Cronograma de mantenimiento

Cronograma de mantenimiento: qué es y qué no es

El cronograma es el calendario: muestra los doce meses y, frente a cada equipo, lo que tocaba y lo que se hizo. No reemplaza a los demás documentos del mantenimiento, y confundirlos es la razón por la que tantas tablas se quedan sin respaldo.

Quien busca un plan de mantenimiento correctivo y preventivo, o un programa de mantenimiento preventivo y correctivo, casi siempre necesita ese conjunto completo. El programa dice las reglas y el cronograma las pone en fechas. La hoja de vida de vehículos es el mismo principio aplicado a la flota.

Qué exige la norma colombiana

Hay un detalle que pocos dicen: en el Decreto 1072 y en la Resolución 0312, la palabra cronograma aparece para el plan de trabajo anual y para las mediciones ambientales, no para el mantenimiento. No existe un formato oficial que haya que llenar. Lo que la norma exige es el mantenimiento mismo, hecho con criterio, y la prueba de que se hizo.

Las empresas de hasta diez trabajadores en riesgo I, II o III no tienen el ítem 4.2.5 en su lista de siete estándares mínimos. Eso no las saca del tema: el Decreto 1072 habla del empleador o contratante, sin importar el tamaño.

Qué equipos entran en el cronograma

Es común que el cronograma traiga solo las máquinas de producción. La norma es más amplia: habla de instalaciones, equipos, máquinas y herramientas, y por aparte de los equipos de emergencia. Lo que queda por fuera de la tabla es lo primero que se daña sin que nadie lo vea.

Los equipos de emergencia merecen una línea aparte, porque nadie los usa a diario y por eso nadie nota que fallaron. La Ley 9 de 1979, en su artículo 116, pide que los de extinción se mantengan para usarse «de inmediato con la máxima eficiencia». El mantenimiento y recarga de extintores, la red contra incendios y las alarmas se descubren vencidos justo el día que hacen falta.

Preventivo, correctivo y predictivo

La Resolución 0312 habla de evidencia del mantenimiento «preventivo y/o correctivo», y un cronograma de mantenimiento preventivo y correctivo tiene que tratar a los dos de forma distinta.

El preventivo es el que se programa: tiene mes, responsable y casilla de cumplimiento desde enero. El correctivo no se puede programar porque nace de una falla, de una inspección o de un reporte, pero tiene que quedar registrado con la misma seriedad. El predictivo, cuando la empresa lo usa, mide el estado del equipo para decidir cuándo intervenirlo, y entra en el cronograma como cualquier otra actividad programada.

La lectura que importa a la gerencia es la relación entre los dos primeros. Un año lleno de correctivos y con el preventivo a medias casi siempre significa paradas no planeadas, repuestos urgentes y gente trabajando con afán sobre equipos que fallaron.

De dónde sale cada fecha

El Decreto 1072 es claro en esto y por eso la pregunta de un auditor no es qué dice la tabla, sino por qué dice eso. Una fecha defendible viene de uno de estos sitios:

La conexión más floja suele ser la de las inspecciones de seguridad. El inspector anota que una guarda está suelta, el informe se archiva y el mantenimiento nunca se entera. El decreto pone el mantenimiento justo después de la inspección por una razón: lo que se encontró tiene que terminar en una actividad con fecha y responsable.

Qué lleva el formato

Con lo anterior, un cronograma de mantenimiento útil identifica cada equipo, nombra la actividad, dice quién responde y deja dos casillas por mes: la de lo programado y la de lo ejecutado. También identifica la sede y el año, y lo firman quien lo elabora y quien lo aprueba.

Este es el formato en blanco. En el celular, deslice la tabla hacia el lado para ver los doce meses.

Una marca en la casilla de ejecutado no prueba nada por sí sola. Lo que la sostiene es el reporte de esa intervención, y el manual que dice que eso era lo que tocaba.

Lo que el cronograma le dice a la gerencia

Bien llevado, deja de ser un requisito y se vuelve información. Muestra cuánto de lo programado se cumplió, qué equipos se atrasan siempre, qué meses se cargan de trabajo y dónde hace falta presupuesto antes de que falle algo.

