar y dotar la brigada de prevención, preparación y respuesta ante emergencias», y su modo de verificación pide expresamente «los soportes de la capacitación y entrega de la dotación».

Esa dotación es el equipamiento de la brigada: chalecos distintivos, linternas, camilla, botiquín, radios. No es la prestación del artículo 230 ni son EPP de puesto de trabajo, y su evidencia va en la carpeta del plan de emergencias, no en la nómina.

Lo que está prohibido: pagarla en dinero

El artículo 234 del Código Sustantivo del Trabajo es de una sola línea y no admite matices: «Queda prohibido a los empleadores pagar en dinero las prestaciones establecidas en este capítulo».

No hay acuerdo entre las partes que lo salve. Ni el trabajador puede renunciar a la dotación a cambio de un bono, ni el empleador puede sustituirla por un auxilio en la nómina, aunque las dos partes estén de acuerdo y el monto sea generoso. Es una prestación en especie y se cumple entregando las cosas.

Esto responde de paso a una búsqueda frecuente: los bonos de dotación que ofrecen algunos operadores son un medio de pago para que la empresa compre, no un sustituto de la entrega. Lo que cierra la obligación es que el trabajador reciba los zapatos y el vestido, y que exista constancia de ello.

Qué pasa si el trabajador no la usa

El artículo 233 resuelve una situación real que a muchas empresas les incomoda: «El trabajador queda obligado a destinar a su uso en las labores contratadas el calzado y vestido que le suministre el empleador, y en el caso de que así no lo hiciere éste quedará eximido de hacerle el suministro en el período siguiente».

La consecuencia es doble y conviene entenderla completa. El trabajador está obligado a usar la dotación en su trabajo; si no lo hace, el empleador queda eximido de entregarle la del período siguiente —solo ese—. Pero para aplicar esa exoneración hay que poder demostrarla, y ahí aparece otra vez el mismo asunto: sin registro, sin inspecciones documentadas y sin llamados de atención por escrito, la empresa no tiene con qué sostener la decisión.

Ojo con un límite importante: esto no se extiende a los EPP. Si un trabajador no usa su protección respiratoria, el empleador no queda eximido de dársela; al contrario, el mismo parágrafo 1 del artículo 2.2.4.6.24 le obliga a «desarrollar las acciones necesarias para que sean utilizados por los trabajadores».

La constancia de entrega: lo que de verdad se audita

El artículo 235 del Código Sustantivo del Trabajo encarga al Ministerio del Trabajo reglamentar «la forma como los empleadores deben cumplir con las prestaciones establecidas en este capítulo y la manera como deben acreditar ese cumplimiento». Esa última palabra es la que convierte un asunto de compras en un asunto de evidencia.

En la práctica, un formato de entrega de dotación que sirve para acreditar el cumplimiento lleva estos campos:

Un consejo que ahorra discusiones: use un formato para la dotación y otro distinto para los EPP. Comparten la mitad de los campos, pero el de EPP debe permitir anotar el peligro que justifica cada elemento y la reposición por deterioro, y ese es el que se pide como documento del sistema de gestión.

Aprendices: lo que la reforma laboral sí cambió y lo que no

Conviene decirlo con precisión, porque circula la afirmación contraria. La Ley 2466 de 2025 —la reforma laboral— no menciona en todo su texto las palabras «dotación», «calzado» ni «vestido», y no modifica el artículo 230. Quien diga que la reforma amplió la dotación no está citando la ley.

Lo que sí hizo su artículo 21 es modificar el artículo 81 del Código Sustantivo del Trabajo y cambiar la naturaleza del contrato de aprendizaje, que pasa a ser «un contrato laboral especial y a término fijo, que se rige por las normas sustantivas del Código Sustantivo del Trabajo», con derecho —durante la fase práctica o la formación dual— «al reconocimiento y pago de todas las prestaciones, auxilios y demás derechos propios del contrato laboral».

De ahí se sigue una lectura razonable: si el aprendiz es ahora titular de las prestaciones propias del contrato laboral y cumple las condiciones del artículo 230, le correspondería la dotación. Pero es una conclusión interpretativa, no una frase de la ley, y su aplicación a un caso concreto —con su apoyo de sostenimiento, su fase y su fecha— la debe valorar el área jurídica o laboral de cada empresa. Aquí describimos lo que dice el texto; la decisión sobre un aprendiz en particular no es asesoría que demos en una página web.

Los errores que vemos en las empresas

Estos cinco se repiten, y ninguno nace de mala fe:

1. Entregar solo a los operativos. El derecho lo da el salario, no el tipo de cargo. Un auxiliar administrativo que gana un salario mínimo tiene el mismo derecho que un operario.
2. Entregar una sola vez al año, normalmente en diciembre. Son tres entregas y las fechas están en la ley.
3. Descontar la dotación de la liquidación cuando el trabajador se va. No es un préstamo ni un anticipo.
4. Usar el registro de EPP para la dotación. Los auditores no piden el mismo papel, y la confusión deja las dos obligaciones a medias.
5. No guardar la constancia. Es el error que convierte un cumplimiento real en un incumplimiento imposible de defender, exactamente igual que pasa con las capacitaciones SST sin registro de asistencia.