Sistema de seguridad electrónica: qué incluye y qué necesita su empresa

Sistema de seguridad electrónica: las piezas y lo que hace cada una

Un sistema completo tiene cuatro funciones, y cada una responde una pregunta distinta.

Las cámaras responden qué pasó y quién estuvo: graban, se miran en vivo y dejan evidencia. La detección de intrusos responde si alguien entró cuando no debía: sensores en puertas, ventanas y espacios que disparan una alarma cuando el inmueble está armado. El control de acceso responde quién puede entrar y por dónde: tarjetas, códigos o biométricos que abren solo a quien está autorizado y dejan registro de cada ingreso. Y la alarma es la que convierte una detección en un aviso que alguien recibe.

Cada pieza tiene su propia página en este sitio, con lo que exige la norma para esa pieza: la instalación de una cámara de seguridad, el sistema de detección de intrusos y el sistema de control de acceso. Aquí se trata lo que ninguna de ellas resuelve sola: cómo se combinan.

Qué necesita según el tipo de empresa

No todas las empresas necesitan las cuatro funciones con el mismo peso. El punto de partida es la amenaza que la empresa ya identificó, y aquí la norma de SST ayuda: el artículo 2.2.4.6.25 del Decreto 1072 de 2015 le pide al empleador identificar sistemáticamente las amenazas que pueden afectar a la empresa y analizar su vulnerabilidad. El hurto, la intrusión y el acceso de personas no autorizadas son amenazas de esa lista, y el sistema electrónico es una de las medidas de control.

La tabla orienta; la decisión sale de una visita al inmueble, porque dos bodegas del mismo tamaño pueden tener riesgos muy distintos según sus accesos, su vecindario y su horario.

Un sistema integrado o varios equipos sueltos

Muchas empresas tienen cámaras de un proveedor, alarma de otro y un lector de huella que compró la administración. Funcionan, pero no se hablan: la alarma suena y nadie sabe qué cámara mirar; el lector registra quién entró, pero esa lista no está en ningún lado cuando hay que evacuar.

Integrar significa que las funciones compartan información: que la apertura forzada de una puerta quede asociada a la imagen de esa puerta, que el registro de accesos se pueda consultar en una emergencia, que una sola persona administre usuarios y permisos. No exige que todo sea de una misma marca, pero sí que alguien lo haya pensado como un sistema desde el diseño.

La integración también tiene su costo. Un sistema que depende de un solo equipo o de una sola red puede quedar ciego entero si ese equipo falla, y uno que cruza imágenes con registros de acceso maneja más datos personales. Por eso conviene decidir qué se integra y qué se deja independiente, en lugar de integrarlo todo por defecto.

Quién recibe las alertas

Es la pregunta que más se deja para el final y la que más define el sistema. Una alarma que suena en un inmueble vacío y no le llega a nadie solo asusta a los vecinos.

Hay tres caminos. Que la alerta llegue a personas de la empresa —el gerente, el jefe de mantenimiento, la portería— por aplicación o por mensaje. Que la atienda una empresa de vigilancia con licencia de la Superintendencia, que es la única que puede prestar vigilancia como servicio, según el artículo 3 del Decreto-Ley 356 de 1994. O una combinación: de día la recibe la empresa, de noche la empresa de vigilancia.

Lo importante es decidirlo antes de comprar, porque cambia el equipo. Un sistema que va a reportar a una central necesita comunicaciones que uno que avisa a un celular no necesita, y al revés. También cambia quién tiene que estar capacitado para responder, y eso entra en el plan de emergencias.

Lo que exige la ley a quien lo vende e instala y a quien lo usa

El artículo 52 del Decreto-Ley 356 obliga a quien fabrique, importe, comercialice, instale o arriende los equipos de vigilancia del artículo 53 —entre ellos los de visión o escucha remotos— a registrarse ante la Superintendencia de Vigilancia y Seguridad Privada. El artículo 55 le pide llevar un registro de sus compradores y entregarles una tarjeta distintiva de usuario, y el 57, informar a la Superintendencia los equipos que ofrece y, cada trimestre, su uso y ubicación.

La empresa que usa los equipos también tiene deberes, en el artículo 56: informar cambios de ubicación, conservar la tarjeta, no prestar los equipos para otros fines y no obstruir a la fuerza pública, con multas de hasta diez salarios mínimos. El detalle de esos deberes lo desarrollamos en la página de detección de intrusos.

Las cámaras y los biométricos agregan otra capa: grabar a personas identificables o guardar su huella es tratar datos personales según la Ley 1581 de 2012, con aviso, finalidad y tiempo de conservación. La Superintendencia de Industria y Comercio lo aterriza para las cámaras en su guía de protección de datos personales en sistemas de videovigilancia. Y lo que se graba en la calle tiene sus propias reglas en los artículos 237 y 237B de la Ley 1801 de 2016, que permiten a la Policía acceder a los circuitos cerrados privados con fines de prevención, identificación o judicialización.

La seguridad electrónica dentro del SG-SST

Un sistema de seguridad electrónica protege bienes, pero toca a las personas en tres puntos que el SG-SST de la empresa tiene que ver.

La salida. Una cerradura electrónica que no abre cuando se va la energía o cuando suena la alarma de incendio puede atrapar a la gente adentro. Lo explicamos en el control de acceso no puede trabar la salida.

El conteo. El registro de accesos es una herramienta de evacuación: dice quién está adentro cuando hay que salir. Para que sirva, tiene que poder consultarse sin depender del mismo equipo que se apagó.

La inspección. El numeral 12 del artículo 2.2.4.6.25 del Decreto 1072 pide inspeccionar, con la periodicidad que defina el SG-SST, todos los equipos de emergencia, incluidos los sistemas de alerta y alarma. La alarma de intrusión y la de evacuación son cosas distintas, pero un sistema mal configurado las confunde, y eso se descubre en un simulacro o en una emergencia real.

Errores frecuentes en las empresas

Comprar por catálogo. Se instalan muchas cámaras y ninguna mira la puerta por donde de verdad se pierde la mercancía. El sistema se diseña desde la amenaza, no desde la oferta.

No definir quién atiende la alerta. La alarma suena, el mensaje le llega a un celular que nadie revisa de noche y el sistema existe solo en la factura.

Equipos de varios proveedores sin dueño. Cuando falla algo, cada proveedor señala al otro. Alguien tiene que responder por el conjunto.

Olvidar el mantenimiento. Las baterías de respaldo se agotan, los discos se llenan, las cámaras se desenfocan y los sensores se tapan con mercancía. Un sistema sin revisión periódica se apaga solo, y casi siempre se descubre el día que hacía falta.

Comprarle a quien no está registrado. Un instalador sin registro ante la Superintendencia deja a la empresa con equipos sin tarjeta de usuario y sin trazabilidad.

Qué pedirle a una empresa de seguridad electrónica

Antes de contratar conviene tener por escrito el registro ante la Superintendencia de Vigilancia y Seguridad Privada de quien vende o instala; un diseño justificado que diga qué se protege y por qué en cada punto, no solo una lista de equipos; la definición de quién recibe las alertas y por qué medio; la política de datos personales que se va a aplicar a las cámaras y a los biométricos; el plan de mantenimiento, con qué se revisa y cada cuánto; y la entrega del sistema, con usuarios, contraseñas y manuales a nombre de la empresa.

Lo último pesa más de lo que parece: un sistema cuyas claves solo tiene el instalador deja a la empresa dependiendo de él para todo, incluso para dar de baja a un trabajador que se fue.