También conversa con el plan de trabajo anual. Ese sí es un documento que el Decreto 1072 pide con cronograma y firma del empleador, y su cumplimiento se revisa como indicador y en la revisión por la alta dirección. Las actividades de mantenimiento que controlan riesgos prioritarios conviene que aparezcan allá, para que no vivan en un archivo que solo abre el área técnica.

Lo que revisa una visita

Sea el Ministerio del Trabajo, la ARL o un auditor, la conversación sobre el ítem 4.2.5 va más allá de la tabla. Estas son las preguntas que se oyen:

• ¿Qué equipos tiene la empresa, y están todos en el cronograma?
• ¿De dónde salió la frecuencia de cada uno? ¿Dónde están los manuales o las fichas técnicas?
• ¿Qué pasó con los hallazgos de la última inspección?
• ¿Dónde están los reportes de lo que se marcó como ejecutado?
• ¿Se hizo el mantenimiento de los equipos de emergencia?
• ¿Qué se hizo con lo que quedó programado y no se cumplió?

Quien responde esas seis preguntas con papeles en la mano no tiene un problema con el ítem. Quien solo tiene la tabla, sí.

El mantenimiento también es un trabajo de riesgo

Esta es la parte que los cronogramas no muestran. Quien interviene un equipo hace una tarea de alto riesgo, muchas veces fuera del horario normal y con presión por devolver la máquina a producción.

La Resolución 2400 de 1979, en su artículo 278, pide que las máquinas tengan dispositivos para que los operadores o mecánicos de mantenimiento puedan evitar que se pongan en marcha durante ajustes o reparaciones. De ahí sale el bloqueo y etiquetado. Y una actividad del cronograma puede ser, además, trabajo en alturas o entrada a espacios confinados, con sus propios permisos y controles.

Si el mantenimiento lo hace un tercero, el artículo 2.2.4.6.28 del Decreto 1072 obliga al empleador a incluir la seguridad y salud en la selección de proveedores y contratistas y a verificar su afiliación a riesgos laborales antes de empezar. Eso se maneja en la gestión de contratistas.

Errores frecuentes

• Solo las máquinas. Los equipos de emergencia, las instalaciones y las herramientas no aparecen.
• Copiado del año pasado. Equipos que ya no existen y equipos nuevos sin una sola fecha.
• Sin manuales. Frecuencias escritas de memoria, iguales para equipos muy distintos.
• Inspección por un lado y mantenimiento por otro. Hallazgos que nunca se convierten en actividad.
• Responsable genérico. Dice «mantenimiento», pero nadie con nombre responde.
• Ejecutado sin soporte. Una marca en la casilla, sin reporte, orden de trabajo ni factura.
• Lo no cumplido desaparece. Actividades que no se hicieron y que nadie reprograma.
• Contratistas por fuera. Lo que hace un tercero no queda en la tabla ni en la evidencia.

Qué arriesga la empresa

El riesgo más serio no es el hallazgo de una auditoría. Es un accidente con un equipo que no tenía mantenimiento, porque ahí la investigación del accidente de trabajo va a preguntar por esa falla y por lo que la empresa hizo para evitarla. Un cronograma vacío o inventado después es lo peor que se puede poner sobre esa mesa.

En lo sancionatorio, el artículo 13 de la Ley 1562 de 2012 prevé multas de hasta 500 salarios mínimos por incumplir las normas de seguridad y salud en el trabajo, que el Decreto 1072 gradúa según el tamaño de la empresa. Y están los costos que nadie anota: la parada no planeada, el repuesto urgente, el pedido que no salió.

Qué exigirle a quien hace el mantenimiento

Sea su propio personal o un proveedor, conviene pedir lo mismo cada vez:

• Un reporte por intervención, con fecha, equipo, lo que se hizo, los repuestos y la firma de quien lo hizo.
• Que el trabajo siga el manual del fabricante, no solo la experiencia del técnico.
• La afiliación a riesgos laborales al día y la formación que la tarea exija, por ejemplo la de alturas.
• El estado en que queda el equipo, y lo que hay que corregir después si algo quedó pendiente.
• La devolución del equipo a quien lo opera, con sus protecciones puestas.