Sistema de control de acceso para empresas

Qué compone un sistema de control de acceso

Un sistema no es un lector pegado a la puerta. Lo que se instala, y lo que conviene revisar en cada parte, es esto:

El tipo de credencial no es lo más importante. Lo que define si un sistema sirve es qué zonas cierra, quién tiene permiso para cada una y qué pasa con las puertas el día de una emergencia.

Qué dice la norma de seguridad y salud en el trabajo

El control de acceso aparece por su nombre en el Decreto 1072 de 2015. El artículo 2.2.4.6.24 ordena las medidas de prevención y control en una jerarquía de cinco escalones, y en el cuarto —los controles administrativos— incluye literalmente los «controles de acceso a áreas de riesgo», junto con la señalización, la demarcación de zonas, los sistemas de alarma y los permisos de trabajo.

El mismo decreto le da otras dos razones de ser:

• El plan de emergencias cubre a todos. El artículo 2.2.4.6.25 exige que el plan de prevención, preparación y respuesta ante emergencias tenga cobertura sobre todos los centros y turnos de trabajo y todos los trabajadores, «incluidos contratistas y subcontratistas, así como proveedores y visitantes». Para cubrirlos, la empresa tiene que saber que están adentro.
• Los contratistas se verifican antes de entrar. El numeral 3 del artículo 2.2.4.6.28 obliga a verificar, antes del inicio del trabajo y periódicamente, que el personal de proveedores y contratistas esté afiliado a riesgos laborales, considerando la rotación. Un punto de acceso bien configurado es donde esa verificación deja de ser una intención.

Las áreas de riesgo que conviene restringir

No toda la empresa necesita el mismo nivel de control. Donde el Decreto 1072 pone el acento es en las áreas de riesgo, y en casi cualquier planta hay varias:

• Cuartos eléctricos y subestaciones, donde solo debe entrar personal calificado. Ahí el control de acceso trabaja junto con el bloqueo y etiquetado de las energías peligrosas.
• Almacenes de sustancias químicas, donde entrar sin saber qué hay o sin el equipo adecuado es el origen de muchos accidentes.
• Salas de máquinas, calderas y compresores.
• Zonas de trabajo de alto riesgo, como cubiertas para trabajo en alturas o espacios confinados, que además exigen permiso de trabajo.
• Bodegas con tránsito de montacargas y patios de cargue.
• Laboratorios y áreas con agentes biológicos.

El control de acceso no reemplaza la señalización de seguridad ni el permiso de trabajo: los complementa. La señal advierte, el permiso autoriza la tarea y el lector impide que entre quien no tiene ninguna de las dos cosas. Qué zonas se cierran sale de la matriz de peligros, no del plano de la oficina.

Quién está adentro cuando suena la alarma

En una evacuación, la pregunta que decide si la brigada vuelve a entrar es una sola: ¿falta alguien? Sin un registro confiable, la respuesta depende de la memoria del coordinador de piso y de una planilla de visitantes que nadie actualizó.

Un control de acceso bien integrado permite saber, en el punto de encuentro, quiénes marcaron entrada y no han salido: trabajadores, contratistas y visitantes. Eso convierte en dato lo que el artículo 2.2.4.6.25 pide como cobertura. Y le da al plan de emergencias algo que la mayoría de planes no tiene: un conteo real, no un estimado.

El control de acceso no puede trabar la salida

Este es el error más grave y el que menos se revisa al comprar. Una puerta que se abre con tarjeta para entrar tiene que abrirse siempre, sin tarjeta, para salir.

La Resolución 2400 de 1979 lo exige desde hace décadas. Su artículo 16 pide puertas de salida «libres de todo obstáculo», en buenas condiciones de funcionamiento para facilitar el tránsito en caso de emergencia, que se abran hacia el exterior y «provistas de cerraduras interiores de fácil operación». Y prohíbe que las puertas de emergencia sean de corredera o de enrollamiento vertical.

Por eso, a quien instale el sistema hay que exigirle que las puertas de las rutas de evacuación se liberen si se va la energía o si se activa la alarma de incendio, y que siempre puedan abrirse desde adentro sin credencial. Cuando la empresa tiene sistema de detección de incendios, esa liberación se conecta con él. El cuerpo de bomberos, que según el artículo 42 de la Ley 1575 de 2012 es competente para las inspecciones de prevención de incendios y seguridad humana, mira justamente esto.

Los biométricos y los datos personales

Los lectores de huella y de rostro son cómodos y difíciles de burlar, pero tienen una consecuencia legal que muchas empresas descubren tarde. La Ley 1581 de 2012 clasifica en su artículo 5 los datos biométricos como datos sensibles, y su artículo 6 prohíbe tratarlos salvo, entre otras excepciones, que el titular haya dado su autorización explícita. El artículo 9 añade que la autorización debe ser previa e informada y quedar en un medio que se pueda consultar después.

Eso no impide usar biométricos, pero sí obliga a la empresa a pedir y guardar esas autorizaciones y a tener una política de tratamiento de datos. Cómo se redacta esa política es un asunto legal que le corresponde al abogado o asesor de protección de datos de la empresa; Medina no da esa asesoría. Lo que sí hacemos es ayudar a escoger: donde la autorización es difícil de gestionar —visitantes, contratistas de un día—, una tarjeta temporal suele resolver mejor.

Qué exigirle a quien instala el sistema

Antes de firmar una cotización de control de acceso, una empresa debería tener claro esto:

• Un recorrido de zonas que defina qué puertas se controlan y por qué, a partir de los riesgos y no solo del inventario.
• Las puertas de evacuación resueltas: liberación por falla de energía y por alarma, y salida libre desde adentro.
• Respaldo de energía para que el sistema siga funcionando en un corte de luz, sin perder la liberación de las puertas de evacuación.
• Registros que se puedan consultar y exportar, para el conteo en emergencias y para las investigaciones de incidentes.
• Altas y bajas el mismo día: quien se retira o termina su contrato no debe seguir entrando.
• Mantenimiento y capacitación de quien opera el sistema en portería.

Errores frecuentes en las empresas

• Puertas de emergencia con electroimán que no se libera cuando se va la luz o suena la alarma.
• Tarjetas de extrabajadores que siguen activas meses después del retiro.
• Cuarto eléctrico con lector, pero con la puerta trabada abierta con una caneca porque «es más práctico».
• Biométrico instalado sin autorizaciones de los trabajadores para el tratamiento de su huella o su rostro.
• Visitantes y contratistas fuera del sistema, anotados a mano en una planilla que nadie mira en una evacuación.
• Registros que nadie sabe exportar el día que se necesitan para investigar un incidente.

Lo que arriesga la empresa

Un control de acceso mal planeado arriesga en dos frentes. Del lado de la seguridad y salud en el trabajo, una puerta de evacuación trabada o un área de riesgo abierta a cualquiera son incumplimientos de la Resolución 2400 y del Decreto 1072, que el artículo 13 de la Ley 1562 de 2012 sanciona con multas de hasta 500 salarios mínimos. En la autoevaluación de la Resolución 0312 de 2019, el plan de emergencias es el estándar 5.1.1 y se califica.

Del lado de los datos, la Superintendencia de Industria y Comercio puede imponer por el mal tratamiento de datos sensibles multas de hasta 2.000 salarios mínimos, según el artículo 23 de la Ley 1581. Y por encima de las dos, el riesgo que no se mide en salarios: una persona atrapada detrás de una puerta que no abrió.